Snadno zjistíte, s kým spolupracujete, a můžete sdílet jejich kontaktní údaje s celým týmem – přímo z Google Docs™. Umožňuje také přidávat poznámky ke kontaktům.

Sdílené kontakty pro Google Docs™ přinášejí do Docs chytré sdílení a správu kontaktů. Ať už sdílíte složku s kolegy nebo spolupracujete na dokumentu s externími partnery, tento doplněk vám pomůže okamžitě zobrazit, komentovat a sdílet  kontaktní informace všech zúčastněných.

Co můžete dělat se sdílenými kontakty pro Gmail™?

✅ Sdílejte a synchronizujte kontakty bez námahy.

• Sdílejte libovolnou značku (seznam) kontaktů Google s jednotlivci nebo skupinami Google.

• Okamžitě synchronizujte sdílené kontakty s Gmailem, Kontakty Google, mobilními zařízeními (iPhony, Android, telefony Google), Kalendářem, Diskem a dalšími.

• Udržujte seznam kontaktů svého týmu konzistentní a centralizovaný v celé společnosti.

✅ Ovládejte oprávnění a viditelnost

• Nastavte úrovně oprávnění: „Pouze pro prohlížení, Lze upravovat, Lze sdílet, Lze smazat“

• Skryjte citlivá pole kontaktů před neoprávněnými uživateli

• Zajistěte, aby sdílení dat bylo v souladu s interními zásadami ochrany osobních údajů a bezpečnosti

✅ Centralizujte a spravujte svůj adresář Google Workspace

• Synchronizujte svůj adresář Google Workspace a LDAP se zařízeními uživatelů (iPhone, Android, telefony Google)

• Umožněte zaměstnancům aktualizovat své profily v adresáři.

• Vytvořte a spravujte jednotný, vždy aktuální adresář společnosti.

✅ Přístup ke sdíleným kontaktům odkudkoli

• Vaši uživatelé mají přístup ke sdíleným kontaktům v Gmailu, Kontaktech Google, Androidu, iPhone, Outlooku, WhatsApp, Zoomu a CRM (Zoho, Salesforce, HubSpot atd.).

• Není nutná žádná instalace na zařízeních uživatelů – synchronizace probíhá v reálném čase.

• Povolte automatické doplňování v Gmailu a dalších aplikacích Google.

✅ Komentáře, poznámky a oznámení

• Přidejte interní poznámky nebo komentáře ke kontaktům přímo z Gmailu.

• Zmíňte kolegy v poznámkách pomocí @zmínek – budou o tom okamžitě informováni.

• S pomocí oznámení můžete vrátit zpět jakékoli úpravy provedené v seznamu kontaktů.

✅ Vlastní pole pro personalizaci karet kontaktů

• Nastavte vlastní pole, jako jsou „ID zákazníka“, „Typ plánu“, „Datum nástupu“, „Narozeniny“ nebo cokoli, co váš tým potřebuje.

• Vlastní pole kontaktů můžete definovat pomocí volného zadávání textu nebo rozevíracích nabídek s přednastavenými možnostmi.

• Poté, co jsou vaše kontakty vytvořeny nebo aktualizovány uživateli nebo umělou inteligencí, lze vlastní pole vyplnit ručně nebo vybrat z předdefinovaných rozevíracích nabídek.

• Strukturovejte kontakty podle svého pracovního postupu nebo odvětví – nastavte vlastní pole, jako je „Typ zákazníka“, „Prodejní region“ nebo „Název projektu“, abyste mohli organizovat své kontakty způsobem, který vyhovuje vašemu odvětví – ať už se jedná o prodej, vzdělávání, zdravotnictví nebo nemovitosti. Díky tomu budou vaše seznamy kontaktů užitečnější a snáze spravovatelné.

