الدليل الإرشادي لكتابة الطلبات

دليل البدء السريع حول كتابة طلبات فعّالة

كيفية كتابة طلبات فعّالة
الدعم الإداري
- مثال على كتابة الطلبات المتلاحقة
- أمثلة على حالات الاستخدام
  - المشرفون والشركاء التنفيذيون
إدارة التواصل
- مثال على كتابة الطلبات المتلاحقة
- أمثلة على حالات الاستخدام
  - المحللون ومسؤولو العلاقات العامة
  - مدير التواصل
خدمة العملاء
- مثال على كتابة الطلبات المتلاحقة
- أمثلة على حالات الاستخدام
  - مدير أو ممثل خدمة العملاء
  - اختصاصي دعم العملاء
المدراء التنفيذيون
- مثال على كتابة الطلبات المتلاحقة
- أمثلة على حالات الاستخدام
إدارة العاملين في الصفوف الأمامية
- مثال على كتابة الطلبات المتلاحقة
- أمثلة على حالات الاستخدام
  - موظف البيع بالتجزئة
  - عامل في المستودع
الموارد البشرية
- مثال على كتابة الطلبات المتلاحقة
- أمثلة على حالات الاستخدام
  - مسؤول التوظيف
  - مدير الموارد البشرية
التسويق
- مثال على كتابة الطلبات المتلاحقة
- أمثلة على حالات الاستخدام
إدارة المشاريع
- مثال على كتابة الطلبات المتلاحقة
- أمثلة على حالات الاستخدام
  - مدير المشروع
  - المدير الفني للمشاريع
المبيعات
- مثال على كتابة الطلبات المتلاحقة
- أمثلة على حالات الاستخدام
الشركات الصغيرة
- مثال على كتابة الطلبات المتلاحقة
- أمثلة على حالات الاستخدام
  - المالك
الشركات الناشئة
- مثال على تكرار الطلب
- أمثلة على حالات الاستخدام

خدمة العملاء

يتمحوّر دورك في خدمة العملاء حول تقديم تجارب فعّالة بسهولة، وإيجابية طوال الوقت، وذلك بمساعدة فريق نشط ومتعاون.

يوفّر لك هذا القسم طرقًا بسيطة لدمج توجيه الطلبات إلى Gemini ضمن مهامك اليومية.

البدء

أولاً، راجِع النصائح العامة حول كتابة الطلبات في قسم "كيفية كتابة طلبات فعّالة".

نقدّم كل طلب أدناه مع سيناريو مصاحب يشرح بوضوح كيفية التعاون مع "Gemini في Google Workspace". يوضّح المثال على كتابة الطلبات كيفية كتابة طلبات المتابعة لتحسين الرد الأوّلي الذي تم إنشاؤه.

مثال على كتابة الطلبات المتلاحقة

حالة الاستخدام:

صياغة رسائل للتواصل مع العملاء

بصفتك ممثل خدمة العملاء، أنت مسؤول عن الرّد مباشرةً على استفساراتهم. وتلقّيت رسالة إلكترونية من عميل استلم سلعة تالفة. تفتح مستندًا جديدًا على Google وتنقر على ميزة ساعدني في الكتابة لكتابة طلب في "Gemini في مستندات Google". تُدخِل الطلب التالي:

تسمية توضيحية
الدور الوظيفي
المهمة
السياق
التنسيق

Help me craft an empathetic email response.

I am a customer service representative,

and I need to create a response to a customer complaint.

The customer ordered a pair of headphones that arrived damaged. They’ve already contacted us via email and provided pictures of the damage. I’ve offered a replacement, but they’re requesting an expedited shipping option that isn’t typically included with their order.

Include a paragraph that acknowledges their frustration and three bullet points with potential resolutions.

Help me craft an empathetic email response.

I am a customer service representative,

and I need to create a response to a customer complaint.

Include a paragraph that acknowledges their frustration and three bullet points with potential resolutions.

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في "مستندات Google"

تعجبك الرسالة الإلكترونية التي أنشأها "Gemini في مستندات Google"، فتنقر على إدراج. وفي الوقت نفسه تريد معرفة طرق جديدة لحل المشكلة بدون اقتراح شحن مستعجل للسلعة. فتُدخِل طلبًا من خلال النقر على ميزة ساعدني في الكتابة. ويكون الطلب كالتالي:

تسمية توضيحية
المهمة
السياق

Suggest 10 alternative options

in place of expedited shipping to resolve the customer’s frustration about receiving the damaged package.

