Introducción a la creación de instrucciones

Un manual de inicio rápido para crear instrucciones eficaces

Cómo escribir instrucciones eficaces
Asistencia administrativa
- Ejemplo de iteración de instrucciones
- Ejemplos de casos de uso
  - Administradores ejecutivos y socios comerciales ejecutivos
Comunicaciones
- Ejemplo de iteración de instrucciones
- Ejemplos de casos de uso
  - Analistas y personal de relaciones públicas
  - Gerente de comunicaciones
Atención al cliente
- Ejemplo de iteración de instrucciones
- Ejemplos de casos de uso
  - Gerente o representante del servicio de atención al cliente
  - Especialista en asistencia al cliente
Ejecutivos
- Ejemplo de iteración de instrucciones
- Ejemplos de casos de uso
Administración de la primera línea
- Ejemplo de iteración de instrucciones
- Ejemplos de casos de uso
  - Asociado de venta minorista
  - Trabajador de almacén
Recursos humanos
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Marketing
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- Ejemplos de casos de uso
Administración de proyectos
- Ejemplo de iteración de instrucciones
- Ejemplos de casos de uso
  - Administrador de proyectos
  - Administrador técnico de proyectos
Ventas
- Ejemplo de iteración de instrucciones
- Ejemplos de casos de uso
Pequeñas empresas
- Ejemplo de iteración de instrucciones
- Ejemplos de casos de uso
  - Propietario
Startups
- Ejemplo de iteración de instrucciones
- Ejemplos de casos de uso

Administración de proyectos

Como la persona que lleva a cabo proyectos complejos y en constante cambio, tu misión es organizar cronogramas, coordinar equipos y garantizar que tus programas tengan el impacto deseado.

En esta sección, se te proporcionan maneras sencillas de integrar instrucciones en tus tareas cotidianas.

Primeros pasos

Primero, revisa las sugerencias generales para escribir instrucciones en la sección “Cómo escribir instrucciones eficaces”.

Cada una de las instrucciones incluidas a continuación se presenta con una situación para que veas cómo puedes usar Gemini para Google Workspace. En el ejemplo de iteración de instrucciones, se muestra cómo escribir instrucciones adicionales para complementar la respuesta inicial que se generó.

Ejemplo de iteración de instrucciones

Caso de uso:

Genera pruebas de aceptación del usuario

Tu equipo completó el formulario de registro para un sitio web nuevo y ahora necesitas generar pruebas de aceptación del usuario (UAT). Primero, ve a la app de Gemini y escribe lo siguiente:

Leyenda
Tarea
Contexto

Create a table with 10 user acceptance tests (UAT)

for the website registration form.

Create a table with 10 user acceptance tests (UAT)

for the website registration form.

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App de Gemini

Un gerente de proyectos le da una instrucción a Gemini para que realice 10 pruebas de aceptación del usuario. Gemini muestra una tabla con las pruebas.

Crees que los resultados ofrecen un punto de partida útil. Por eso, copias los resultados en una hoja de cálculo de Google antes de escribir el borrador de un correo electrónico para tu colega que está a cargo de las UAT. Quieres explicarle lo que debe hacer, así que sigues tu conversación con la app de Gemini. Escribes lo siguiente:

Leyenda
Tarea
Contexto

Draft an email

to [my colleague] who is running this UAT and explain what they need to do next.

Draft an email

to [my colleague] who is running this UAT and explain what they need to do next.

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App de Gemini

El gerente de proyectos le da una instrucción a Gemini para que escriba un correo electrónico que explique los próximos pasos que se deben seguir con las pruebas de aceptación del usuario. Gemini escribe un borrador de correo electrónico.

El borrador de correo electrónico ofrece un punto de partida útil, así que exportas los resultados a Gmail y haces modificaciones directamente antes de enviarle el mensaje a tu colega.

Ejemplos de casos de uso

Administrador de proyectos

Caso de uso:

Informa sobre el estado de un proyecto

Acabas de tener una extensa llamada con todas las partes interesadas de tu proyecto. Ahora quieres resumir lo que conversaron y hacer un seguimiento con elementos de acción asignados. En el documento de Google con la transcripción de la reunión, le das una instrucción a Gemini en Documentos. Escribes lo siguiente:

Summarize this call transcript in a short paragraph. In bullet points, highlight the action items, decisions made, and owners for each item based off of [call transcript].

