Google Workspace

Condiciones del Servicio Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes

  • Última modificación: 3 de junio de 2024

  • Excepto si usted tiene una cuenta de Google Workspace administrada o algún otro acuerdo (p. ej., un acuerdo de Google Workspace Individual) para usar la función de firma electrónica en Documentos de Google/Google Drive (“Firma Electrónica”), estas Condiciones del Servicio Adicionales de la Firma Electrónica (“Condiciones Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes”) se aplican a la Firma Electrónica.

  • Para usar la Firma Electrónica a fin de firmar electrónicamente documentos que reciba a través de esta plataforma, debe aceptar (1) las Condiciones del Servicio de Google (“Condiciones de Google”) que se aplican a los servicios Documentos de Google / Google Drive (y todas sus funciones) y (2) estas Condiciones Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes. Los términos con mayúscula inicial que se usan en estas Condiciones Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes, pero que no se definen en este documento, tienen los significados establecidos en las Condiciones de Google.

  • Si estas Condiciones Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes entran en conflicto con las Condiciones de Google, excepto si usted se encuentra en Francia, estas Condiciones Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes prevalecerán para el uso de la Firma Electrónica.

  • Si tiene una cuenta de Google Workspace administrada, el Acuerdo de Google Workspace de su organización, y no estas Condiciones Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes, regirá el uso de la Firma Electrónica.

  • Si tiene otro acuerdo con Google en relación con la Firma Electrónica (p. ej., un acuerdo de Google Workspace Individual), ese acuerdo, y no estas Condiciones Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes, regirá el uso de la Firma Electrónica.

  • Lea estos documentos detenidamente. En conjunto, estos documentos se conocen como las “Condiciones”. En ellas, se establece lo que usted puede esperar de nosotros cuando usa la Firma Electrónica para firmar documentos de forma electrónica y lo que nosotros esperamos de usted.

  • Firma o suscripción de documentos

  • La Firma Electrónica permite firmar (o “suscribir”) contratos y otros documentos a efectos legales. Si bien en estas Condiciones Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes se usan los conceptos de firma y suscripción de manera indistinta, la suscripción de documentos puede implicar formalidades adicionales en algunas jurisdicciones. Debe consultar a un abogado si no tiene certeza de si su documento requiere una firma o una suscripción más formal, o si tiene preguntas sobre los requisitos para suscribir documentos en su jurisdicción.

  • Google no se considera parte de los documentos suscritos mediante Firma Electrónica

  • Un documento suscrito mediante Firma Electrónica solo puede vincular a las partes que lo suscribieron o que se considera que lo suscribieron, no a Google. Con el uso de la Firma Electrónica, usted da su consentimiento para que se realicen transacciones de forma electrónica con todas esas partes incluidas en el documento correspondiente (sus “contrapartes”).

  • Usted controla con quiénes realiza negocios mediante la Firma Electrónica

  • Antes de suscribir cualquier documento a través de la Firma Electrónica, asegúrese de confirmar la identidad del remitente.

  • Además, tenga en cuenta lo siguiente:

    • • Cualquier persona que tenga acceso (con o sin permiso) a una cuenta de correo electrónico podrá usar esa cuenta para enviar y suscribir documentos a través de la Firma Electrónica.

    • • Si usted es titular de una Cuenta de Google y actualiza su dirección de correo electrónico, podrá suscribir documentos enviados a su dirección de correo electrónico anterior (en el supuesto de que las direcciones nueva y antigua estén vinculadas a la misma cuenta subyacente).

    • • Si actúa (o se considera que actúa) en nombre de una entidad legal cuando executa un documento, este podría ser vinculante para esa entidad.

  • Por ello, si es empleado, contratista o director, o tiene alguna asociación con una entidad legal, y usa la Firma Electrónica para suscribir un documento, asegúrese de que tenga autorización para suscribirlo en nombre de esa entidad o claramente hacerlo en su propio nombre o capacidad.

  • Usted controla el contenido de sus documentos

  • Asegúrese de que cualquier documento que suscriba a través de la Firma Electrónica sea el acuerdo íntegro y definitivo que pretende celebrar con la contraparte (o contrapartes).

    • Antes de suscribir un documento a través de la Firma Electrónica, las partes involucradas deben revisar y aceptar el documento, y asegurarse de haber completado o resuelto cualquier modificación o comentario sugerido en él, además de haber incluido cualquier plazo, anexo u otro documento adjunto.

