Halten Sie alle Ihre Kontakte mithilfe von KI automatisch auf dem neuesten Stand.

Shared Contacts for Gmail™ ist die einfachste Möglichkeit, Google Kontakte direkt aus Gmail und anderen Apps und Geräten heraus für Ihr gesamtes Unternehmen freizugeben, zu verwalten und zu synchronisieren. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Team oder ein großes Unternehmen sind, dieses Tool stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter jederzeit und überall sofortigen Zugriff auf die neuesten Kontaktinformationen hat.


🧠 Unterstützt durch KI-Automatisierung:

Sobald dieses Gmail-Add-on installiert ist, läuft sein intelligenter KI-Kontakt-Updater im Hintergrund. Er liest Ihre E-Mails und findet Namen, Telefonnummern, Berufsbezeichnungen und mehr (E-Mail-Signatur) und erstellt oder aktualisiert dann automatisch Kontakte mit den neuen Informationen. Er schreibt sogar hilfreiche Notizen, wie z. B. eine Zusammenfassung Ihrer E-Mail-Konversation, und aktualisiert benutzerdefinierte Felder (wie Kunden-ID, Geburtsdatum, Lieblingsfarbe).

🌐 Eine Installation – vollständiger Zugriff: 

Durch die Installation des Gmail-Add-ons erhalten Sie außerdem Zugriff auf die gesamte Shared Contacts-Verwaltungsplattform. Das bedeutet, dass Ihnen von Anfang an die gesamte Verwaltung gemeinsamer Kontakte, erweiterte Berechtigungskontrollen, benutzerdefinierte Felder und Filter, Verzeichnissynchronisierung und Integrationen zur Verfügung stehen. 

Was können Sie mit Shared Contacts für Gmail™ tun?

✅ Kontakte mühelos teilen und synchronisieren
Teilen Sie beliebige Google-Kontaktlabels (Listen) mit Einzelpersonen oder Google-Gruppen.

• Synchronisieren Sie freigegebene Kontakte sofort mit Gmail, Google Kontakte, Mobilgeräten (iPhones, Android, Google-Handys), Kalender, Drive und mehr.

• Halten Sie die Kontaktliste Ihres Teams unternehmensweit konsistent und zentralisiert.

✅ Aktualisierungen mit KI automatisieren

• Erkennen Sie Kontaktinformationen aus E-Mails und erstellen und aktualisieren Sie Kontakte automatisch.

• Reduzieren Sie doppelte Kontakte, veraltete Datensätze und manuelle Bearbeitungen.

• Erstellen Sie neue Kontakte aus Audio-Notizen, E-Mail-Signaturen und Nachrichten.

✅ Berechtigungen und Sichtbarkeit kontrollieren

• Legen Sie Berechtigungsstufen fest: „Nur anzeigen, Bearbeiten, Teilen, Löschen“

• Verbergen Sie sensible Kontaktfelder vor unbefugten Benutzern.

• Stellen Sie sicher, dass die Datenfreigabe den internen Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien entspricht.

✅ Zentralisieren und verwalten Sie Ihr Google Workspace-Verzeichnis.

• Synchronisieren Sie Ihr Google Workspace-Verzeichnis und LDAP mit den Geräten der Benutzer (iPhones, Android, Google Phones).

• Lassen Sie Mitarbeiter ihre eigenen Verzeichnisprofile aktualisieren

• Erstellen und verwalten Sie ein einheitliches, stets aktuelles Firmenadressbuch

✅ Greifen Sie überall auf freigegebene Kontakte zu

• Ihre Benutzer können auf freigegebene Kontakte in Gmail, Google Kontakte, Android, iPhone, Outlook, WhatsApp, Zoom und CRM zugreifen.

• Keine Installation auf den Geräten der Benutzer erforderlich – die Synchronisierung erfolgt in Echtzeit

• Aktivieren Sie die Autovervollständigung in Gmail und anderen Google-Apps

✅ Kommentare, Notizen und Benachrichtigungen

• Fügen Sie interne Notizen oder Kommentare zu Kontakten direkt aus Gmail hinzu

• Erwähnen Sie Teamkollegen in Notizen mit @mentions – sie werden sofort benachrichtigt

• Mithilfe von Benachrichtigungen können Sie alle Änderungen an der Kontaktliste rückgängig machen

✅ Benutzerdefinierte Felder zur Personalisierung Ihrer Kontaktkarten

• Legen Sie benutzerdefinierte Felder wie „Kunden-ID“, „Planart“, „Onboarding-Datum“, „Geburtstag“ oder alles andere fest, was Ihr Team benötigt.