• Vylepšete vyhledávání a kategorizaci sdílených kontaktů – kategorie jako „mileniálové“, „priorita kupujícího“, „termín obnovení“ nebo „oblíbená barva – modrá“, aby váš tým mohl rychle najít správné kontakty. To vylepšuje výsledky vyhledávání a pomáhá všem udržovat pořádek.

✅ Vyhledávejte, filtrujte a organizujte kontakty

• Pomocí pokročilého vyhledávání najděte kontakty podle společnosti, umístění, pracovní pozice nebo značek.

• Filtrujte podle vlastních polí, rolí, týmů, klientů nebo dodavatelů.

• Organizujte svou databázi podle svých představ pomocí flexibilních možností označování a seskupování.

✅ Protokoly historie: 

• Sledujte každou změnu provedenou v kontaktu, včetně toho, kdo co a kdy upravil.

• Vraťte úpravy  kontaktních údajů z oznámení.

• Zlepšete transparentnost a připravenost na audit.

✅ Neomezené zálohování/obnovení

• Obnovte smazané kontakty kdykoli – bez časového omezení.

• Díky protokolům správce sdílených kontaktů můžete sledovat všechny aktualizace provedené ve kontaktech vašimi uživateli.

• Pomocí vyhledávání podle více kritérií můžete provádět vyšetřování, vrátit aktualizace a obnovit jediným kliknutím jakýkoli smazaný kontakt.

✅ Integrace s nástroji, které již používáte

• Funguje nativně s Gmailem a Kontakty Google

• Synchronizujte kontakty z Active Directory, CRM, ERP a mobilních zařízení – vše na jednom místě

• Propojte se s CRM systémy jako Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho a dalšími

• Integrujte s helpdesky, IP telefonními systémy a více než 3 000 aplikacemi přes Zapier nebo naše veřejné API

Proč zvolit Shared Contacts for Gmail™?

Shared Contacts for Gmail™ je jedno z nejlépe hodnocených řešení pro sdílení a správu kontaktů Google v rámci vašeho týmu nebo organizace. Ať už používáte Gmail nebo Google Workspace (dříve G Suite), můžete snadno vytvářet a sdílet štítky kontaktů (známé také jako skupiny kontaktů) s interními a externími uživateli, včetně bezplatných účtů Gmail. Tisíce týmů mu důvěřují jako lepší alternativě k nástrojům, jako jsou Shared Contacts Manager, ContactBook, CoContacts, Shared Groups, Voyzu a další.

Kontakty se automaticky načtou z e-mailů, hovorů, formulářů a souborů. Pouhými několika kliknutími můžete přiřadit flexibilní oprávnění, jako je pouze pro prohlížení, možnost úprav, možnost sdílení nebo možnost mazání. Nemusíte opouštět Gmail – kontakty můžete prohlížet, upravovat a sdílet přímo ze své doručené pošty nebo z Google Kontakty. Kontakty se synchronizují všude a již není nutné zadávat duplicitní záznamy ani provádět aktualizace. Každý člen vašeho týmu okamžitě získá správný kontakt s úplným kontextem a poznámkami. Aplikace také podporuje zálohování kontaktů, což usnadňuje obnovení ztracených dat a udržuje vaši databázi kontaktů bezpečnou a aktuální na všech zařízeních. 

Aplikace Shared Contacts for Gmail™, navržená pro snadnou správu kontaktů, usnadňuje sdílení kontaktů pro firmy jakékoli velikosti. Nainstalujte ji během několika sekund a začněte okamžitě spolupracovat. Vyzkoušejte ji zdarma a uvidíte, jak změní způsob, jakým váš tým sdílí a spravuje kontakty, bez složitých nastavení nebo vysokých nákladů.


🔗 Navštivte https://getsharedcontacts.com/, kde najdete podporu, ceny, často kladené otázky a integrace.
  


