Identifiez facilement vos collaborateurs et partagez leurs coordonnées avec l'ensemble de votre équipe, directement depuis Google Docs™. Vous pouvez également ajouter des notes à vos contacts.
Shared Contacts for Google Docs™ apporte un partage et une gestion intelligents des contacts à votre expérience Docs. 

Que vous partagiez un dossier avec des collègues ou que vous collaboriez sur un document avec des partenaires externes, cet add-on vous aide à voir, commenter et partager instantanément  les coordonnées de toutes les personnes impliquées.


Que pouvez-vous faire avec Shared Contacts for Gmail™ ?

✅ Partagez et synchronisez vos contacts sans effort.

• Partagez n'importe quel libellé (liste) de contacts Google avec des personnes ou des groupes Google.

• Synchronisez instantanément les contacts partagés avec Gmail, Google Contacts, les appareils mobiles (iPhone, Android, téléphones Google), Calendar, Drive, etc.

• Assurez la cohérence et la centralisation de la liste de contacts de votre équipe dans toute l'entreprise.

✅ Contrôlez les autorisations et la visibilité

• Définissez des niveaux d'autorisation : « Affichage seul, Modification, Partage, Suppression »

• Masquez les champs de contact sensibles aux utilisateurs non autorisés

• Assurez-vous que le partage des données est conforme aux politiques internes de confidentialité et de sécurité

✅ Centralisez et gérez votre annuaire Google Workspace

• Synchronisez votre annuaire Google Workspace et LDAP avec les appareils des utilisateurs (iPhone, Android, téléphones Google)

• Permettez aux employés de mettre à jour leurs propres profils d'annuaire

• Créez et gérez un carnet d'adresses d'entreprise unifié et toujours à jour

✅ Accédez aux contacts partagés où que vous soyez

• Vos utilisateurs peuvent accéder aux contacts partagés dans Gmail, Google Contacts, Android, iPhone, Outlook, WhatsApp, Zoom et les CRM (Zoho, Salesforce, HubSpot, etc.)

• Aucune installation requise sur les appareils des utilisateurs — la synchronisation se fait en temps réel

• Activez la saisie automatique dans Gmail et d'autres applications Google

✅ Commentaires, notes et notifications

• Ajoutez des notes internes ou des commentaires aux contacts directement depuis Gmail

• Mentionnez vos collègues dans les notes à l'aide de @mentions — ils seront immédiatement avertis

• Grâce aux notifications, vous pouvez annuler toute modification apportée à la liste de contacts

✅ Champs personnalisés pour personnaliser vos fiches de contact

• Définissez des champs personnalisés tels que « ID client », « Type de forfait », « Date d'intégration », « Date d'anniversaire » ou tout autre élément dont votre équipe a besoin.

• Vous pouvez définir des champs de contact personnalisés à l'aide d'une saisie de texte libre ou de menus déroulants avec des options prédéfinies.

• Ensuite, lorsque vos contacts sont créés ou mis à jour par vos utilisateurs ou l'IA, les champs personnalisés peuvent être remplis manuellement ou sélectionnés à partir de menus déroulants prédéfinis.

• Structurez vos contacts en fonction de votre flux de travail ou de votre secteur d'activité : définissez des champs personnalisés tels que « Type de client », « Région de vente » ou « Nom du projet » pour organiser vos contacts d'une manière adaptée à votre secteur, que vous travailliez dans la vente, l'éducation, la santé ou l'immobilier. Cela rend vos listes de contacts plus utiles et plus faciles à gérer.

• Améliorez la recherche et la catégorisation des contacts partagés : créez des catégories telles que « Millennials », « Priorité d'achat », « Renouvellement prévu » ou « Couleur préférée : bleu » afin que votre équipe puisse trouver rapidement les bons contacts. Cela améliore les résultats de recherche et aide tout le monde à rester organisé.

✅ Recherchez, filtrez et organisez vos contacts.

• Utilisez la recherche avancée pour trouver des contacts par entreprise, lieu, intitulé de poste ou balises.

• Filtrez par champs personnalisés, rôles, équipes, clients ou fournisseurs.

• Organisez votre base de données à votre guise grâce à des options flexibles d'étiquetage et de regroupement.


✅ Journaux d'historique : 

• Suivez chaque modification apportée à un contact, y compris qui a modifié quoi et quand.

• Annulez la modification  des données du contact à partir des notifications.

• Améliorez la transparence et la préparation aux audits.

✅ Sauvegarde/restauration illimitée

• Restaurez les contacts supprimés à tout moment, sans limite de temps.

• Grâce aux journaux d'administration des contacts partagés, suivez toutes les mises à jour effectuées dans les contacts par vos utilisateurs.

• Utilisez la recherche multicritères pour mener des enquêtes , annuler des mises à jour et restaurer en un clic tout contact supprimé.

✅ Intégrez les outils que vous utilisez déjà

• Fonctionne nativement avec Gmail et Google Contacts

• Synchronisez les contacts de votre Active Directory, CRM, ERP et appareils mobiles, le tout en un seul endroit

• Connectez-vous à des CRM tels que Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho et bien d'autres

• Intégrez des services d'assistance, des systèmes de téléphonie IP et plus de 3 000 applications via Zapier ou notre API publique

Pourquoi choisir Shared Contacts for Gmail™ ?

Shared Contacts for Gmail™ est l'une des solutions les mieux notées pour partager et gérer les contacts Google au sein de votre équipe ou de votre organisation. Que vous utilisiez Gmail ou Google Workspace (anciennement G Suite), vous pouvez facilement créer et partager des libellés de contacts (également appelés groupes de contacts) avec des utilisateurs internes et externes, y compris des comptes Gmail gratuits. Des milliers d'équipes lui font confiance comme meilleure alternative à des outils tels que Shared Contacts Manager, ContactBook, CoContacts, Shared Groups, Voyzu et autres.