• Sie können benutzerdefinierte Kontaktfelder mithilfe von Freitexteingaben oder Dropdown-Menüs mit voreingestellten Optionen definieren.

• Wenn Ihre Kontakte dann von Ihren Benutzern oder der KI erstellt oder aktualisiert werden, können benutzerdefinierte Felder manuell ausgefüllt oder aus vordefinierten Dropdown-Menüs ausgewählt werden.

• Strukturieren Sie Kontakte basierend auf Ihrem Workflow oder Ihrer Branche – legen Sie benutzerdefinierte Felder wie „Kundentyp“, „Vertriebsregion“ oder „Projektname“ fest, um Ihre Kontakte so zu organisieren, wie es für Ihre Branche am besten passt – egal, ob Sie im Vertrieb, im Bildungswesen, im Gesundheitswesen oder in der Immobilienbranche tätig sind. Dadurch werden Ihre Kontaktlisten nützlicher und einfacher zu verwalten.

• Verbessern Sie die Suchbarkeit und Kategorisierung gemeinsamer Kontakte – Kategorien wie „Millennials“, „Käuferpriorität“, „Verlängerung fällig“ oder „Lieblingsfarbe – Blau“, damit Ihr Team schnell die richtigen Kontakte finden kann. Dies verbessert die Suchergebnisse und hilft allen, organisiert zu bleiben.

✅ Kontakte suchen, filtern und organisieren

• Verwenden Sie die erweiterte Suche, um Kontakte nach Unternehmen, Standort, Berufsbezeichnung oder Tags zu finden.

• Filtern Sie nach benutzerdefinierten Feldern, Rollen, Teams, Kunden oder Anbietern.

• Organisieren Sie Ihre Datenbank nach Ihren Wünschen mit flexiblen Optionen zum Beschriften und Gruppieren.


✅ Verlaufsprotokolle: 

• Verfolgen Sie jede Änderung an einem Kontakt, einschließlich wer was wann bearbeitet hat.

• Machen Sie Änderungen  an den Kontaktdaten aus Benachrichtigungen rückgängig.

• Verbessern Sie die Transparenz und Audit-Bereitschaft.

✅ Unbegrenzte Sicherung/Wiederherstellung

• Stellen Sie gelöschte Kontakte jederzeit wieder her – ohne zeitliche Begrenzung.

• Mit den Admin-Protokollen für freigegebene Kontakte können Sie alle Aktualisierungen verfolgen, die Ihre Benutzer an Kontakten vorgenommen haben.

• Verwenden Sie die Suche nach mehreren Kriterien, um Untersuchungen durchzuführen, Aktualisierungen rückgängig zu machen und gelöschte Kontakte mit einem Klick wiederherzustellen.

✅ Integration mit den Tools, die Sie bereits verwenden

• Funktioniert nativ mit Gmail und Google Kontakte

• Synchronisieren Sie Kontakte aus Ihrem Active Directory, CRM, ERP und mobilen Geräten – alles an einem Ort

• Verbindung mit CRMs

• Integration mit Helpdesks, IP-Telefonsystemen und über 3.000 Apps über Workflow-Automatisierungen  oder unsere öffentliche API

Warum Shared Contacts für Gmail™ wählen?

Shared Contacts für Gmail™ ist eine der am besten bewerteten Lösungen für die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Google-Kontakten in Ihrem Team oder Ihrer Organisation. Unabhängig davon, ob Sie Gmail oder Google Workspace (ehemals G Suite) verwenden, können Sie ganz einfach Kontaktlabels (auch als Kontaktgruppen bezeichnet) erstellen und mit internen und externen Nutzern, einschließlich kostenloser Gmail-Konten, teilen. Tausende von Teams vertrauen darauf als bessere Alternative zu Tools wie Shared Contacts Manager, ContactBook, CoContacts, Shared Groups, Voyzu und anderen.

Kontakte werden automatisch aus E-Mails, Anrufen, Formularen und Dateien erfasst. Mit nur wenigen Klicks können Sie flexible Berechtigungen wie „Nur anzeigen“, „Bearbeiten“, „Freigeben“ oder „Löschen“ zuweisen. Sie müssen Gmail nicht verlassen – Sie können Kontakte direkt aus Ihrem Posteingang oder Google Kontakte anzeigen, bearbeiten und freigeben. Kontakte werden überall synchronisiert, sodass keine doppelten Einträge oder Aktualisierungen mehr erforderlich sind. Jedes Mitglied Ihres Teams erhält sofort den richtigen Kontakt mit vollständigem Kontext und Notizen. Die App unterstützt auch Kontaktsicherungen, sodass verlorene Daten einfach wiederhergestellt werden können und Ihre Kontaktdatenbank auf allen Geräten sicher und auf dem neuesten Stand bleibt. 

