Google Workspace

Termini di servizio aggiuntivi della firma elettronica

  • Ultima modifica: 30 aprile 2024 .

  • I presenti Termini di servizio aggiuntivi della firma elettronica ("Termini aggiuntivi della firma elettronica") si applicano specificamente alle funzionalità di firma elettronica ("firma elettronica") di Documenti Google/Google Drive, che fanno parte dei prodotti GWI a cui hai accesso e che puoi utilizzare con Google Workspace Individual.

  • Per utilizzare la firma elettronica, devi accettare (1) i Termini di servizio di Google, (2) i Termini di servizio aggiuntivi di Google Workspace Individual ("Termini aggiuntivi di GWI") e (3) i presenti Termini aggiuntivi della firma elettronica. I termini con l'iniziale maiuscola utilizzati, ma non definiti, nei presenti Termini aggiuntivi della firma elettronica hanno il significato a loro attribuito nei Termini aggiuntivi di GWI.

  • Qualora i presenti Termini aggiuntivi della firma elettronica fossero in conflitto con i Termini aggiuntivi di GWI, i presenti Termini aggiuntivi della firma elettronica avranno la precedenza in relazione all'uso della firma elettronica, salvo nel caso in cui ti trovi in Francia.

  • Leggi attentamente i presenti documenti. Nel complesso, i presenti documenti sono denominati "Termini" e stabiliscono le reciproche aspettative delle parti nei casi in cui utilizzi la firma elettronica.

  • Se annulli il tuo abbonamento a Google Workspace Individual nelle modalità descritte nei Termini aggiuntivi di GWI, manterrai l'accesso alla firma elettronica almeno fino al termine del periodo di fatturazione corrente e i Termini continueranno a essere applicabili fino alla scadenza dell'accesso.

  • Firmare o rendere esecutivi i documenti

  • La firma elettronica permette di firmare con valore legale, ovvero "rendere esecutivi", contratti e altri documenti. Benché ai fini dei presenti Termini aggiuntivi della firma elettronica i concetti di firmare e rendere esecutivi i documenti siano intercambiabili, rendere esecutivi i documenti potrebbe comportare formalità aggiuntive in alcune giurisdizioni. Consulta un legale nel caso in cui non sai se nella tua giurisdizione è richiesta la firma tradizionale o un procedimento più formale per rendere esecutivo un documento, oppure se hai domande sui relativi requisiti.

  • Google non è una parte interessata dai documenti resi esecutivi con la firma elettronica

  • Un documento reso esecutivo tramite firma elettronica può vincolare soltanto le parti che lo hanno, o si ritiene che lo abbiano, reso esecutivo, non Google. Utilizzando la firma elettronica, acconsenti a effettuare transazioni elettroniche con tali parti (le tue "controparti") in relazione ai documenti pertinenti.

  • Spetta a te controllare con chi fai affari attraverso la firma elettronica

  • Se invii un documento da rendere esecutivo tramite firma elettronica, devi assicurarti di verificare l'identità e l'indirizzo email del destinatario e che quest'ultimo disponga dell'autorità necessaria a rendere esecutivo il documento. Ad esempio, se il documento deve essere reso esecutivo da una persona giuridica, devi assicurarti che il destinatario a cui lo invii sia autorizzato ad agire per conto di tale persona giuridica.

  • Tieni anche presente quanto segue:

    • • chiunque abbia accesso (con o senza autorizzazione) a un account email che riceve una richiesta di firma elettronica può utilizzarlo per firmare il relativo documento fino alla scadenza del link (ad es. a causa della cancellazione della richiesta di firma);

    • • un utente che possiede un Account Google e aggiorna il proprio indirizzo email, sarà in grado di rendere esecutivi i documenti inviati al precedente indirizzo email (a condizione che entrambi gli indirizzi email siano collegati allo stesso account soggiacente); e

    • • se rappresenti (o sei ritenuto rappresentare) una persona giuridica quando rendi esecutivo un documento, tale persona giuridica potrebbe essere vincolata dal
      documento.

  • Di conseguenza, se utilizzi la firma elettronica per inviare un documento da rendere esecutivo, devi assicurarti che il destinatario riceva effettivamente il link e firmi il documento. Inoltre, devi tenere presente che il destinatario a cui hai inviato il link per la firma elettronica potrebbe dover accettare i Termini di servizio di Google e i Termini aggiuntivi della firma elettronica per i firmatari prima di siglare il documento.

  • Se sei un dipendente, contraente, dirigente o sei altrimenti associato a una persona giuridica e utilizzi la firma elettronica per rendere esecutivo un documento, verifica di essere autorizzato a rendere esecutivo il documento per conto di tale persona giuridica o dichiara espressamente di rendere esecutivo il documento a tuo nome/titolo personale.