Suggest 10 alternative options

in place of expedited shipping to resolve the customer’s frustration about receiving the damaged package.

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في "مستندات Google"

تجد أنّ هذه الاقتراحات العشرة مفيدة. بالتالي، تنقر على إدراج لإضافة النص إلى مسودتك.

أمثلة على حالات الاستخدام

مدير أو ممثل خدمة العملاء

حالة الاستخدام:

الرد على استفسارات العملاء المعقدة باستخدام مستندات الأسئلة الشائعة

تواصَل معك أحد العملاء لطرح سؤال معقد يتضمّن أجزاء متعدّدة. لتقديم رد دقيق على هذا السؤال، عليك البحث عن المعلومات في مستندات متعددة واستخدامها في الرد. تستخدم Gemini من اللوحة الجانبية في Drive وتُدخِل الطلب التالي:

Summarize information about [product name] including the product’s specific [return policy], [ingredients], and [certifications].

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في Drive

يعرض Gemini ملخّصًا وروابط مؤدية إلى الملفات ذات الصلة، ويمكنك النقر مباشرةً عليها من اللوحة الجانبية. وتقرأ المعلومات قبل العودة إلى بريدك الإلكتروني لإنشاء رد على سؤال العميل. تفتح الرسالة وتُدخِل طلبًا في Gemini من اللوحة الجانبية في Gmail، ثم تشير إلى الملفات ذات الصلة من خلال كتابة @ متبوعةً باسم الملف. وتُدخِل الطلب التالي:

Generate a response to the customer question about our [return policy] and [product certifications] based on @[Customer FAQ Document]. Use a helpful and professional tone.

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في Gmail

حالة الاستخدام:

توحيد أُطُر عمليات التواصل

أنت مدير فريق خدمة العملاء. تريد إنشاء موارد قابلة للتوسُّع لتوحيد عملية التواصل بين أعضاء الفريق. فتفتح مستندًا جديدًا على Google وتبحث عن أفكار جديدة من خلال استخدام Gemini من اللوحة الجانبية في "مستندات Google". وتُدخل الطلب التالي:

Draft templates for three different types of customer communication. Create templates for apology emails, order confirmation messages, and thank you notes for loyal customers. Keep each template to one paragraph and use a friendly tone.

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في "مستندات Google"

توفّر النماذج المقترحة نقطة بداية لك لتبدأ التعديل وتخصيص المعلومات المناسبة لعلامة شركتك التجارية وسياساتها. الآن، تريد تحديد أفضل ممارسات التواصل بين أفراد فريقك لاستخدامها في عملية إعداد الموظفين الجدُد. فتفتح مستندًا جديدًا وتُدخِل طلبًا في "Gemini في مستندات Google". ويكون الطلب كالتالي:

Craft a list of customer communication best practices that can be used to train new team members. Outline three sections, including how to handle happy customer inquiries, neutral customer inquiries, and dissatisfied customer inquiries.

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في "مستندات Google"

أنت تريد أيضًا تزويد الفريق بطريقة تواصل موحَّدة يمكنهم استخدامها عند التفاعل مع العملاء عبر المكالمات الهاتفية. تستخدم تطبيق Gemini وتُدخِل الطلب التالي:

I am a [customer service manager]. I am trying to create standardized language that the team can use when interacting with customers on phone calls. Generate templates for common call openings, greetings, and closures for a customer service representative at a retail store. These templates should allow for personalization with customer details. The goal is to ensure consistency and professionalism while allowing for differentiation with specific customer information.

تم النسخ إلى الحافظة.

تطبيق Gemini

حالة الاستخدام:

تحسين خدمة العملاء

بدأت تلاحظ زيادة في شكاوى العملاء. فتقرر التعاون مع الأقسام لمعالجة المشاكل المتكرّرة. تستخدم "Gemini في Gmail" لتُدخل الطلب التالي:

Draft an email to my colleagues proposing a meeting to discuss customer experience improvement initiatives. Request that marketing, sales, and product stakeholders meet in the next week to get a clear sense of roles and responsibilities.

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في Gmail

بعد ذلك، تعدّل الرسالة الإلكترونية وترسلها إلى زملائك. تريد الآن إنشاء جدول بيانات يمكنك استخدامه لتتبُّع مستوى التقدم الذي تم إنجازه في هذه المبادرة المشتركة بين الأقسام. تفتح ملفًا في "جداول بيانات Google" وتستخدم Gemini في اللوحة الجانبية لتُدخل الطلب التالي:

Create a table to track the progress and impact of different customer experience improvement tactics using relevant metrics, including support ticket volume and priority level (high, medium, low).

