El Gobierno del Estado de Puebla aumenta la colaboración y la eficiencia y garantiza la seguridad y productividad de los empleados públicos durante la pandemia de Covid-19 con Google Workspace.
El Gobierno del Estado de Puebla, donde se encuentra la quinta ciudad más grande de México y residen 6.5 millones de personas, está compuesto por 17 dependencias, incluidas las Secretarías de Administración, Trabajo, Turismo, Economía, Cultura, Transporte, Infraestructura, Educación y Salud.
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México
El Gobierno del Estado de Puebla aumenta la colaboración y la eficiencia y garantiza la seguridad y productividad de los empleados públicos durante la pandemia de Covid-19 con Google Workspace.
Resultados de Google Workspace
La adopción de Google Meet por parte de los usuarios aumentó 4,000% en 6 meses.
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Mejoraron la colaboración y la productividad en todos los niveles de gobierno.
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Aumentó la eficiencia de los servicios públicos, como los bancos de alimentos.
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Las actividades del gobierno continuaron sin interrupciones durante la pandemia de Covid-19.
Puebla, uno de los estados más lindos y uno de los centros industriales más importantes de México, es el primer estado del país en lanzar una iniciativa formal de gobierno digital para que los servicios sean más accesibles y adecuados para la población. Este compromiso innovador lo está impulsando el Subsecretario de Transparencia y Gobierno Digital, quien supervisa la infraestructura tecnológica y la estrategia de datos del estado de Puebla. Uno de sus objetivos principales es brindar herramientas digitales a las dependencias para ayudar a los empleados a realizar sus tareas diarias de forma más eficiente y mejorar la calidad de vida de cada ciudadano.
Hasta hace unos años, el seguía funcionando de la misma manera que durante décadas. Las reuniones se celebraban en persona, los procesos todavía se tramitaban en papel y los empleados perdían mucho tiempo enviando múltiples iteraciones de documentos una y otra vez. Los funcionarios electos de Puebla querían trabajar de forma más eficiente e inteligente, reforzar las habilidades y conocimientos digitales de los empleados públicos y aumentar los estándares de eficiencia y transparencia del estado.
Con el fin de prepararse para el futuro, el Subsecretario de Transparencia y Gobierno Digital comenzó a buscar un conjunto de herramientas que permitiera el trabajo remoto colaborativo. Sin embargo, como las 17 dependencias presentaban distintos niveles de madurez digital, esas herramientas debían ser flexibles y fáciles de usar.
"Estamos tratando de cambiar la cultura con herramientas digitales que permitan a las personas trabajar de forma más rápida y sencilla", comenta Alejandro Sauret, asesor del Subsecretario de Transparencia y Gobierno Digital. "Sin embargo, para que esto fuera posible, necesitábamos convencer a todos los empleados de que aceptar nuevas aplicaciones digitales podía ayudarlos a aumentar su productividad".
Una adopción rápida impulsada por herramientas intuitivas
“Los empleados públicos intuían que Google Workspace ofrece maneras eficientes de trabajar y satisfacer las necesidades de la población. Lo entendieron de inmediato. No tuvieron dificultades para programar reuniones virtuales y empezar a colaborar en diversos proyectos.” - Alejandro Sauret, asesor del Subsecretario de Transparencia y Gobierno Digital, Gobierno del Estado de Puebla
Por suerte, varias dependencias ya utilizaban las herramientas de con una fuerte adopción. Sauret y su equipo probaron otras herramientas, pero se dieron cuenta de que los empleados se adaptaron rápidamente a Google Workspace.
"Hay algo en la interfaz de Google Workspace que la hace más intuitiva que otras soluciones", expresa. "Las personas se sentían muy cómodas con las herramientas de Google Workspace, así que vimos el potencial de que tuvieran una buena adopción y satisficieran a los usuarios, lo cual es fundamental".
No bien el Subsecretario de Transparencia y Gobierno Digital decidió estandarizar con Google Workspace, comenzó a capacitar a los usuarios pioneros, conocidos como "campeones", quienes luego capacitaron a otras personas. En su trabajo con Google, el Gobierno del Estado de Puebla también creó un programa de certificación interno para reconocer a los empleados que finalizaban ciertos cursos y motivarlos a obtener más certificaciones. Varios empleados aceptaron las nuevas formas de trabajo con rapidez y la adopción se disparó: en el caso de , aumentó en más de un 4,000% en tan solo seis meses.
"Los empleados públicos intuían que Google Workspace ofrece maneras eficientes de trabajar y satisfacer las necesidades de la población. Lo entendieron de inmediato. No tuvieron dificultades para programar reuniones virtuales y empezar a colaborar en diversos proyectos." - Alejandro Sauret, asesor del Subsecretario de Transparencia y Gobierno Digital, Gobierno del Estado de Puebla
Cómo aumentar la colaboración y la eficiencia
Actualmente, es la herramienta de comunicación oficial del gobierno, con la cual los empleados documentan las interacciones dentro de las dependencias y entre ellas, con los proveedores de servicios y con los ciudadanos. Cuando necesitan interactuar más con otros empleados, y a veces con los ciudadanos, muchos organizan encuentros virtuales a través de Google Meet. Los empleados pueden acceder a las herramientas de Google Workspace desde cualquier dispositivo, lo cual les permite colaborar desde cualquier parte.
