8 Tipps für effizientes Arbeiten im Homeoffice

Aufgrund der aktuellen Situation sind viele Mitarbeiter von zahlreichen Unternehmen im Homeoffice und überlegen, wie sie ihre Teams trotzdem effizient vernetzen. Zahlreiche Kunden haben uns nach Empfehlungen gefragt, wie sie ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben können, produktiv zu arbeiten. Deshalb haben wir hier einige Best Practices für Sie zusammengestellt. 

Mitarbeiter richtig vorbereiten

Bevor Mitarbeiter zum Homeoffice übergehen, sollten Sie dafür sorgen, dass alle die richtigen Tools zur Hand haben und alle Einstellungen entsprechend konfiguriert sind. Auch können Sie einige zusätzliche Maßnahmen im Vorfeld treffen:

1. Erstellen Sie einen Teamalias, über den alle einfach kommunizieren können. Mithilfe einer E-Mail-Liste, die alle Teammitglieder enthält, können Sie Informationen umgehend teilen. Für akuten Diskussionsbedarf ist ein Chatroom hervorragend geeignet.

2. Legen Sie Freigabeberechtigungen für wichtige Dokumente so fest, dass entsprechende Mitarbeiter Bearbeitungs- oder Kommentarzugriff haben. Sie können auch eine geteilte Ablage erstellen, in der Teammitglieder Dateien zentral speichern, durchsuchen und auf jedem Gerät öffnen können.

3. Planen Sie Termine bereits jetzt, um später in Verbindung zu bleiben. Erstellen Sie zeitnah Einladungen in Google Kalender sowie eine Terminübersicht und fügen Sie den Einladungen relevante Dokumente hinzu. Außerdem sollten sich alle mit der Nutzung von Videokonferenzen vertraut machen.

Sich gut organisieren und in Verbindung bleiben 

Nachdem Sie Ihr Team auf die Arbeit im Homeoffice vorbereitet haben, folgen hier einige Tipps, wie Sie alle Beteiligten auf dem neuesten Stand halten:

4. Bleiben Sie über tägliche Meetings in Verbindung. Im Homeoffice können sich Mitarbeiter schnell isoliert fühlen. Da sind Videokonferenzen eine gute Möglichkeit. Nutzen Sie wenn möglich die Kamera, um sich gegenseitig zu sehen, präsentieren Sie relevante Inhalte und stellen Sie Fragen, um die Unterhaltung in Gang zu bringen. Wenn aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen nicht alle Mitarbeiter teilnehmen können, haben Sie die Möglichkeit, Videokonferenzen aufzuzeichnen. Sie sollten sich vorher jedoch bei den Teilnehmern erkundigen, ob diese damit einverstanden sind

5. Informieren Sie Ihr Team regelmäßig über Ziele und Updates. Über einen Chat oder über ein freigegebenes Dokument, das von allen aktualisiert werden kann, bleibt jeder auf dem neuesten Stand und sieht, was gemeinsam erreicht wurde und was noch zu tun ist. Sie können auch eine interne Website einrichten, auf der Sie wichtige Informationen und Ressourcen mit dem Team teilen oder unternehmensweit verfügbar machen. 

6. Verhalten Sie sich als wären Sie im Büro. Auch jemand, der im Homeoffice arbeitet, hat unter Umständen sehr viel zu tun. Prüfen Sie die Verfügbarkeit im Kalender, bevor Sie Termine planen und erkundigen Sie sich, ob es der anderen Person passt, wenn Sie einen Chat beginnen. Sie können Ihre Kollegen über Ihre Verfügbarkeit informieren, indem Sie in Google Kalender Ihre Arbeitszeit und Verfügbarkeit festlegen. Teammitglieder, die außerhalb dieser Zeit einen Termin planen, erhalten eine entsprechende Benachrichtigung.

Effizient im privaten WLAN arbeiten

Viele Mitarbeiter teilen sich die private Internetverbindung mit den anderen Personen in ihrem Haushalt, die diese für ihre Zwecke benötigen. Hier einige Tipps, wie Sie trotzdem effizient arbeiten können:

7. Je weniger Videos gestreamt werden, desto besser. Sie haben viele Möglichkeiten, um mit Ihrem Team in Verbindung zu bleiben – ein Chatroom, ein gemeinsames Dokument, ein kurzes Formular oder eine Telefonkonferenz. Wählen Sie die Option, die für Sie am besten geeignet ist, insbesondere, wenn Sie Ihre Internetverbindung mit mehreren Personen teilen.

8. Finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert. Dazu müssen Sie möglicherweise einige Möglichkeiten ausprobieren. Lesen Sie den Blogpost 6 Tipps für effizientere Videoanrufe im Homeoffice durch. Hier erfahren Sie beispielsweise, wie Sie Untertitel aktivieren, sodass Sie das Gesprochene in Echtzeit mitlesen können.