Z łatwością sprawdź, z kim współpracujesz, i udostępnij dane kontaktowe wszystkich osób całemu zespołowi — bezpośrednio z Google Docs™. Dodatek umożliwia również dodawanie notatek do kontaktów.

Dodatek Shared Contacts for Google Docs™ zapewnia inteligentne udostępnianie kontaktów i zarządzanie nimi w aplikacji Docs. Niezależnie od tego, czy udostępniasz folder współpracownikom, czy współpracujesz nad dokumentem z partnerami zewnętrznymi, ten dodatek pomaga natychmiast wyświetlać, komentować i udostępniać  dane kontaktowe wszystkich zaangażowanych osób.

Co można zrobić dzięki funkcji Shared Contacts for Gmail™?

✅ Łatwe udostępnianie i synchronizowanie kontaktów

• Udostępniaj dowolną etykietę (listę) kontaktów Google osobom indywidualnym lub grupom Google.

• Natychmiast synchronizuj udostępnione kontakty z Gmailem, Kontaktami Google, urządzeniami mobilnymi (iPhone'ami, telefonami z systemem Android, telefonami Google), Kalendarzem, Dyskiem i innymi aplikacjami.

• Utrzymuj spójną i scentralizowaną listę kontaktów swojego zespołu w całej firmie.

✅ Kontroluj uprawnienia i widoczność

• Ustaw poziomy uprawnień: „Tylko do przeglądania, Możliwość edycji, Możliwość udostępniania, Możliwość usuwania”

• Ukryj poufne pola kontaktowe przed nieuprawnionymi użytkownikami

• Upewnij się, że udostępnianie danych jest zgodne z wewnętrznymi zasadami prywatności i bezpieczeństwa

✅ Scentralizuj i zarządzaj katalogiem Google Workspace

• Synchronizuj katalog Google Workspace i LDAP z urządzeniami użytkowników (iPhone'ami, telefonami z systemem Android, telefonami Google)

• Pozwól pracownikom aktualizować własne profile w katalogu

• Twórz i zarządzaj ujednoliconą, zawsze aktualną książką adresową firmy

✅ Dostęp do udostępnionych kontaktów z dowolnego miejsca

• Twoi użytkownicy mogą uzyskać dostęp do udostępnionych kontaktów w Gmailu, Kontaktach Google, Androidzie, iPhonie, Outlooku, WhatsApp, Zoomie i systemach CRM (Zoho, Salesforce, HubSpot itp.)

• Nie jest wymagana instalacja na urządzeniach użytkowników — synchronizacja odbywa się w czasie rzeczywistym.

• Włącz autouzupełnianie w Gmailu i innych aplikacjach Google.

✅ Komentarze, notatki i powiadomienia

• Dodawaj wewnętrzne notatki lub komentarze do kontaktów bezpośrednio z Gmaila.

• Wspominaj członków zespołu w notatkach za pomocą @wzmianek — otrzymają oni natychmiastowe powiadomienie.

• Dzięki powiadomieniom możesz cofnąć wszelkie zmiany wprowadzone na liście kontaktów.

✅ Pola niestandardowe do personalizacji kart kontaktów

• Ustaw pola niestandardowe, takie jak „ID klienta”, „Typ planu”, „Data rozpoczęcia współpracy”, „Data urodzin” lub inne potrzebne Twojemu zespołowi.

• Możesz zdefiniować niestandardowe pola kontaktów, używając dowolnego tekstu lub menu rozwijanego z gotowymi opcjami.

• Następnie, gdy kontakty są tworzone lub aktualizowane przez użytkowników lub sztuczną inteligencję, pola niestandardowe można wypełnić ręcznie lub wybrać z predefiniowanych menu rozwijanych.

• Strukturyzuj kontakty w oparciu o swój przepływ pracy lub branżę — ustaw pola niestandardowe, takie jak „Typ klienta”, „Region sprzedaży” lub „Nazwa projektu”, aby uporządkować kontakty w sposób dostosowany do Twojej branży — niezależnie od tego, czy zajmujesz się sprzedażą, edukacją, opieką zdrowotną czy nieruchomościami. Dzięki temu listy kontaktów są bardziej użyteczne i łatwiejsze w zarządzaniu.

