Prompts schreiben leicht gemacht

Schnelleinstieg – Effektive Prompts schreiben

Effektive Prompts schreiben
Administrativer Support
- Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten
- Beispielanwendungsfälle
  - Führungskräfte in der Verwaltung und leitende Geschäftspartner*innen
Kommunikation
- Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten
- Beispielanwendungsfälle
  - PR-Arbeit
  - Manager*in im Bereich Kommunikation
Kundenservice
- Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten
- Beispielanwendungsfälle
  - Manager oder Mitarbeiter im Kundenservice
  - Kundensupport-Fachkraft
Führungskräfte
- Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten
- Beispielanwendungsfälle
Management von Frontline-Beschäftigten
- Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten
- Beispielanwendungsfälle
  - Einzelhandelsfachkraft
  - Lagerfachkraft
Personalwesen
- Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten
- Beispielanwendungsfälle
  - Personalvermittler*innen
  - Personalleitung
Marketing
- Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten
- Beispielanwendungsfälle
Projektmanagement
- Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten
- Beispielanwendungsfälle
  - Projektmanager*in
  - Manager*in für technische Projekte
Vertrieb
- Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten
- Beispielanwendungsfälle
Kleine Unternehmen
- Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten
- Beispielanwendungsfälle
  - Inhaber
Start-ups
- Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten
- Beispielanwendungsfälle

Projektmanagement

Bei der Leitung komplexer, sich ständig weiterentwickelnder Projekte ist es Ihre Aufgabe, Zeitpläne einzuhalten, Teams zu koordinieren und dafür zu sorgen, dass Ihre Programme die beabsichtigte Wirkung erzielen.

In diesem Abschnitt finden Sie einfache Möglichkeiten, wie Sie Prompts in Ihre täglichen Aufgaben einbauen können.

Erste Schritte

Lesen Sie sich zuerst die allgemeinen Tipps zum Schreiben von Prompts im Abschnitt Effektive Prompts schreiben durch.

Zu jedem der folgenden Prompts wird ein bestimmtes Szenario geschildert, das als Inspiration für die Arbeit mit Gemini für Google Workspace dienen soll. Das Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten veranschaulicht, wie Sie basierend auf der anfänglich generierten Antwort weitere Prompts schreiben können.

Prompt-Beispiel mit mehreren Schritten

Anwendungsfall:

Akzeptanztests erstellen

Ihr Team hat das Registrierungsformular für eine neue Website fertiggestellt und nun müssen Sie einige Akzeptanztests erstellen. Dazu öffnen Sie als Erstes die Gemini App und geben folgenden Prompt ein:

Legende
Aufgabe
Kontext

Create a table with 10 user acceptance tests (UAT)

for the website registration form.

Create a table with 10 user acceptance tests (UAT)

for the website registration form.

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Gemini App

Ein Mitglied des Projektmanagement-Teams schreibt einen Prompt für Gemini, um zehn Akzeptanztests zu erhalten. Gemini gibt eine Tabelle mit den Tests zurück.

Die Ergebnisse liefern einen brauchbaren Ausgangspunkt. Sie exportieren sie in eine Google-Tabelle und verfassen dann eine E‑Mail an Ihre Kollegin, die die Akzeptanztests durchführt. Sie möchten der Kollegin erklären, was sie tun soll. Also führen Sie das Gespräch mit Gemini weiter. Sie schreiben:

Legende
Aufgabe
Kontext

Draft an email

to [my colleague] who is running this UAT and explain what they need to do next.

Draft an email

to [my colleague] who is running this UAT and explain what they need to do next.

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Gemini App

Das Teammitglied schreibt einen Prompt für Gemini, eine E‑Mail zu erstellen, in der die nächsten Schritte für die Akzeptanztests erläutert werden. Gemini entwirft eine E‑Mail.

Der E‑Mail-Entwurf bildet eine gute Grundlage. Sie exportieren ihn also in Gmail und nehmen dort die nötigen Änderungen vor, bevor Sie die Nachricht an Ihre Kollegin senden.

Beispielanwendungsfälle

Projektmanager*in

Anwendungsfall:

Über den Projektstatus informieren

Sie haben gerade ein langes Telefonat mit allen Projektbeteiligten geführt und möchten nun zusammenfassen, was besprochen wurde, und die zugewiesenen Aufgaben festhalten. In dem Google-Dokument mit dem Transkript der Besprechung geben Sie folgenden Prompt für Gemini in Docs ein:

Summarize this call transcript in a short paragraph. In bullet points, highlight the action items, decisions made, and owners for each item based off of [call transcript].