Shared Contacts for Gmail™ wurde für eine einfache Kontaktverwaltung entwickelt und macht die gemeinsame Nutzung von Kontakten für Unternehmen jeder Größe mühelos. Installieren Sie es in wenigen Sekunden und beginnen Sie sofort mit der Zusammenarbeit. Probieren Sie es kostenlos aus und sehen Sie, wie es die Art und Weise verändert, wie Ihr Team Kontakte teilt und verwaltet, ohne komplexe Einstellungen oder hohe Kosten.

Teilen Sie smarter. Überlassen Sie die Routinearbeit der KI.


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🔍 F.A.Q

1. Wie funktioniert der Shared Contacts AI Auto-Updater in Gmail?

Er durchsucht Ihre eingehenden E-Mails nach Kontaktinformationen wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Berufsbezeichnungen. Wenn er neue oder aktualisierte Daten findet, aktualisiert er den Kontakt automatisch oder erstellt ihn direkt in Gmail – ohne dass Sie etwas kopieren und einfügen müssen.

2. Kann Gmail automatisch Kontakte aus E-Mail-Signaturen erstellen?

Ja. Die KI erkennt Signaturen in E-Mails und erstellt automatisch eine Kontaktkarte mit Details wie Name, Telefonnummer und Firma, die Sie sofort bearbeiten oder teilen können.

3. Was passiert, wenn ein Kontakt seine Telefonnummer oder Berufsbezeichnung ändert?

Der KI-Auto-Updater erkennt Änderungen in E-Mail-Signaturen oder -Headern und aktualisiert den Kontakt automatisch in Ihren Google-Kontakten, Gmail und synchronisierten Geräten.

4. Kann ich mit diesem Tool doppelte Kontakte in Google Kontakte vermeiden?

Ja. Die KI identifiziert doppelte Einträge und führt sie zusammen oder aktualisiert sie, sodass Sie eine saubere und genaue Google Kontakte-Datenbank pflegen können.

5. Kann ich Kontaktlabels mit meinem Team in Google Workspace teilen?

Auf jeden Fall. Sie können jedes Google Kontakte-Label mit Nutzern oder Google-Gruppen teilen und Berechtigungen wie „Nur anzeigen“, „Bearbeiten“ oder „Teilen“ verwalten.

6. Wie aktualisiere ich Google Kontakte, ohne Gmail zu verlassen?

Mit dem Gmail-Add-on können Sie Kontaktkarten direkt in Ihrer Gmail-Seitenleiste anzeigen, bearbeiten und teilen – ohne zwischen Tabs wechseln oder Google Kontakte öffnen zu müssen.

7. Funktioniert dieses Gmail-Add-on auch in mobilen Gmail-Apps?

Ja. Es funktioniert sowohl in Gmail für Desktop-PCs als auch in mobilen Gmail-Apps. Über das Add-on erstellte oder aktualisierte Kontakte werden auf allen Ihren Geräten synchronisiert, einschließlich iPhones und Android-Geräten.

8.  Kann ich Kontakte zwischen Google Workspace und meinem CRM synchronisieren?

Ja. Das Add-on unterstützt die Kontaktsynchronisierung aus externen CRM-Systemen über unsere API oder Automatisierungs-Workflows.

9. Wie kann ich Kontakte zwischen Abteilungen oder Google-Gruppen teilen?

Erstellen Sie ein gemeinsames Kontaktlabel und teilen Sie es mit bestimmten Nutzern oder ganzen Google-Gruppen. Alle erhalten in Echtzeit synchronisierten Zugriff.

10. Wie kann ich Gmail zur Verwaltung von Kunden- oder Lieferanten-Kontaktlisten verwenden?

Verwenden Sie das Add-on, um Kontakte zu kennzeichnen (z. B. „Kunden“ oder „Lieferanten“) und den gemeinsamen Zugriff, Notizen und Aktualisierungen zu verwalten, ohne Gmail zu verlassen.

11. Verwendet dieses Gmail-Add-on KI zur Verwaltung von Kontakten?

Ja. Die KI erkennt automatisch Kontaktdaten in E-Mails und aktualisiert oder erstellt Kontakte in Ihrem Google-Konto, ohne dass Sie diese manuell eingeben müssen.

12. Kann die KI Kontakte automatisch aus Gmail-Threads aktualisieren?

Ja. Sie erkennt Kontaktänderungen, wie neue E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, und aktualisiert Ihre gemeinsamen Kontaktlisten sofort.

