Tilleggsvilkår for bruk av e-signatur for underskrivere

• Sist endret: 3. juni 2024

• Med mindre du har en administrert Google Workspace-konto eller en annen avtale (f.eks. en avtale for Google Workspace Individual) om bruk av funksjonen for elektroniske signaturer i Google Dokumenter / Google Disk («e-signatur»), gjelder disse tilleggsvilkårene for bruk av e-signatur for underskrivere («tilleggsvilkår for e-signatur for underskrivere») for e-signatur.

• For å bruke e-signatur til å signere dokumenter elektronisk må du godta (1) Googles vilkår for bruk («Googles vilkår») som gjelder for Google Dokumenter- / Google Disk-tjenester (og alle tilknyttede funksjoner), og (2) disse tilleggsvilkårene for e-signatur for underskrivere. Begreper som brukes, men som ikke defineres, i disse tilleggsvilkårene for e-signatur for underskrivere, har betydningen begrepene er gitt i Googles vilkår.

• Ved uoverensstemmelse mellom disse tilleggsvilkårene for e-signatur for underskrivere og Googles vilkår er det disse tilleggsvilkårene for e-signatur for underskrivere som skal gjelde for bruken av e-signatur, med mindre du holder til i Frankrike.

• Hvis du har en administrert Google Workspace-konto, skal Google Workspace-avtalen til organisasjonen din, og ikke disse tilleggsvilkårene for e-signatur for underskrivere, styre bruken din av e-signatur.

• Hvis du har en annen avtale med Google for e-signatur (f.eks. en avtale for Google Workspace Individual), skal den avtalen, og ikke disse tilleggsvilkårene for e-signatur for underskrivere, styre bruken din av e-signatur.

• Les disse dokumentene nøye. Samlet omtales disse dokumentene som «vilkårene». De klargjør hva du kan forvente av oss når du bruker e-signatur til å signere dokumenter elektronisk, og hva vi forventer av deg.

• Signering eller legalisering av dokumenter

• Med e-signatur kan kontrakter og andre dokumenter signeres for juridiske formål, eller «legaliseres». Selv om konsepter som «signatur» og «legalisering» brukes om hverandre i disse tilleggsvilkårene for e-signatur for underskrivere, kan legalisering av dokumenter kreve tilleggsformaliteter i noen virkekretser. Rådfør deg med en jurist hvis du ikke vet om dokumentet ditt krever signatur eller en mer formell legalisering, eller hvis du har spørsmål om kravene til legalisering i virkekretsen din.

• Google utgjør ingen part i dokumenter som legaliseres via e-signatur

• Et dokument som legaliseres via e-signatur, kan kun binde partene som har eller anses for å ha legalisert dokumentet — ikke Google. Ved å bruke e-signatur samtykker du i å utføre elektroniske transaksjoner overfor alle slike parter i det relevante dokumentet («motpartene» dine).

• Du styrer hvem du gjør forretninger med, via e-signatur

• Før du legaliserer et dokument med e-signatur, bør du sjekke avsenderens identitet.

• Husk også dette:

  • • Alle som har tilgang (med eller uten tillatelse) til en e-postkonto, kan ha mulighet til å bruke den kontoen til å sende og legalisere dokumenter via e-signatur.

  • • Hvis du er Google-kontoeier og oppdaterer e-postadressen din, kan du legalisere dokumenter som er sendt til den gamle e-postadressen din (forutsatt at den nye og den gamle e-postadressen er tilknyttet den samme underliggende kontoen).

  • • Hvis du handler (eller anses for å handle) på vegne av en juridisk enhet når du legaliserer et dokument, kan den enheten bli bundet av dokumentet.

• Så hvis du er tilknyttet en juridisk enhet som ansatt, kontraktør, styreleder eller annet, og du bruker e-signatur til å legalisere et dokument, bør du forsikre deg om at du er autorisert til å legalisere dokumentet på vegne av den enheten. Eller det må fremgå tydelig at du legaliserer dokumentet i ditt eget navn / din egen personlige kapasitet.

• Du styrer innholdet i dokumentene dine

• Sørg for at alle dokumenter du legaliserer med e-signatur, er den endelige og fullstendige avtalen du har intensjon om å inngå med motparten (eller motpartene).

  • Før et dokument blir legalisert med e-signatur, bør de involverte partene gjennomgå og bli enige om dokumentet og sikre at de har fullført eller oppklart eventuelle foreslåtte endringer eller kommentarer i dokumentet og tatt med eventuelle tidsplaner, tillegg eller andre vedlegg.