  • Usted controla qué documentos se suscriben

  • Asegúrese de que su documento se pueda firmar o suscribir de manera válida a través de la firma electrónica (en lugar de con la firma húmeda tradicional). Debe verificar con un abogado si las firmas electrónicas pueden usarse en su jurisdicción y si usted o sus contrapartes deben cumplir con algún otro requisito cuando firmen electrónicamente.

    • No todos los documentos son aptos para firmarse de forma electrónica en todas las jurisdicciones. Por ejemplo, documentos como fideicomisos, testamentos, codicilos, poderes notariales y escrituras requieren firmas húmedas en muchas jurisdicciones. Debe consultar con un abogado para garantizar que cualquier documento que planee suscribir a través de la Firma Electrónica será válido o aplicable en su jurisdicción.

  • Copias y almacenamiento de los documentos suscritos

  • Asegúrese de conservar copias de los documentos suscritos a través de la Firma Electrónica para sus propios registros y confirme que sus contrapartes hayan recibido y conservado copias para sus registros.

  • Cuando se suscribe un documento a través de la Firma Electrónica, Google intentará enviar por correo electrónico una copia del documento suscrito a cada parte y agregar una copia a sus cuentas de Drive. Debe conservar cualquier correo electrónico que reciba de parte de Google que contenga un documento suscrito. Sin embargo, Google no puede garantizar la recepción de todas esas copias. Por ejemplo, su configuración de correo electrónico (o la de su contraparte) puede bloquear el mensaje con la copia, o es posible que una contraparte no tenga una cuenta de Drive.

    • Es importante conservar registros de contratos suscritos, pero es posible que algunas partes no reciban copias de los documentos suscritos (p. ej., debido a errores técnicos, límites de almacenamiento en Drive o filtros de spam). Por ello, después de que suscriba un documento a través de la Firma Electrónica, asegúrese de verificar que cada una de sus contrapartes conserve una copia individual del documento suscrito y, si usted no recibió su copia, asegúrese de solicitarla a una contraparte.

  • Dada la importancia de los documentos suscritos a través de la Firma Electrónica, también debe almacenar copias de respaldo de forma independiente de los servicios de Google (p. ej., de manera que conserve esas copias incluso si no puede acceder a su Cuenta de Google o la borra, o la cancela).

  • Jurisdicción

  • Si actúa en nombre de una organización o empresa y recibe una solicitud de Firma Electrónica de una persona externa a su jurisdicción legal, consulte con un abogado sobre los mayores riesgos de aplicabilidad que esto conlleva.

  • En caso contrario, solo podrá usar la Firma Electrónica para realizar transacciones con contrapartes que se encuentren en la misma jurisdicción legal que usted.

  • Información de firma y acceso a documentos

  • Las copias de documentos suscritos a través de la Firma Electrónica contienen firmas basadas en certificados que ayudan a identificar a las partes. Esas copias, incluidos sus registros de auditoría, pueden contener también las direcciones de correo electrónico de las partes, así como cualquier otra información sobre sus Cuentas de Google (p. ej., identificadores seudonimizados vinculados a sus cuentas), sus dispositivos (p. ej., direcciones IP) y otros detalles (p. ej., horas y fechas de firmas, etc.). Cualquier persona que tenga acceso al documento suscrito tendrá acceso a toda esta información.

  • Usuarios de Brasil

  • El uso de documentos suscritos a través de la Firma Electrónica puede implicar mayores riesgos relacionados con su aplicabilidad en su jurisdicción. Debe consultar con un abogado sobre estos riesgos antes de usar la Firma Electrónica.

  • Renuncia de responsabilidad

  • Cualquier información proporcionada en estas Condiciones Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes en relación con la validez o aplicabilidad de los contratos o de otros documentos firmados electrónicamente tiene fines de información general exclusivamente y no pretende brindar asesoramiento legal. Google no garantiza ni puede garantizar que el uso de la Firma Electrónica genere un contrato o algún otro documento válido o aplicable en esta jurisdicción. Debe consultar con un abogado de su jurisdicción si tiene preguntas sobre el uso de firmas o contratos electrónicos.

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  • 30 de abril del 2024