• Popraw wyszukiwalność i kategoryzację udostępnionych kontaktów — kategorie takie jak „Millenialsi”, „Priorytet kupującego”, „Termin odnowienia” lub „Ulubiony kolor — niebieski” pozwolą Twojemu zespołowi szybko znaleźć odpowiednie kontakty. Poprawia to wyniki wyszukiwania i pomaga wszystkim zachować porządek.

✅ Wyszukiwanie, filtrowanie i organizowanie kontaktów

• Korzystaj z zaawansowanego wyszukiwania, aby znaleźć kontakty według firmy, lokalizacji, stanowiska lub tagów.

• Filtruj według niestandardowych pól, ról, zespołów, klientów lub dostawców.

• Organizuj swoją bazę danych na swój sposób dzięki elastycznym opcjom etykietowania i grupowania.

✅ Dzienniki historii: 

• Śledź każdą zmianę wprowadzoną w kontakcie, w tym kto, co i kiedy edytował.

• Przywróć edycję  danych kontaktowych z powiadomień.

• Popraw przejrzystość i gotowość do audytu.

✅ Nieograniczone tworzenie kopii zapasowych/przywracanie

• Przywracaj usunięte kontakty w dowolnym momencie — bez ograniczeń czasowych.

• Dzięki dziennikom administratora Shared Contacts śledź wszelkie aktualizacje wprowadzone w kontaktach przez użytkowników.

• Korzystaj z wyszukiwania wielokryterialnego, aby przeprowadzać dochodzenia, cofać aktualizacje i przywracać jednym kliknięciem dowolny usunięty kontakt.

✅ Integracja z narzędziami, z których już korzystasz

• Działa natywnie z Gmailem i Kontaktami Google

• Synchronizuj kontakty z Active Directory, CRM, ERP i urządzeń mobilnych — wszystko w jednym miejscu

• Połącz się z systemami CRM, takimi jak Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho i innymi

• Integracja z działami pomocy technicznej, systemami telefonii IP i ponad 3000 aplikacjami za pośrednictwem Zapier lub naszego publicznego API

Dlaczego warto wybrać Shared Contacts for Gmail™?

Shared Contacts for Gmail™ to jedno z najwyżej ocenianych rozwiązań do udostępniania kontaktów Google i zarządzania nimi w zespole lub organizacji. Niezależnie od tego, czy korzystasz z Gmaila, czy Google Workspace (dawniej G Suite), możesz łatwo tworzyć i udostępniać etykiety kontaktów (znane również jako grupy kontaktów) użytkownikom wewnętrznym i zewnętrznym, w tym posiadaczom bezpłatnych kont Gmail. Rozwiązanie to cieszy się zaufaniem tysięcy zespołów jako lepsza alternatywa dla narzędzi takich jak Shared Contacts Manager, ContactBook, CoContacts, Shared Groups, Voyzu i innych.

Kontakty są automatycznie pobierane z wiadomości e-mail, połączeń, formularzy i plików. Za pomocą kilku kliknięć można przypisać elastyczne uprawnienia, takie jak „Tylko do przeglądania”, „Może edytować”, „Może udostępniać” lub „Może usuwać”. Nie musisz opuszczać Gmaila — możesz przeglądać, edytować i udostępniać kontakty bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej lub Kontakty Google. Kontakty są synchronizowane wszędzie i nie ma już potrzeby wprowadzania duplikatów ani aktualizacji. Każdy członek Twojego zespołu natychmiast otrzymuje odpowiedni kontakt wraz z pełnym kontekstem i notatkami. Aplikacja obsługuje również tworzenie kopii zapasowych kontaktów, co ułatwia przywracanie utraconych danych i zapewnia bezpieczeństwo oraz aktualność bazy danych kontaktów na wszystkich urządzeniach. 

Zaprojektowana z myślą o łatwym zarządzaniu kontaktami, aplikacja Shared Contacts for Gmail™ ułatwia udostępnianie kontaktów firmom każdej wielkości. Zainstaluj ją w kilka sekund i natychmiast rozpocznij współpracę. Wypróbuj ją za darmo i zobacz, jak zmienia sposób, w jaki Twój zespół udostępnia kontakty i zarządza nimi, bez skomplikowanych ustawień i wysokich kosztów.


🔗 Odwiedź stronę https://getsharedcontacts.com/, aby uzyskać pomoc techniczną, informacje o cenach, często zadawane pytania i integracje.
  