13. Welche Informationen kann die KI aus E-Mails extrahieren?

Die KI extrahiert Namen, Berufsbezeichnungen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Firmennamen und mehr aus E-Mail-Signaturen und Nachrichtentexten.

14. Kann die KI anhand von E-Mail-Konversationen Notizen zu Kontakten hinzufügen?

Ja. Sie fasst wichtige Punkte aus Ihren E-Mail-Threads zusammen (z. B. „Demo angefordert“, „An Upgrade interessiert“) und fügt sie den Notizen des Kontakts hinzu.

15. Werden die Kontaktdaten in allen Google-Apps in Echtzeit aktualisiert?

Ja. Aktualisierungen werden sofort in Gmail, Google Kontakte, Kalender, Drive und auf Mobilgeräten synchronisiert.

16. Kann ich steuern, wer welche Kontakte in meiner Organisation sehen kann?

Ja. Sie können Berechtigungsstufen (Nur anzeigen, Bearbeiten, Freigeben, Löschen) zuweisen, um zu steuern, wer jeden Kontakt sehen und verwalten kann.

17. Ist es möglich, private Felder wie Notizen oder Telefonnummern auszublenden?

Auf jeden Fall. Administratoren können sensible Felder wie private Telefonnummern oder Notizen für bestimmte Nutzer oder Gruppen ausblenden.

18. Wie weise ich in Google Kontakte Berechtigungen für die Freigabe von Kontakten zu?

Weisen Sie im Dashboard für freigegebene Kontakte oder in der Gmail-Seitenleiste beim Freigeben eines Labels Berechtigungen pro Nutzer oder Gruppe zu.

19. Ist dieses Tool für den Einsatz in Unternehmen sicher?

Ja. Es ist DSGVO-konform, sicher und wird von Unternehmenskunden weltweit zur Verwaltung von Kontaktdaten teamübergreifend eingesetzt.

20. Kann ich den Zugriff auf bestimmte Kontaktfelder je nach Benutzerrolle einschränken?

Ja. Sie können die Sichtbarkeit auf Feldebene steuern, sodass nur autorisierte Benutzer sensible Informationen anzeigen oder bearbeiten können.

21. Was sind freigegebene Kontaktlisten und wie funktionieren sie?

Gemeinsame Kontaktlisten sind Google-Kontakte-Labels, die Sie mit Ihrem Team teilen können. Wenn ein Kontakt zum Label hinzugefügt oder aktualisiert wird, erhalten alle Benutzer in Echtzeit Zugriff darauf.

22. Kann ich benutzerdefinierte Felder zu Google-Kontakten hinzufügen?

Ja. Sie können benutzerdefinierte Felder wie „Kunden-ID“ oder „Vertragsende“ erstellen und verwalten, um Ihre Kontakte besser zu organisieren.

23. Unterstützt dieses Tool die Sicherung und Wiederherstellung gelöschter Kontakte?

Ja. Sie haben unbegrenzte Sicherungen und können jeden gelöschten Kontakt wiederherstellen, selbst Monate später.

24. Kann ich Kontakte in Gmail nach Rolle, Region oder Status filtern?

Ja. Verwenden Sie erweiterte Suchfilter für benutzerdefinierte Felder, Berufsbezeichnungen, Firmennamen und mehr.

25. Wie kann ich Teamkollegen markieren oder interne Notizen auf Kontaktkarten hinterlassen?

Sie können Notizen direkt aus Gmail hinzufügen und Teamkollegen mit @Tags erwähnen, wodurch diese eine Benachrichtigung erhalten.

26. Lässt sich Shared Contacts for Gmail mit Salesforce oder HubSpot integrieren?

Ja. Sie können Kontakte aus Salesforce, HubSpot, Pipedrive und anderen CRMs mithilfe nativer Integrationen, Zapier oder unserer API synchronisieren.

27. Kann ich Kontakte aus meinem ERP oder Active Directory in Google Kontakte importieren?

Ja. Sie können Kontakte aus ERPs oder Active Directory mit Shared Contacts synchronisieren und sie dann in Google Workspace freigeben und verwalten.

28. Kann dieses Add-on meine Kontakte in anderen Kommunikations- oder Produktivitäts-Apps sichtbar machen?

Ja. Sobald die Kontakte mit Google Kontakte synchronisiert sind, werden sie automatisch in jeder Anwendung angezeigt, die die Kontaktliste Ihres Geräts verwendet.

29.  Muss ich etwas auf Mobilgeräten installieren, um Kontakte zu synchronisieren?

Nein. Sobald das Gmail-Add-on installiert und die Kontakte freigegeben sind, werden sie automatisch mit Mobilgeräten synchronisiert, ohne dass eine zusätzliche Installation erforderlich ist.