Wie Seibert Media Unternehmen mit Google Workspace kollaborativer macht

Effiziente Zusammenarbeit ist das Fundament für den Unternehmenserfolg – das ist das Credo von Seibert Media. Die Wiesbadener Firma, die heute mehr als 230 Mitarbeiter*innen in Deutschland und den USA beschäftigt, unterstützt seit mehr als 25 Jahren Unternehmen dabei, ihre Zusammenarbeit mit der richtigen Software zu verbessern. Als zertifizierter Work Transformation-Spezialist nutzt Seibert Media Google Workspace und andere Google Cloud-Lösungen, um seine Kunden nachhaltig für die Zukunft zu wappnen.

In unserem Interview verraten Paul Herwarth von Bittenfeld, Head of Google Business und Maximilian Boos, Marketing Manager von Seibert Media, welche Herausforderungen die Transformation der Arbeitswelt mit sich bringt, was Unternehmen bei der Einführung digitaler Kollaborationstools beachten sollten und wie ein typisches Cloud-Projekt aussehen kann.

Warum ist die Einführung von Softwarelösungen für bessere Zusammenarbeit so wichtig, und welche Rolle spielt dabei die Beratung?

Um im internationalen Wettbewerb nicht abgehängt zu werden, müssen Unternehmen ihre Prozesse und Arbeitsweisen ständig hinterfragen und an die aktuelle Situation anpassen. COVID-19 hat das besonders deutlich gemacht. Unternehmen, die sich bereits in einem Transformationsprozess befanden, konnten oft schneller reagieren und auf die Arbeit im Homeoffice umstellen. Noch weiter fortgeschrittene Unternehmen konnten mit modernen Tools nicht nur ihr bestehendes Geschäft am Leben erhalten, sondern Innovationen treiben und in Rekordzeit neue Geschäftsfelder erschließen. 

Es hilft allerdings nichts, neue Tools einzuführen, wenn niemand damit umzugehen weiß. Ein starker Beratungspartner kann dabei helfen, nicht nur die technische Umstellung auf neue Software zu ermöglichen, sondern sorgt mit einem ganzheitlichen Ansatz auch für langfristige Verbesserungen im Unternehmen.

Was sind die größten Herausforderungen bei dieser Transformation?

Tatsächlich ist die größte Herausforderung, alle Mitarbeiter*innen mitzunehmen und Begeisterung für die Transformation zu entfachen. Ein gewisser Widerstand gegen Neues ist ja normal. Deshalb ist es wichtig, die konkreten Use Cases der Teams zu verstehen und ihnen effizientere Lösungen aufzuzeigen, wie hier am Beispiel der Sekretär*innen. Doch auch bei der technischen Transformation gibt es oft Schwierigkeiten. Ein gutes Beispiel ist die teils kuriose Verwendung klassischer Dokumente mit komplizierten Formeln und Funktionen. Auch hier ist es wichtig zu verstehen, was die Mitarbeiter*innen eigentlich damit erreichen wollen und dann gemeinsam zu schauen, ob es nicht auch einen besseren Weg gibt – mit Google Workspace beispielsweise.

Warum empfehlen Sie Google Workspace, und welche Funktionen sind für Ihre Teams besonders wertvoll?

Wir nutzen Google Workspace schon lange selbst und erleben, dass die Arbeit damit einfach flüssiger vorangeht. Mit Gmail, Chat, Meet und Kalender ist es so einfach wie nie, mit Kolleg*innen von überall aus zu kommunizieren. Wir nutzen intern schon seit Jahren kaum noch E-Mails, da die Kommunikation via Chat viel schneller ist. Bei komplexen Themen starten wir schnell eine Videokonferenz mit Google Meet und teilen diese per Link mit allen Beteiligten. Es muss nichts heruntergeladen oder installiert werden. Auch neue Mitarbeiter*innen finden sich schnell mit den Tools zurecht und die Zusammenarbeit mit Externen in gemeinsamen Dokumenten funktioniert reibungslos. Unsere IT freut sich wiederum über das einfache zentrale Management und zusätzliche Sicherheitsfunktionen, wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Wie gehen Sie bei einem Google Workspace-Projekt vor und was sollten Unternehmen dabei berücksichtigen?