🔍Często zadawane pytania

1. Jak działa dodatek Shared Contacts for Google Docs™?

Umożliwia natychmiastowe przeglądanie, aktualizowanie i zarządzanie informacjami kontaktowymi wszystkich osób współpracujących nad plikiem lub folderem Google Docs — bez opuszczania Docs. Możesz również przypisywać kontakty do wspólnych etykiet i synchronizować je w aplikacjach obszaru roboczego.

2. Czy mogę zobaczyć pełne dane kontaktowe osób we współdzielonych plikach Docs?

Tak. Dodatek wyświetla pełną kartę kontaktową współpracowników — w tym imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, firmę, stanowisko, a nawet notatki dodane przez członków zespołu.

3. Czy działa z Google Groups?

Oczywiście. Możesz rozwinąć dowolną grupę Google, aby zobaczyć wszystkich członków, którzy mają dostęp do pliku lub folderu w Drive.

4. Czy mogę dodawać nowe kontakty z Dokumentów?

Tak. Jednym kliknięciem możesz dodać dowolnego współpracownika jako kontakt lub kontakt współdzielony i przypisać go do współdzielonych etykiet, takich jak „Klienci”, „Dostawcy” lub „Zespół”.

5. Czy mogę przypisywać uprawnienia do współdzielonych kontaktów z Dokumentów?

Tak. Możesz zdefiniować poziomy dostępu dla każdej wspólnej listy kontaktów (tylko do przeglądania, możliwość edycji, możliwość udostępniania, możliwość usuwania) — wszystko z poziomu Dysku.

6. Komu mogę udostępniać etykiety kontaktów?

Etykiety kontaktów możesz udostępniać dowolnym osobom: użytkownikom Google Workspace, użytkownikom Gmaila, a nawet użytkownikom z domen zewnętrznych — o ile są oni objęci Twoimi zasadami udostępniania.

7. Czy mogę kontrolować, kto widzi poufne pola kontaktów?

Tak. Możesz ukryć określone pola (takie jak osobiste numery telefonów lub notatki wewnętrzne) przed nieuprawnionymi współpracownikami, korzystając z kontroli dostępu na poziomie pól.

8. Z jakimi aplikacjami synchronizuje się ten dodatek?

Synchronizuje się z Gmail™, Google Contacts™, Calendar™, Drive™, Meet™, WhatsApp™, Zoom™, urządzeniami mobilnymi (iOS i Android) oraz tysiącami aplikacji za pośrednictwem Zapier.

9. Czy można synchronizować kontakty z systemami CRM, takimi jak HubSpot lub Salesforce?

Tak. Shared Contacts integruje się z systemami CRM, takimi jak HubSpot, Salesforce, Zoho i Pipedrive, za pomocą natywnych integracji lub API/Zapier.

10. Czy dane kontaktowe są automatycznie synchronizowane z telefonami komórkowymi?

Tak. Wszystkie aktualizacje kontaktów są natychmiast synchronizowane z urządzeniami użytkowników — w tym iPhone'ami, telefonami z systemem Android i telefonami Google — bez konieczności dodatkowej konfiguracji.

11. Czy Shared Contacts dla Google Docs™ jest zgodny z RODO lub HIPAA?

Tak. Jesteśmy w pełni zgodni z RODO, HIPAA i SOC2. Masz pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp do czego, a wszystkie działania są rejestrowane.

12. Czy mogę śledzić, kto i kiedy zmienił dane kontaktowe?

Tak. Każda zmiana jest rejestrowana w historii. Możesz zobaczyć, kto dokonał aktualizacji, co zostało zmienione, a nawet przywrócić poprzednie wersje danych kontaktowych.

13. Co się stanie, jeśli ktoś przypadkowo usunie kontakt?

Nie martw się — oferujemy nieograniczoną liczbę kopii zapasowych i przywracania danych. Możesz odzyskać usunięte kontakty w dowolnym momencie, bez ograniczeń czasowych.

14. Jak zainstalować dodatek Shared Contacts for Google Docs™?

Wystarczy kliknąć „Zainstaluj” w sklepie Google Workspace Marketplace. Po zainstalowaniu dodatek pojawi się na pasku bocznym Dysku i będzie gotowy do użycia. Uzyskasz również dostęp do pełnej platformy internetowej Shared Contacts.