  • Spetta a te controllare i contenuti dei tuoi documenti.

  • Assicurati che i documenti resi esecutivi tramite firma elettronica rappresentino la versione completa e finale del contratto che intendi siglare con la controparte (o le controparti).

    • Prima che un documento sia reso esecutivo tramite firma elettronica, è responsabilità delle parti coinvolte rivederlo e accettarlo e assicurarsi che tutte le modifiche suggerite o i commenti siano stati implementati o risolti e che tutti i programmi, gli annessi e altri eventuali allegati siano stati inclusi.

  • Spetta a te controllare quali documenti sono resi esecutivi

  • Assicurati che il documento possa essere legittimamente firmato o reso esecutivo tramite firma elettronica (piuttosto che con firma tradizionale apposta con penna a inchiostro). È tua responsabilità consultare un legale per verificare se la firma elettronica può essere utilizzata nella tua giurisdizione e se tu o le tue controparti dobbiate soddisfare altri requisiti in caso di firma elettronica.

    • Non tutti i documenti sono idonei per la firma elettronica in ogni giurisdizione. Ad esempio, in molte giurisdizioni, documenti come trust, testamenti, codicilli, procure e atti giudiziari richiedono la firma con penna a inchiostro. Consulta un legale per verificare che i documenti che prevedi di rendere esecutivi tramite firma elettronica siano validi e/o applicabili nella tua giurisdizione.

  • Copie e archiviazione di documenti resi esecutivi

  • Conserva per riferimento futuro copie dei documenti resi esecutivi tramite firma elettronica e verifica che le tue controparti ne abbiano ricevuto copia e facciano altrettanto.

  • Quando un documento è reso esecutivo tramite firma elettronica, Google tenta di inviarne una copia via email a entrambe le parti e di aggiungerne una copia al loro account Drive. Conserva tutte le email che ricevi da Google contenenti un documento reso esecutivo. Nota, tuttavia, che Google non può garantire l'effettiva ricezione di tali copie. Ad esempio, le tue impostazioni email (o quelle di una controparte) potrebbero bloccare l'email contenente la copia, oppure una controparte potrebbe non avere un account Drive.

    • È importante conservare copie dei contratti resi esecutivi ma è possibile che alcune parti non ricevano le copie o i documenti in questione (ad es. a causa di errori tecnici, limiti dello spazio di archiviazione di Drive o filtri antispam). Pertanto, dopo che un documento è stato reso esecutivo tramite firma elettronica (o nel caso in cui prevedi di eliminare la copia resa esecutiva dal tuo account Drive o di modificare le relative autorizzazioni di accesso) verifica che ogni controparte ne conservi una copia separata.

  • Considerata l'importanza dei documenti resi esecutivi tramite firma elettronica, dovresti conservarne anche copie di backup indipendenti dai prodotti GWI (in modo da potervi accedere nel caso in cui il tuo account Google Drive non sia più accessibile o venga eliminato o cancellato).

  • Transazioni nella stessa giurisdizione

  • La firma elettronica può essere utilizzata esclusivamente per transazioni tra controparti che si trovano nella stessa giurisdizione legale.

  • Informazioni sulla firma e accesso ai documenti

  • Le copie dei documenti resi esecutivi tramite firma elettronica contengono firme basate su certificati che aiutano a identificare le parti. Queste copie, compresi i relativi audit trail, possono anche contenere gli indirizzi email delle parti e altre informazioni sui loro Account Google (ad es. identificatori pseudonimi legati all'account), sui dispositivi (ad es. gli indirizzi IP) e altri dati (ad es. ora e data delle firme, ecc.). Chiunque abbia accesso ai documenti resi esecutivi avrà accesso anche a tali informazioni.

  • Utenti in Brasile

  • In questa giurisdizione, potrebbero essere presenti maggiori rischi di applicazione dei documenti resi esecutivi con firma elettronica. Rivolgiti a un legale per verificare se sussistano tali rischi prima di utilizzare la firma elettronica.

  • Limitazione di responsabilità

  • Le informazioni fornite nei presenti Termini aggiuntivi della firma elettronica riguardo la validità o l'applicabilità di contratti o altri documenti firmati in modalità elettronica hanno esclusivamente scopo informativo e non costituiscono parere legale. Google non può garantire e non garantisce che l'utilizzo della firma elettronica genererà un contratto o altro documento valido o applicabile nella tua giurisdizione. Per eventuali domande sull'utilizzo di firme elettroniche e contratti elettronici, devi rivolgerti a un legale nella tua giurisdizione.