Zu neuen Anwendungen zu migrieren sollte nicht bedeuten, dass Unternehmen bloß in neuen Tools aber mit denselben Daten und Prozessen arbeiten. Es bietet die Chance, bisherige Herangehensweisen und Prozesse zu hinterfragen und sie effizienter und effektiver zu gestalten. Dafür ist der Ansatz der Customer Success Methodology sehr hilfreich. Hierbei geht es darum, aus möglichst jedem Bereich des Unternehmens sogenannte Google Guides zu benennen. Diese Guides können schon früh konkrete Anwendungsfälle aus ihren Fachbereichen ins Projektteam bringen und später die Kolleg*innen mit ihrer Expertise unterstützen. Denn es ist wichtig, neben klassischen Schulungen auch freiere Formate anzubieten, in denen Mitarbeiter*innen dazu ermutigt werden, selbst aktiv zu werden während wir ihnen als Partner für gezielte Fragen zur Seite stehen.

Können Sie ein Beispiel für eine erfolgreiche Transformation nennen?

Die Einführung von Google Workspace bei NGK SPARK PLUG ist ein schönes Beispiel. Der Automobilzulieferer ist in der EMEA-Region mit 15 Standorten vertreten und litt unter veralteten Kommunikationstools und einer dezentralen Infrastruktur, was die die standortübergreifende Zusammenarbeit bremste. Mit Tools wie Google Chat und Meet konnte das Unternehmen seine Kommunikation enorm beschleunigen. Bereits drei Monate nach der Migration zählte NGK über 10.000 Google Meet-Sessions mit einer Gesamtdauer von mehr als 251.000 Minuten. Seit Auftreten der Pandemie musste NGK trotz Homeoffice-Pflicht keine Produktivitätsrückgänge verzeichnen. Weitere solcher Beispiele finden Sie auf unserer Website.

Auf welche Google Cloud-Lösungen sind Sie neben Google Workspace noch spezialisiert?

Unser Fokus liegt auch hier auf Services, die Teams dabei helfen, besser zusammenzuarbeiten und bessere Entscheidungen zu treffen. Eine wichtige Grundlage dafür sind Daten. Nur wenn Teams verstehen, was der Markt und die Kund*innen benötigen, können sie auch ein passendes Produkt entwickeln. Daher unterstützen wir Unternehmen im Bereich Data Analytics.

Ein weiteres Themenfeld, das gut zur Einführung von Google Workspace passt, ist die Modernisierung bestehender Infrastruktur. Für die flexible Zusammenarbeit sind nicht nur eine einfache Kommunikation und der gemeinsame Zugriff auf Google-Dokumente wichtig, sondern auch die Verfügbarkeit anderer Systeme wie CRM oder das Warensystem. Auch hierbei unterstützen wir Unternehmen auf ihrem Weg in die Cloud.

 Wie sieht eine typische Google Cloud-Transformation mit Seibert Media aus?

Wir untergliedern sie in vier Phasen. In der ersten Phase, Excite, unterstützen wir Kunden dabei, das Projekt intern zu verkaufen, also Stakeholder zu aktivieren und Begeisterung zu entfachen. Schon in der zweiten Phase, Enable, geht es praktisch zur Sache. Hier rekrutieren und schulen wir zunächst Mitarbeiter*innen aus jedem Bereich des Unternehmens, mit deren Hilfe wir mögliche Stolpersteine früh identifizieren. Mit der Umsetzung der technischen Migration, unter Begleitung von internen Kommunikationskampagnen und Schulungen, wird dann die Software unternehmensweit ausgerollt.

Für den langfristigen Erfolg sorgen nach dem eigentlichen Roll-out die Phasen Expand und Embed. Hierbei fördern wir die Akzeptanz der Transformation im Unternehmen und bringen Mitarbeiter*innen zusammen, um weitere Potenziale für Anwendungsfälle und Geschäftsprozesse zu identifizieren, zu implementieren und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Wo können Interessierte mehr über Seibert Media erfahren?

Neben unserer Unternehmenswebsite und unserer Website zur Google-Partnerschaft sind wir auch auf LinkedIn, Facebook, Twitter und Instagram vertreten. Auf YouTube sind wir ebenfalls sehr aktiv und versuchen, mit Vorträgen von unseren Events, Tutorials und Updates rund um Google Workspace und die Google Cloud hilfreiche Informationen zu vermitteln.

Bitte beschreiben Sie die ‘Magie von Google Cloud’ in drei Worten.

Gamechanger, agil, schnell.

Egal, ob Sie noch am Anfang der Transformation Ihrer Arbeitsumgebung stehen oder bereits digital zusammenarbeiten: Im Google Cloud-Partnernetzwerk finden Sie die nötige Unterstützung von zertifizierten Teams, um Ihr Unternehmen für die hybride Arbeitswelt zu rüsten. Mehr über unser Partnerprogramm erfahren Sie hier.