"No necesito estar en la oficina, ni siquiera en Puebla, para trabajar", dice Sauret. "La experiencia del trabajo remoto se da sin interrupciones, y ese era nuestro objetivo. Podemos trabajar desde prácticamente cualquier lugar, mantener la productividad y seguir conectados".
Cuando tienen que trabajar en equipo en archivos importantes, como una presentación o un informe para la oficina del gobernador, los empleados suelen colaborar por , ya que pueden acceder de forma rápida y segura a la última versión del documento y ver todos los cambios en tiempo real. Muchas de las intranets del gobierno se administran ahora a través de . Esto permite a los usuarios sin conocimientos técnicos crear recursos de información atractivos y de alta calidad.
Poco a poco, los procesos registrados en papel también se están reemplazando por flujos de trabajo digitales. Por ejemplo, cuando el gobierno de Puebla trabaja con el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia (DIF), una institución de asistencia social, las inscripciones a los comedores y las entregas se coordinan ahora con la ayuda de y . Además de ahorrar tiempo y dinero, el nuevo proceso ayuda al DIF a mejorar el bienestar de las familias mexicanas con más eficiencia.
"Antes, los trabajadores sociales utilizaban hojas, portapapeles y lápices para anotar los pedidos del banco de alimentos y dejar constancia de sus entregas", explica Sauret. "Luego, se tenía que pasar toda la información a una hoja de cálculo a mano. Con los Formularios de Google, les presentamos un mundo nuevo. Ahora pueden registrar la información en el campo con mayor precisión y llenar automáticamente una hoja de cálculo en tiempo real".
Mantener la productividad durante una pandemia
“La innovación con Google Workspace nos dio muy buenos resultados durante la pandemia. Se produjo una explosión en el uso de Google Meet. Demostró ser una forma natural de trabajar en equipo para mantener en funcionamiento los servicios esenciales para la ciudadanía.” - Alejandro Sauret, asesor del Subsecretario de Transparencia y Gobierno Digital, Gobierno del Estado de Puebla
Cuando comenzó la pandemia de COVID-19, el empoderamiento digital y la colaboración remota se volvieron esenciales. Por suerte, el Subsecretario de Transparencia y Gobierno Digital ya había puesto en marcha esas soluciones y capacitado a cientos de personas para usarlas.
"La innovación con Google Workspace nos dio muy buenos resultados durante la pandemia. Se produjo una explosión en el uso de Google Meet. Demostró ser una forma natural de trabajar en equipo para mantener en funcionamiento los servicios esenciales para la ciudadanía." - Alejandro Sauret, asesor del Subsecretario de Transparencia y Gobierno Digital, Gobierno del Estado de Puebla
La posibilidad del trabajo remoto tranquilizó a los empleados públicos durante la pandemia, ya que no tenían que trabajar cerca de otros. También valoraron no tener que levantarse tan temprano para evitar el tránsito y poder dedicar una mayor parte del día a sus familias y a otras actividades.
Como comenta Sauret, "Google Workspace nos permitió afrontar con éxito el hecho de no poder estar todos en el mismo lugar debido al COVID-19. Ha funcionado muy bien. Es gratificante mostrar que nuestras operaciones pudieron seguir su curso gracias al gobierno digital".
Cómo impulsar el gobierno digital
“Estamos teniendo mucho éxito con la implementación de los servicios públicos digitales. Google Workspace permite adoptar nuevas formas de trabajo, lo cual resulta fundamental, ya que buscamos aumentar el acceso a los servicios que los ciudadanos necesitan a diario.” - Christiane Tabe Morales, Directora del Gobierno Digital de la Secretaría de Administración, Gobierno del Estado de Puebla
En la actualidad, todos los niveles del gobierno de Puebla reconocen la importancia de las herramientas digitales, que pasaron de ser "una buena idea" a convertirse en funcionalidades esenciales. Incluso el gobernador Miguel Barbosa Huerta utiliza las herramientas de conferencia virtual para celebrar reuniones diarias con su gabinete y así informar a los ciudadanos sobre las cuestiones importantes del estado.
"Estamos teniendo mucho éxito con la implementación de los servicios públicos digitales. Google Workspace permite adoptar nuevas formas de trabajo, lo cual resulta fundamental, ya que buscamos aumentar el acceso a los servicios que los ciudadanos necesitan a diario." - Christiane Tabe Morales, Directora del Gobierno Digital de la Secretaría de Administración, Gobierno del Estado de Puebla