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Gemini in Google Docs

Sie müssen Ihre Vorgesetzte oder Ihren Vorgesetzten auf den neuesten Stand bringen. Dazu möchten Sie eine E‑Mail mit Informationen über den Projektstatus entwerfen. Sie öffnen ein neues Dokument in Google Docs und wählen Formuliere für mich aus. Sie geben folgenden Prompt für Gemini ein:

Draft a project status update email template to send to my manager. Include sections for a summary of key accomplishments this week, any challenges faced, and the top three priorities for next week.

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Gemini in Google Docs

Das Team hat die wichtigsten Meilensteine bereits eine ganze Woche früher erreicht. Es war ein anspruchsvolles Projekt und Sie möchten alle versammeln, um gemeinsam zu feiern. Sie öffnen Gmail, wählen Formuliere für mich aus und schreiben folgenden Prompt für Gemini:

Write an invitation for a team lunch to celebrate the progress made on a project and include [date, time, and location]. Thank them for all of their hard work and acknowledge that this has been a challenging project.

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Gemini in Gmail

Anwendungsfall:

Projektrückblick erstellen

Sie haben gerade ein Projekt abgeschlossen und die Geschäftsleitung hätte gern einen Projektrückblick. Dafür möchten Sie Feedback vom gesamten Team einholen. Sie öffnen ein Dokument in Google Docs, wählen Formuliere für mich aus und geben folgenden Prompt für Gemini ein:

I need to write a report detailing the successes, failures, and lessons learned from [project]. Draft a list of 20 questions to guide a cross-team process investigation. Include questions to uncover what worked, what didn’t, specific process breakdowns, technical issues, communication gaps, or any other potential contributing factors to the problem or success of the project.

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Gemini in Google Docs

Die von Gemini ausgegebenen Fragen liefern Ihnen einen guten Einstieg. Sie bearbeiten sie und teilen das Dokument dann mit dem Team. Nachdem Sie das Feedback von allen erhalten haben, möchten Sie sich beim Erstellen eines strukturierten Berichts unterstützen lassen. In Google Docs wählen Sie Formuliere für mich aus und schreiben folgenden Prompt für Gemini:

Summarize this document in two paragraphs. Include high-level information about the project’s goals, the main contributors, the outcomes of the project, and any key successes or failures.

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Gemini in Google Docs

Anwendungsfall:

Tracker für potenzielle Probleme und dazugehörige Kommunikation erstellen

Sie müssen einen Tracker erstellen, um potenzielle Projektrisiken festzuhalten und zeitnah zu beseitigen. Sie möchten möglichst schnell eine Vorlage generieren. Also öffnen Sie eine neue Google-Tabelle und geben in der Seitenleiste folgenden Prompt für Gemini ein:

Create a spreadsheet to track project issues, including descriptions, status, assigned owner, and action items for resolution.

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Gemini in Google Sheets

Sie möchten bereits vor dem Projektstart standardisierte Kommunikationsvorlagen erstellen, beispielsweise eine E‑Mail, die Sie versenden können, wenn ein Problem auftritt. Also öffnen Sie ein neues Dokument in Google Docs, wählen Formuliere für mich aus und geben folgenden Prompt ein:

Draft an email template to announce when an issue arises and include causes, solutions, and timelines to resolve it.

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Gemini in Google Docs

Die von Gemini ausgegebene Vorlage gefällt Ihnen und Sie möchten noch eine weitere erstellen, die sich nur minimal von der ersten unterscheidet. Sie wählen im selben Google-Dokument erneut Formuliere für mich aus und schreiben folgenden Prompt:

Draft an email template to a stakeholder to escalate a critical project issue, outlining the impact and proposed solution.

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Gemini in Google Docs

Manager*in für technische Projekte

Anwendungsfall:

Arbeitsablaufpläne erstellen

Sie sind bei einem Software-Launch für das technische Projektmanagement zuständig. Sie haben den Umfang des Projekts bereits dokumentiert. Als Nächstes möchten Sie einen Workstream-Tracker und einen Zeitplan für einzelne Aufgaben erstellen. Sie öffnen die Gemini App und geben folgenden Prompt ein:

I am a [technical project manager] at [company] overseeing [project and brief project description]. The project has the following scope: [scope]. Our project goals are: [project goals]. Our project deliverables are: [project deliverables]. Our budget is [budget], and our delivery date is [delivery date]. Help me create a workback schedule to keep the team on track. Include dates for key milestones and demos.

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