🔍Často kladené otázky

1. Co dělá doplněk Shared Contacts for Google Docs™?

Umožňuje vám okamžitě zobrazit, aktualizovat a spravovat kontaktní informace všech osob, které spolupracují na souboru nebo složce Google Docs, aniž byste museli opustit Docs. Můžete také přiřadit kontakty ke sdíleným štítkům a synchronizovat je napříč aplikacemi vašeho pracovního prostoru.

2. Mohu vidět úplné kontaktní údaje osob ve sdílených souborech Docs?

Ano. Doplněk zobrazuje úplnou kontaktní kartu spolupracovníků – včetně jména, e-mailu, telefonního čísla, společnosti, pracovní pozice a dokonce i poznámek přidaných vašimi kolegy.

3. Funguje to s Google Groups?

Samozřejmě. Můžete rozbalit libovolnou skupinu Google Group a zobrazit všechny jednotlivé členy, kteří mají přístup k souboru nebo složce v Drive.

4. Mohu přidávat nové kontakty z Docs?

Ano. Jedním kliknutím můžete přidat libovolného spolupracovníka jako kontakt nebo sdílený kontakt a přiřadit mu sdílené štítky, jako jsou „Klienti“, „Dodavatelé“ nebo „Tým“.

5. Mohu přiřadit oprávnění ke sdíleným kontaktům z Docs?

Ano. Můžete definovat úrovně přístupu pro každý sdílený seznam kontaktů (Pouze pro prohlížení, Lze upravovat, Lze sdílet, Lze smazat) – vše z Disku.

6. S kým mohu sdílet štítky kontaktů?

Štítky kontaktů můžete sdílet s kýmkoli: uživateli Google Workspace, uživateli Gmailu a dokonce i uživateli z externích domén – pokud jsou součástí vašich pravidel sdílení.

7. Mohu kontrolovat, kdo vidí citlivá pole kontaktů?

Ano. Pomocí řízení přístupu na úrovni polí můžete skrýt konkrétní pole (například osobní telefonní čísla nebo interní poznámky) před neoprávněnými spolupracovníky.

8. S jakými aplikacemi se tento doplněk synchronizuje?

Synchronizuje se s Gmailem™, Kontakty Google™, Kalendářem™, Diskem™, Meet™, WhatsApp™, Zoom™, mobilními zařízeními (iOS a Android) a tisíci aplikacemi přes Zapier.

9. Lze synchronizovat kontakty s CRM systémy, jako jsou HubSpot nebo Salesforce?

Ano. Shared Contacts se integruje s CRM systémy, jako jsou HubSpot, Salesforce, Zoho a Pipedrive, prostřednictvím nativních integrací nebo API/Zapier.

10. Synchronizují se kontaktní údaje automaticky s mobilními telefony?

Ano. Všechny aktualizace kontaktů se okamžitě synchronizují se zařízeními uživatelů – včetně iPhone, Android a Google Phone – bez nutnosti dalšího nastavení.

11. Je Shared Contacts pro Google Docs™ v souladu s GDPR nebo HIPAA?

Ano. Plně vyhovujeme GDPR, HIPAA a SOC2. Máte plnou kontrolu nad tím, kdo má přístup k čemu, a všechny aktivity jsou zaznamenávány.

12. Mohu sledovat, kdo a kdy změnil kontaktní údaje?

Ano. Každá změna je zaznamenána v historii. Můžete vidět, kdo provedl aktualizace, co bylo změněno, a dokonce obnovit předchozí verze kontaktních údajů.

13. Co se stane, když někdo omylem smaže kontakt?

Žádný strach – nabízíme neomezené zálohování a obnovení. Smazané kontakty můžete kdykoli obnovit, bez časového omezení.

14. Jak nainstaluji doplněk Shared Contacts for Google Docs™?

Stačí kliknout na „Instalovat“ v seznamu Google Workspace Marketplace. Po instalaci se doplněk zobrazí v postranním panelu Disku a je okamžitě připraven k použití. Získáte také přístup k plné webové platformě Shared Contacts.