Regystrum ist eine benutzerfreundliche Cloud-basierte Dokumentenverwaltungsanwendung, die nahtlos mit Gmail und Google Workspace integriert ist. Es bietet eine benutzerfreundliche Lösung für effiziente Dateiorganisation und -abruf. Regystrum umfasst drei Hauptbereiche:

1. Dokumentenindexierung (Identifizierung, Klassifizierung und Nummerierung): Regystrum bietet verschiedene Möglichkeiten, Dateien oder Dateisammlungen zu erfassen und zu indizieren. Es weist automatisch eine eindeutige fortlaufende Nummer zu, ermöglicht Titel, Beschreibungen, Stichwörter und Metadaten sowie die Erstellung benutzerdefinierter Klassifikationen oder Taxonomien. Es bietet auch die Möglichkeit, Dokumente zu stempeln (für PDF- und PNG-Dateien). Durch die Installation des "Regystrum for Gmail" Add-Ons können Dateien direkt aus Ihrem Gmail-Posteingang erfasst und gespeichert werden.

2. Speicherung und Abruf: Ausgewählte Benutzer können Dateien in einem zentral verwalteten Google Drive-Konto speichern, das als sicheres Archiv dient. Regystrum ermöglicht eine einfache Suche nach Dateien anhand von Kriterien wie Nummer, Datum, Inhalt, Klassifikation, zugehörigen Metadaten und Stichwörtern unter Verwendung des leistungsstarken Suchalgorithmus von Google. Die gesamte Dokumentenliste kann auch im CSV-Format exportiert werden, um weitere Analysen durchzuführen.

3. Routing und Aufgabenverteilung (Automatisierung des Dokumenten-Workflows): Regystrum vereinfacht den Verteilungsprozess, indem es Dateien und Dokumente an die entsprechenden Empfänger, einschließlich Abteilungen, Büros oder einzelnen Benutzern, weiterleitet. Mit Hilfe der in Google Workspace erstellten Organisation und Hierarchie werden Benachrichtigungen per E-Mail (Gmail) und Kalender versendet, um eine effiziente Aufgabenverwaltung zu gewährleisten. Spezifische Aufgaben können Dateien zugeordnet werden, um den Fortschritt und die Fertigstellung innerhalb eines umfassenden Workflows zu überwachen.

Regystrum bietet auch weitere wichtige Funktionen, wie:

- Protokolldatei: Jede Aktion in Regystrum wird detailliert protokolliert, und Sie haben Zugriff auf den vollständigen Protokollverlauf für bestimmte Zeiträume oder einzelne Dateien. Die Protokolldatei kann im TXT-Format exportiert werden.
- Exportfunktionen: Eine umfassende Liste mit Metadaten und vollständigen Klassifikationsdetails kann im CSV-Format exportiert werden, um Analysen und Berichte zu erstellen.
- Strukturierte Google Drive-Speicherung: Die erstellten Sammlungen im ausgewählten Google Drive folgen einer strukturierten Hierarchie: Regystrum > JAHR > MONAT > REGISTRIERNUMMER, um eine organisierte und effiziente Dateiverwaltung zu gewährleisten.
- Erstellung von Belegen für Dritte: Mit der Druckfunktion in Regystrum können Belege oder Nachweise für

 die Existenz oder Zustellung von Dateien generiert werden. Dabei wird der vollständige Verlauf der Dateiverwaltung angezeigt.
- Schnelles Erlernen und Anwenden: Regystrum folgt der vertrauten Interaktionsweise von Google-Apps und bietet so eine reibungslose Benutzererfahrung und minimiert die Einarbeitungszeit.
- Erweiterte Rollen- und Berechtigungseinstellungen: Benutzer innerhalb Ihrer Google Workspace-Domäne können Zugriff auf Regystrum erhalten, und ihre Rollen und Berechtigungen können basierend auf spezifischen Gruppenzugehörigkeiten (z. B. Standardbenutzer, Aufgabeninhaber, Register, Administrator usw.) fein konfiguriert werden.

Regystrum, auch bekannt als "Cloud-basiertes Dokumentenverwaltungssystem", "DMS-Software", "Anwendung für die Verwaltung von Dokumenten und Dateien", "Software zur Klassifizierung von Dokumenten", "Anwendung zur Identifizierung von Dateien", "Datei- und Dokumentenregister", "Dokumentenablage", "Dokumentenspeicher" oder "Dokumentenarchiv", bietet eine umfassende Lösung für die Registrierung, Speicherung und Verteilung von Dateien und Dokumenten innerhalb der Google Apps-Umgebung.

Besuchen Sie www.regystrum.com für Video-Tutorials und weitere Informationen. Unser engagiertes Kundensupport-Team steht Ihnen unter support@regystrum.com oder über regystrum.com/contact-us zur Verfügung.

Starten Sie jetzt Ihre 30-tägige kostenlose Testphase und vergessen Sie nicht, das neue "Regystrum für Gmail" Widget von https://workspace.google.com/marketplace/app/regystrum_for_gmail/266159728487?hl=de zu installieren.