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Gemini en Documentos

Necesitas poner al día a tu gerente según la actividad de la última llamada. Quieres crear plantillas para la manera en que se envían las actualizaciones de estado de tus proyectos. Abres un nuevo documento de Google y le das una instrucción a Gemini en Documentos seleccionando Ayúdame a escribir. Escribes lo siguiente:

Draft a project status update email template to send to my manager. Include sections for a summary of key accomplishments this week, any challenges faced, and the top three priorities for next week.

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Gemini en Documentos

El equipo alcanzó objetivos importantes con una semana entera de anticipación. Fue un proyecto desafiante, por lo que quieres reunirlos a todos para celebrar juntos. Abres Gmail y le das una instrucción a Gemini en Gmail seleccionando Ayúdame a escribir. Escribes lo siguiente:

Write an invitation for a team lunch to celebrate the progress made on a project and include [date, time, and location]. Thank them for all of their hard work and acknowledge that this has been a challenging project.

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Gemini en Gmail

Caso de uso:

Crea una retrospectiva de proyecto

Acabas de terminar el proyecto, y tu equipo de líderes sénior necesita una retrospectiva del proyecto. Para iniciar el proceso de recopilación de comentarios, abres un documento de Google y le das una instrucción a Gemini en Documentos seleccionando Ayúdame a escribir. Escribes lo siguiente:

I need to write a report detailing the successes, failures, and lessons learned from [project]. Draft a list of 20 questions to guide a cross-team process investigation. Include questions to uncover what worked, what didn’t, specific process breakdowns, technical issues, communication gaps, or any other potential contributing factors to the problem or success of the project.

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Gemini en Documentos

Las preguntas proporcionan un excelente punto de partida. Las editas antes de compartirlas con el equipo para conocer sus opiniones. Después de reunir los comentarios de todos, necesitas ayuda para estructurar el informe. Le das una instrucción a Gemini en Documentos seleccionando Ayúdame a escribir. Escribes lo siguiente:

Summarize this document in two paragraphs. Include high-level information about the project’s goals, the main contributors, the outcomes of the project, and any key successes or failures.

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Gemini en Documentos

Caso de uso:

Desarrolla una herramienta de seguimiento de errores y comunicaciones relacionadas

Debes crear una herramienta de seguimiento de errores para mantener un registro de los riesgos y resolverlos de manera oportuna. Quieres crear una plantilla rápidamente, así que abres una nueva hoja de cálculo de Google y le das una instrucción a Gemini en el panel lateral de Hojas de cálculo. Escribes lo siguiente:

Create a spreadsheet to track project issues, including descriptions, status, assigned owner, and action items for resolution.

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Gemini en Hojas de cálculo

Antes de que se inicie el proyecto, quieres tener plantillas estandarizadas de comunicaciones a tu disposición. Por ejemplo, quieres un correo electrónico que se pueda usar en caso de que surja un problema. Abres un nuevo documento de Google y le das una instrucción a Gemini en Documentos seleccionando Ayúdame a escribir. Escribes lo siguiente:

Draft an email template to announce when an issue arises and include causes, solutions, and timelines to resolve it.

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Gemini en Documentos

Te gusta la plantilla que crea Gemini en Documentos y quieres crear una más para correos electrónicos que sea un poco diferente. En el mismo documento de Google, le das una instrucción a Gemini en Documentos seleccionando Ayúdame a escribir. Escribes lo siguiente:

Draft an email template to a stakeholder to escalate a critical project issue, outlining the impact and proposed solution.

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Gemini en Documentos

Administrador técnico de proyectos

Caso de uso:

Crea una planificación inversa

Eres un administrador técnico de proyectos del lanzamiento de un software. Ya tienes documentado el alcance del proyecto. Ahora quieres empezar a desarrollar una herramienta para hacer un seguimiento del flujo de trabajo y una planificación inversa. Vas a la app de Gemini y escribes lo siguiente:

I am a [technical project manager] at [company] overseeing [project and brief project description]. The project has the following scope: [scope]. Our project goals are: [project goals]. Our project deliverables are: [project deliverables]. Our budget is [budget], and our delivery date is [delivery date]. Help me create a workback schedule to keep the team on track. Include dates for key milestones and demos.

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