Zeit sparen und fokussiert bleiben – mit Google Workspace und Gmail

Die Pandemie hat es zu einer Notwendigkeit gemacht, dass Millionen Menschen von zu Hause aus arbeiten. Viele von uns haben daher mehr Zeit in Videokonferenzen und mit Textnachrichten verbracht, um weiterhin mit Kolleginnen und Kollegen in Kontakt zu bleiben. Als das Wohnzimmer plötzlich zum Arbeitsplatz umfunktioniert wurde, gerieten berufliche und private Verpflichtungen mitunter in Konflikt. Wir mussten neue Wege finden, um unsere Zeit und Aufgaben bestmöglich einzuteilen und den Kontakt zu anderen aufrechtzuerhalten. 

Darüber hinaus nahm die Anzahl versendeter geschäftlicher E-Mails während der Pandemie zu. Wir haben mehr E-Mails an eine größere Zahl von Empfänger*innen und oftmals außerhalb unserer gewohnten Arbeitszeiten verschickt. Eine Studie der Organizational Behavior Unit der Harvard Business School befasste sich mit Statistiken zum E-Mail-Versand. Hierfür wurden das E-Mail-Aufkommen acht Wochen vor Beginn des pandemiebedingten Lockdowns sowie acht Wochen danach untersucht. Die Studie kam zu dem Ergebnis, dass Mitarbeiter*innen 5,2 % mehr E-Mails pro Tag verschickten, dass E-Mails an 2,9 % mehr Empfänger*innen verschickt wurden und dass auch außerhalb der Arbeitszeit etwa 8,3 % mehr E-Mails versendet wurden. 

Viele der neuesten Funktionen von Google Workspace dienen dem Ziel, Menschen dabei zu unterstützen, Zeit einzusparen, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren und diese effizienter zu verwalten – sei es durch intelligente E-Mail-Funktionen, Textvorschläge, Google Assistant, segmentierbare Arbeitszeiten oder Suchvorschläge. Mit all diesen Funktionen kann pro Person und Jahr ein ganzer Arbeitsmonat eingespart werden, sodass Sie weniger Zeit für die Verwaltung von Tools aufwenden müssen und Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche bleibt. 

Sehen wir uns einmal genauer an, wie Gmail Ihnen helfen kann, Ihre Zeit und Aufgaben besser aufzuteilen.

2. Bleiben Sie produktiv, auch wenn Sie offline sind. Gmail Offline gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails zu lesen, darauf zu antworten, sie zu löschen und zu durchsuchen, auch wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Sobald eine E-Mail im Offline-Modus versendet wurde, wird links der Postausgang angezeigt. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt eine Verbindung verfügbar ist, sendet Gmail die Nachrichten automatisch. So können Sie auch im Offline-Modus stets produktiv arbeiten. 

3. Mithilfe von Tasks in Gmail bleiben Sie immer organisiert und konzentrieren sich zunächst auf das Wichtigste. Mit dieser Funktion können Sie mit nur einem Klick E-Mails in Aufgaben konvertieren. Aufgaben mit Fälligkeitsdatum werden automatisch in der Google Kalender App angezeigt. Ist eine Aufgabe erledigt, können Sie diese abhaken. Dank der praktischen Platzierung direkt in der Seitenleiste können Sie Aufgaben erstellen, anzeigen und verwalten, ohne Gmail zu verlassen.

4. Nutzen Sie Ihre Zeit, um innovativ zu sein. Mit der Funktion E-Mail-Vorlagen erstellen von Gmail können Sie standardisierte E-Mail-Nachrichten aufsetzen, die dann schnell nachbearbeitet und in wenigen Sekunden an verschiedene Empfänger*innen versendet werden können. Wenn dieses Feature für Sie interessant klingt, gefallen Ihnen vielleicht auch die Funktionen Intelligente Antworten und Intelligentes Schreiben, die Ihnen weitere Möglichkeiten bieten, E-Mails schneller zu verfassen und darauf zu antworten.

6. Blenden Sie mit der Gmail-Funktion „Ignorieren“ irrelevante E-Mails aus. Da wir sicher alle schon einmal den Überblick durch unnötige E-Mail-Konversationen verloren haben, haben wir die Gmail-Funktion Ignorieren entwickelt. Mit nur zwei Klicks können Sie E-Mail-Konversationen ausblenden, die nicht relevant sind oder die Sie nicht mehr interessieren. Sämtliche künftigen Antworten auf diese Konversationen werden zwar weiterhin empfangen, jedoch automatisch archiviert und nicht in Ihrem Posteingang angezeigt, sodass Sie sich ganz auf andere Dinge konzentrieren können. Falls Sie beschließen sollten, sich wieder an der E-Mail-Konversation zu beteiligen, können Sie diese ebenso einfach wieder aktivieren.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie in Google Workspace Zeit sparen und intelligenter arbeiten können, abonnieren Sie unseren YouTube-Kanal, auf dem Ihnen Google Productivity Advisor Laura Mae Martin die neuesten Tipps und Tricks verrät. Informieren Sie sich außerdem über die Tastenkombinationen in Google Workspace und finden Sie weitere Informationen im Google Workspace-Schulungscenter. Unser Webinar „Wie Unternehmen flexible Arbeitsmodelle erfolgreich implementieren“, welches Ihnen auf Abruf zur Verfügung steht, bietet Ihnen weitere Einblicke in die Funktionalitäten von Google Workspace.