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Historia del cliente

Forus da un gran salto tecnológico con Google Workspace para potenciar el trabajo colaborativo

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“Pasamos de no saber cómo trabajar de manera productiva a colaborar como una comunidad unida de casi 3,500 integrantes, todo gracias a Google Workspace. Estas apps nos han llevado a dimensiones que nunca hubiéramos imaginado en tecnología”.

—Andrés Vizcarrondo, Chief Digital Officer, Forus
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Fundada en Chile en 1980, Forus comenzó como una empresa familiar y llegó a convertirse en la distribuidora sudamericana de algunas de las marcas más prestigiosas de calzado e indumentaria del mundo, como Under Armour, Columbia, Patagonia, Hush Puppies y Vans. Con más de 3.400 colaboradores y casi 400 tiendas en 4 países, el equipo de Forus buscaba una forma de colaborar eficazmente, en tiempo real y de forma asincrónica.

Funciones utilizadas
Calendar
Docs
Gemini
Sheets
Slides
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“Pasamos de no saber cómo trabajar de manera productiva a colaborar como una comunidad unida de casi 3,500 integrantes, todo gracias a Google Workspace. Estas apps nos han llevado a dimensiones que nunca hubiéramos imaginado en tecnología”.

—Andrés Vizcarrondo, Chief Digital Officer, Forus

Resultados con Google Workspace

  • Promover el trabajo en equipo a través de una colaboración más ágil

  • Mejorar la comunicación entre empleados y aumentar la eficiencia, la productividad y el equilibrio entre la vida laboral y personal

  • Garantizar un manejo seguro de la propiedad intelectual y los datos de la organización

  • Aumentar los niveles de adopción y satisfacción de los empleados con un socio de gestión del cambio

Una misión y un desafío

Con más de 3.400 integrantes distribuidos en más de 3.500 kilómetros, los equipos de Forus se sentían aislados y necesitaban una mayor conexión entre sí. La distribuidora sudamericana de calzado e indumentaria utilizaba tecnología que obstaculizaba la colaboración y comunicación entre la sede central en Chile, y las tiendas y oficinas ubicadas en Perú, Uruguay y Colombia.

Andrés Vizcarrondo, Chief Digital Officer de Forus, cuenta que los equipos de ventas de la empresa están en constante movimiento; se trasladan de las oficinas a las tiendas y también a las oficinas de los clientes. "No solo necesitamos colaborar en tiempo real", afirma, "sino también sincronizar el trabajo que hacemos fuera una vez que volvemos a conectarnos. Pero esto es algo que no podíamos hacer de manera eficiente, y a veces ni siquiera podíamos concretarlo". 

Antes de adoptar Google Workspace, la empresa dependía de programas de productividad desactualizados y aplicaciones locales que limitaban la comunicación únicamente a correos electrónicos y llamadas telefónicas. Compartir documentos era un verdadero dolor de cabeza. "Trabajar con diferentes husos horarios hace que sea muy difícil conversar fuera del horario de oficina", comenta Vizcarrondo. "Se podría decir que colaborar en cualquier tipo de archivo (y gestionar múltiples versiones) era prácticamente una misión imposible". 

A pesar de estos obstáculos, algunos empleados e integrantes del equipo directivo de mayor antigüedad se mostraban reticentes al cambio y a la curva de aprendizaje que suele acompañar la adopción de nuevas tecnologías. Forus necesitaba herramientas intuitivas y fáciles de usar que fomentaran el trabajo colaborativo y, al mismo tiempo, crearan un sentido de comunidad entre equipos de cuatro países diferentes.

Marcas-Forus

Forus distribuye calzado e indumentaria de marcas prestigiosas, como Under Armour, Columbia, Patagonia, Hush Puppies y Vans.

La transición a Google Workspace

Vizcarrondo se contactó con el equipo de Google, donde le recomendaron los servicios de Noventiq, Premier Partner de Google Cloud, para acompañar la implementación de Google Workspace en Forus. Como especialista en gestión del cambio, el equipo de Noventiq le explicó a Forus las ventajas de Google Workspace antes del despliegue, para abordar cualquier objeción que pudiera existir. Luego, se encargó de los aspectos técnicos de la adopción y de acompañar los cambios en la cultura organizacional.

En tan solo seis meses, más del 70% de los empleados de Forus ya utilizaba Google Workspace.  

"Cuando cada país gestionaba sus propios documentos en sus propios sistemas, la información estaba aislada y a menudo terminábamos creando más problemas de los que resolvíamos", recuerda Vizcarrondo. "Ahora podemos escribir textos en Presentaciones mientras otras personas se encargan de darles forma y de las tareas de diseño. Google Workspace nos proporciona un conjunto unificado de herramientas que crea un sentido de comunidad, lo que nos ayuda a trabajar de manera colaborativa y garantizar la coherencia entre los documentos compartidos".

La posibilidad de comentar en Documentos, Presentaciones y Hojas de cálculo nos resulta particularmente útil para agilizar los nuevos flujos de trabajo no lineales.

El equipo de TI de Forus también aprovecha los beneficios de Google Workspace. En lugar de lidiar con diferentes servidores y clientes de correo, y con diversas licencias de software en cada país, migrar a una única plataforma hizo que la administración de los sistemas fuera más fácil y menos costosa. Luego de la implementación en Chile y Colombia, el siguiente paso es desplegar las soluciones para los equipos en Uruguay y Perú.

Google Workspace también mejoró la seguridad de los datos en Forus. "Como empresa que cotiza en bolsa, estamos obligados a ser muy cautelosos con la información que compartimos", señala Vizcarrondo. Los datos solían enviarse a través de correos electrónicos personales o unidades de almacenamiento portátil, pero Google Workspace mantiene todos los datos en los servidores de Forus y ofrece privilegios granulares para que el equipo de TI administre los permisos de acceso. 

"Las herramientas no solo nos brindan un entorno de datos seguro sino también más tranquilidad a la hora de trabajar", afirma Vizcarrondo. "Hemos logrado dejar atrás la necesidad de contar con copias impresas de contratos y acuerdos de confidencialidad, lo que a su vez representa un enorme ahorro de costos". 

Además, la implementación de Google Workspace también mejoró el equilibrio entre la vida laboral y personal dentro de la empresa. Según una encuesta realizada luego de la adopción, las puntuaciones de satisfacción de los empleados aumentaron considerablemente.

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Google Workspace ayuda a los equipos de Forus, distribuidos en varios países, a trabajar más rápido y en conjunto.

Con la mirada puesta en el futuro

Si bien en Forus las apps más populares son Documentos, Presentaciones, Hojas de cálculo y Calendar, algunos de los empleados más ansiosos por experimentar nuevas tecnologías han comenzado a usar Gemini para Google Workspace. De hecho, Vizcarrondo utiliza Gemini para redactar y resumir sus correos, una tarea que le resultaba particularmente desafiante. "Gemini también nos ayuda a extraer datos de fuentes externas para incorporarlos automáticamente en las Hojas de cálculo de Google Workspace".

Según Vizcarrondo, muchas otras empresas podrían beneficiarse ampliamente de todo lo que ofrece Google Workspace, y agrega que contar con el respaldo del socio correcto para hacer la transición fue una decisión totalmente acertada. "Debíamos superar nuestro miedo al cambio, cerrar los ojos y dar un salto de fe", explica. "Sabíamos que el camino iba a ser sinuoso, pero gracias al apoyo de Google Workspace y de Noventiq, logramos todo lo que nos propusimos".

Google Cloud Partner

Noventiq