• Du styrer hvilke dokumenter som skal legaliseres

• Forsikre deg om at dokumentet ditt kan signeres eller legaliseres gyldig med elektronisk signatur (til forskjell fra en tradisjonell signatur på papir). Du bør rådføre deg med en jurist for å finne ut om elektroniske signaturer kan brukes i virkekretsen din, og om du eller motpartene dine må oppfylle andre krav i forbindelse med elektronisk signering.

  • Hvilke dokumenter som kan signeres elektronisk, varierer avhengig av virkekrets. For eksempel krever mange virkekretser signatur på papir for dokumenter som vedtekter, testamenter, kodisiller, fullmakter og skjøter. Du bør rådføre deg med en jurist for å forsikre deg om at ethvert dokument du planlegger å legalisere med e-signatur, er gyldig og/eller rettskraftig i virkekretsen din.

• Kopier og lagring av legaliserte dokumenter

• Sørg for å lagre og oppbevare kopier av dokumenter som er legalisert med e-signatur, og sjekk at motpartene dine har mottatt og oppbevarer sine egne kopier.

• Når et dokument er legalisert med e-signatur, prøver Google å sende det legaliserte dokumentet via e-post til hver part og legge til en kopi i Disk-kontoene deres. Du bør ta vare på e-poster fra Google som inneholder legaliserte dokumenter. Google kan imidlertid ikke garantere mottak av alle slike kopier. For eksempel kan det hende at e-postinnstillingene dine (eller innstillingene til motparten) blokkerer e-posten som inneholder kopien, eller at motparten ikke har Disk-konto.

  • Det er viktig å ta vare på og arkivere legaliserte kontrakter, men det hender at noen av partene ikke mottar kopier av legaliserte dokumenter (f.eks. på grunn av tekniske feil, lagringsgrenser i Disk eller søppelpostfiltre). Derfor bør du, når du har legalisert et dokument via e-signatur, forsikre deg om at hver av motpartene dine oppbevarer en separat kopi av det legaliserte dokumentet, og hvis du ikke har mottatt din egen kopi av det, bør du be en motpart om å sende deg en kopi.

• Med tanke på viktigheten av dokumenter som legaliseres med e-signatur bør du også oppbevare sikkerhetskopier uavhengig av Google-tjenester (slik at du har de kopiene selv om du f.eks. skulle miste tilgangen til, slette eller si opp Google-kontoen din).

• Virkekrets

• Hvis du handler på vegne av en bedrift eller organisasjon og mottar en forespørsel om e-signatur fra noen utenfor virkekretsen din, bør du rådføre deg med en jurist om den økte risikoen knyttet til rettskraft.

• Ellers bør du kun bruke e-signatur til å utføre transaksjoner med motparter som tilhører den samme juridiske virkekretsen som deg.

• Signaturinformasjon og dokumenttilgang

• Kopier av dokumenter som legaliseres via e-signatur, inneholder sertifikatbaserte signaturer som kan brukes til å identifisere partene. Slike kopier, inkludert revisjonslogger, kan også inneholde e-postadressene til partene samt annen informasjon om Google-kontoene deres (f.eks. pseudonymiseringsidentifikatorer knyttet til kontoene), enhetene deres (f.eks. IP-adresser) og andre detaljer (f.eks. tidspunkter og datoer for signaturer osv.). Alle som har tilgang til det legaliserte dokumentet, får tilgang til all denne informasjonen.

• Brukere i Brasil

• Bruk av dokumenter som er legalisert med e-signatur, kan medføre større risiko knyttet til rettskraft i virkekretsen din. Du bør rådføre deg med en jurist om denne risikoen før du eventuelt bruker e-signatur.

• Ansvarsfraskrivelse

• All informasjon i disse tilleggsvilkårene for e-signatur for underskrivere om gyldigheten eller rettskraften av elektronisk signerte kontrakter eller andre dokumenter, oppgis kun som generell informasjon og skal ikke anses som juridisk rådgivning. Google garanterer ikke at bruk av e-signatur gjør kontrakter eller andre dokumenter gyldige eller rettskraftige i virkekretsen din. Du bør rådføre deg med en jurist i virkekretsen din hvis du har spørsmål om bruk av elektroniske signaturer eller elektroniske kontrakter.

• Tidligere versjoner

• 30. april 2024