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في "جداول بيانات Google"

اختصاصي دعم العملاء

حالة الاستخدام:

تحليل ملاحظات العملاء

لديك جدول بيانات لتتبُّع ملاحظات العملاء، وترغب في تحليله ومعرفة الأسباب المحتملة للاتجاهات الملحوظة. فتقرّر التحدث مع تطبيق Gemini. تحمِّل الملف وتُدخِل الطلب التالي:

I am a customer support specialist. Using the attached spreadsheet, identify trends and patterns in our [customer feedback] by [category] over [time period]. Identify areas where [customer outreach] has increased significantly and investigate potential reasons.

تم النسخ إلى الحافظة.

تطبيق Gemini

حالة الاستخدام:

إتاحة الخدمة الذاتية المخصَّصة للعملاء

أرسَل العملاء ملاحظات متكررة بأنّ إرشادات سياسات الإرجاع التي تقدّمها غير واضحة. تفتح مستندًا يتضمن سياسات الإرجاع وردّ الأموال والرصيد الذي يقدّمه المتجر. وتُدخِل طلبًا في "Gemini في مستندات Google" من خلال النقر على ميزة ساعدني في الكتابة. يكون الطلب كالتالي:

Summarize this content to write a clear and concise product return policy and outline 5 steps for customers to take in sequential order.

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في "مستندات Google"

تجد أنّ الخطوات سهلة جدًا. لذلك، تكرّر العملية نفسها لسياسة رد الأموال وسياسة الرصيد الذي يقدّمه المتجر. الآن، تريد استخدام المحتوى المبسَّط الجديد لإنشاء منشور مدوّنة للعملاء. باستخدام مستند Google يتضمّن الإرشادات المكتوبة الجديدة، تُدخِل طلبًا في "Gemini في مستندات Google". يكون الطلب كالتالي:

Take this content and turn it into a short blog with the title “Resolve Common Issues Without Agent Assistance.” Have separate sections for our return policy, our refund policy, and our store credit policy.

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في "مستندات Google"

تريد الآن إنشاء نموذج لرسالة إلكترونية يمكن للفريق استخدامه عند تلقّي أسئلة من العملاء حول هذه المواضيع الثلاثة. تفتح مستندًا جديدًا على Google وتُدخِل طلبًا في "Gemini في مستندات Google" من خلال النقر على ميزة ساعدني في الكتابة. يكون الطلب كالتالي:

Draft an email template to a customer that highlights self-service resources referencing [blog link] for [support issues]. Thank the customer for their business and assure them of our commitment to meeting their needs.

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في "مستندات Google"

حالة الاستخدام:

إجراء أبحاث بشأن آراء العملاء

تريد إرسال رسالة إلكترونية إلى عميل غير راضٍ عن المنتج لمحاولة حل مشكلته. تفتح رسالة إلكترونية تتضمّن شكوى من عميل. وتُدخِل طلبًا في "Gemini في Gmail" من خلال النقر على ميزة ساعدني في الكتابة. ويكون الطلب كالتالي:

Request a follow-up conversation on [date] at [time] with this customer who provided negative feedback to understand their concern and offer resolutions. Include example solutions.

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في Gmail

تجد أنّ مسودة الرد تشكّل بداية جيدة، ولكنك تحتاج إلى تحسين الصياغة. تُكرّر الطلب في "Gemini في Gmail" من خلال النقر على تحسين وتطبيق أسلوب مفصّل. بعد ذلك، تريد إنشاء استطلاع قصير يمكنك إرساله بعد كل مكالمة متابعة تجريها مع العملاء. فتفتح مستندًا جديدًا على Google وتُدخِل طلبًا في "Gemini في مستندات Google". يكون الطلب كالتالي:

Create five different questions to customers who have just spoken to an agent on the phone. Questions should gauge how effective the call was, if the customer’s concern was addressed, and if they would recommend our business to others.

تم النسخ إلى الحافظة.

‫Gemini في "مستندات Google"

إدارة التواصل

المدراء التنفيذيون

‫Gemini at Work

استكشِف الموارد المنظّمة، بدءًا من إرشادات الطلبات ووصولاً إلى قصص العملاء والمزيد، للتعرّف على كيفية الاستفادة إلى أقصى حدّ من "Gemini في Google Workspace".

مزيد من المعلومات