Les contacts sont automatiquement capturés à partir des e-mails, des appels, des formulaires et des fichiers. En quelques clics, vous pouvez attribuer des autorisations flexibles telles que « Lecture seule », « Peut modifier », « Peut partager » ou « Peut supprimer ». Vous n'avez pas besoin de quitter Gmail : vous pouvez afficher, modifier et partager des contacts directement depuis votre boîte de réception ou Google Contacts. Les contacts se synchronisent partout et il n'est plus nécessaire de saisir ou de mettre à jour les informations en double. Chaque membre de votre équipe obtient instantanément le bon contact, avec tout le contexte et les notes nécessaires. L'application prend également en charge la sauvegarde des contacts, ce qui facilite la restauration des données perdues et permet de garder votre base de données de contacts sécurisée et à jour sur tous les appareils. 

Conçue pour faciliter la gestion des contacts, l'application Shared Contacts for Gmail™ permet aux entreprises de toutes tailles de partager facilement leurs contacts. Installez-la en quelques secondes et commencez à collaborer instantanément. Essayez-la gratuitement et découvrez comment elle transforme la façon dont votre équipe partage et gère ses contacts, sans configuration complexe ni coûts élevés.


🔗 Rendez-vous sur https://getsharedcontacts.com/fr/ pour obtenir de l'aide, connaître les tarifs, consulter la FAQ et découvrir les intégrations.
  

🔍F.A.Q

1. Que fait l'extension Shared Contacts for Google Docs™ ?

Elle vous permet de consulter, mettre à jour et gérer instantanément les coordonnées de toute personne collaborant sur un fichier ou un dossier Google Docs, sans quitter Docs. Vous pouvez également attribuer des contacts à des libellés partagés et les synchroniser dans vos applications de travail.

2. Puis-je voir les coordonnées complètes des personnes figurant dans les fichiers Docs partagés ?

Oui. L'extension affiche la fiche de contact complète des collaborateurs, y compris leur nom, leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone, leur entreprise, leur fonction et même les notes ajoutées par vos collègues.

3. Est-ce que cela fonctionne avec Google Groups ?

Absolument. Vous pouvez développer n'importe quel groupe Google pour voir tous les membres individuels qui ont accès à un fichier ou un dossier dans Drive.

4. Puis-je ajouter de nouveaux contacts à partir de Docs ?

Oui. En un seul clic, vous pouvez ajouter n'importe quel collaborateur en tant que contact ou contact partagé et lui attribuer des libellés partagés tels que « Clients », « Fournisseurs » ou « Équipe ».

5. Puis-je attribuer des autorisations aux contacts partagés à partir de Docs ?

Oui. Vous pouvez définir des niveaux d'accès pour chaque liste de contacts partagés (Affichage seul, Peut modifier, Peut partager, Peut supprimer), le tout à partir de Drive.

6. Avec qui puis-je partager des libellés de contacts ?

Vous pouvez partager des libellés de contacts avec n'importe qui : les utilisateurs de Google Workspace, les utilisateurs de Gmail et même les utilisateurs de domaines externes, à condition qu'ils fassent partie de vos règles de partage.

7. Puis-je contrôler qui voit les champs de contact sensibles ?

Oui. Vous pouvez masquer des champs spécifiques (tels que les numéros de téléphone personnels ou les notes internes) aux collaborateurs non autorisés à l'aide du contrôle d'accès au niveau des champs.

8. Avec quelles applications cet add-on se synchronise-t-il ?
Il se synchronise avec Gmail™, Google Contacts™, Calendar™, Drive™, Meet™, WhatsApp™, Zoom™, les appareils mobiles (iOS et Android) et des milliers d'applications via Zapier.

9. Peut-il synchroniser les contacts avec des CRM tels que HubSpot ou Salesforce ?

Oui. Shared Contacts s'intègre à des CRM tels que HubSpot, Salesforce, Zoho et Pipedrive via des intégrations natives ou API/Zapier.

10. Les données de contact se synchronisent-elles automatiquement avec les téléphones mobiles ?

Oui. Toutes les mises à jour des contacts se synchronisent instantanément avec les appareils des utilisateurs, y compris les iPhone, les Android et les Google Phones, sans configuration supplémentaire.

11. Shared Contacts pour Google Docs™ est-il conforme au RGPD ou à la loi HIPAA ?

Oui. Nous sommes entièrement conformes aux normes GDPR, HIPAA et SOC2. Vous contrôlez entièrement qui accède à quoi, et toutes les activités sont consignées.

12. Puis-je savoir qui a modifié les coordonnées et à quel moment ?

Oui. Chaque modification est consignée dans un historique. Vous pouvez voir qui a effectué les mises à jour, ce qui a été modifié et même restaurer les versions précédentes des coordonnées.

13. Que se passe-t-il si quelqu'un supprime accidentellement un contact ?

Pas de souci, nous offrons une sauvegarde et une restauration illimitées. Vous pouvez récupérer les contacts supprimés à tout moment, sans limite de temps.

14. Comment installer l'extension Shared Contacts for Google Docs™ ?

Il suffit de cliquer sur « Installer » dans la liste Google Workspace Marketplace. Une fois installée, l'extension apparaît dans la barre latérale de votre Drive et est immédiatement prête à l'emploi. Vous aurez également accès à la plateforme web complète Shared Contacts.