Regystrum rappresenta l'evoluzione cloud delle applicazioni di gestione del protocollo e archivio documenti (Document Management System, Sistema di Gestione Documentale o DMS).

Regystrum consente infatti di:

1. Registrare file di ogni tipo, ovvero di assegnare ad un file, o ad una collezione di file (fascicolo) un numero di protocollo univoco e progressivo, e associare ad esso metadati custom per meglio identificarlo/classificarlo

2. Archiviare i file registrati sul Drive di un singolo utente prescelto, organizzandoli automaticamente in cartelle per anno/mese/numero di protocollo (anche per consentire un eventuale abbandono "indolore" dell'applicazione) 

3. Assegnare per conoscenza e/o per competenza i file (registrati e archiviati) a persone e/o gruppi all'interno dell'organizzazione. L'assegnazione viene inoltre notificata in automatico in Gmail, quella "per competenza" anche in Calendar con creazione di task e gestione della presa in carico, al fine di consentire la gestione di veri e propri workflow connessi ai documenti (ad esempio: il ciclo delle richieste di acquisto e dei pagamenti). 

Il tutto in maniera altamente integrata in Google Workspace, anche per quanto riguarda le modalità di interazione, i workflow tipici ed il look & feel, in modo da ridurre al minimo l'effort di apprendimento iniziale da parte degli utenti Google Apps.

Inoltre, con il nuovo widget "Regystrum per Gmail" (da installare a parte, dopo aver installato Regystrum, alla pagina https://workspace.google.com/marketplace/app/regystrum_per_gmail/266159728487?hl=it) è possibile protocollare e archiviare file senza uscire da Gmail !

Segue una descrizione più dettagliata delle 3 aree di funzionalità:

REGISTRAZIONE
Regystrum permette di effettuare la registrazione di qualsiasi tipo di file (documenti, fogli elettronici, immagini, video ecc. ecc.). La registrazione si compone di:
- un numero di PROTOCOLLO progressivo, univoco e immodificabile
- titolo/oggetto e descrizione
- classificazione secondo metadati totalmente personalizzabili. Ad esempio, si può impostare la tradizionale classificazione di un protocollo documentale interno, articolata solitamente in “in entrata/in uscita/interno”.

ARCHIVIAZIONE (STORAGE)
I file vengono archiviati nel DRIVE di un unico utente impostato all’atto dell’installazione di Regystrum. In quel drive, Regystrum crea l’omonima cartella entro cui andrà ad archiviare in ordine per anno, mese e numero di protocollo, tutti i file registrati. Un potente motore di ricerca, in grado di ricercare i termini desiderati sia all’interno dei campi usati per la registrazione (titolo, descrizione, metadati custom) sia nel testo contenuto nei documenti protocollati e archiviati, permetterà sempre di ritrovare in un attimo ciò che si sta cercando.

ASSEGNAZIONE
A seguito della registrazione e archiviazione, ciascun protocollo può essere assegnato per conoscenza o per competenza a singoli utenti e a interi gruppi, gli stessi creati e gestiti in Google Apps, che Regystrum utilizza in maniera sincronizzata. Le assegnazioni vengono notificate automaticamente via email- Anche la “presa in carico” delle assegnazioni per competenza è totalmente gestita all’interno di Regystrum e integrata nelle attività di Gmail e di Calendar, così come lo è ogni feedback.

PER CHI E' Regystrum?
Regystrum è dedicato a tutte le organizzazioni utilizzatrici di Google Workspace in cui siano presenti esigenze di protocollazione, archiviazione e gestione efficiente di documenti e file in genere.

Dagli studi professionali, quindi, alle aziende di produzione e di servizi, passando per associazioni di volontariato e no-profit, ovunque sia stata sposata la filosofia cloud di Google, Regystrum rappresenta la migliore opzione di Document Management System poichè riesce a portare nell’ambito dell’operatività quotidiana ciò che in passato doveva essere gestito con strumenti applicativi a se stanti.

30 Giorni di prova gratuita, installa ora!

E ricorda poi di installare anche il nuovo add-on "Regystrum per Gmail" alla pagina https://workspace.google.com/marketplace/app/regystrum_per_gmail/266159728487?hl=it !