• Ahorro estimado de 177.156 dólares en costos de licenciamiento de soluciones de ofimática

• 103 iniciativas de automatización desarrolladas en diferentes soluciones incluidas algunas de la suite de Google Workspace, con un ahorro aproximado de 1.888 horas mensuales en 2024

• Mayor seguridad y protección de datos

Grupo Nutresa se enfrentó al desafío de mejorar los aspectos técnicos de su infraestructura relacionados con la comunicación, la colaboración y la productividad, para optimizar los procesos y la eficiencia del equipo.

En ese sentido, necesitaban una solución que les permitiera centralizar la comunicación interna y externa, y facilitar el trabajo colaborativo entre los equipos. Asimismo, otro de los objetivos era mejorar la gestión de métricas y analíticas para optimizar procesos, acceder a herramientas y archivos desde cualquier lugar y dispositivo, y fortalecer la seguridad para mejorar la protección de los datos.

Por otro lado, la empresa también buscaba resolver desafíos de negocio clave en línea con sus capacidades estratégicas de innovación, transformación digital y sostenibilidad. 

En un entorno empresarial dinámico, necesitaban una solución que les permitiera aumentar la agilidad y responder rápidamente a los cambios del mercado. Además, para alcanzar sus metas de innovación, precisaban herramientas que fomentaran la creatividad, la colaboración y el intercambio de ideas. 

Además, como parte de su compromiso con la eficiencia y la sostenibilidad, buscaban soluciones que los ayudaran a eliminar las ineficiencias para ser más competitivos, además de reducir el impacto ambiental.

Luego de realizar una evaluación de soluciones en la nube, entre noviembre de 2017 y febrero de 2018, Grupo Nutresa se abocó a la implementación de Google Workspace como su plataforma central de comunicación y colaboración en todas sus geografías.

Con una adopción inicial de casi 13.000 usuarios, que hoy superan los 16.000, la empresa aplicó las soluciones en diferentes áreas clave de la organización.

En cuanto a la gestión de recursos humanos, herramientas como Formularios les han permitido recopilar información de candidatos y realizar encuestas a empleados para optimizar los procesos de reclutamiento, onboarding, gestión del talento, formación y comunicación interna. Además, con Drive pueden almacenar y compartir documentos confidenciales de forma segura; con Meet realizan entrevistas online, formación y eventos corporativos, y con Calendar programan eventos y gestionan la disponibilidad de los empleados.

En términos de marketing y endomarketing, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones los ayudaron a crear materiales de marketing de manera colaborativa, y Drive permitió a los colaboradores compartir archivos y gestionar activos digitales, todo lo cual mejora la colaboración en campañas, gestión de contenido y análisis de datos. Además, Sites ayudó a la empresa a crear sitios web y landing pages.

Grupo Nutresa también vio mejoras en la comunicación con los clientes, la gestión de oportunidades de venta y el seguimiento de resultados, con soluciones como Gmail, Meet, Hojas de cálculo y tableros de visualización en Looker Studio, y en la comunicación interna y la gestión de información, con herramientas como Chat. 

El área de Producción fue otro de los sectores en los cuales las soluciones de Google Workspace hicieron la diferencia. Con Chat y Meet, fueron capaces de mejorar la comunicación en tiempo real entre los equipos administrativos de producción, y realizar videoconferencias con proveedores y socios. Las Hojas de cálculo y los tableros de visualización en Looker Studio les permitieron realizar un seguimiento de la producción y el control de inventario, y con Drive comparten información y documentos relevantes para la producción.

Finalmente, Google Workspace les permitió facilitar la organización, promoción y gestión de eventos corporativos a gran escala, como congresos, conferencias y lanzamientos de productos. 

En este sentido, Calendar agilizó la gestión de agendas, invitaciones y recordatorios, y Meet les permitió transmitir en vivo los eventos y realizar sesiones interactivas con los participantes. Además, con Formularios, recopilaron información de los asistentes y realizaron encuestas de satisfacción, con Sites crearon sitios web del evento, y con los tableros de visualización en Looker Studio pudieron disponibilizar métricas de estos eventos a toda la organización. Además, Apps Script los ayudó a automatizar la creación de eventos en el calendario, consolidar asistencias y enviar invitaciones personalizadas.

En el 2022 Grupo Nutresa desarrolló su estrategia interna de adopción de las herramientas de google Workspace a través de los eventos corporativos de google week y Google Challenge, donde Google es un actor clave al facilitar expertos de talla mundial para los keynotes, webinar o talleres definidos en la agenda del evento. En el 2024 este evento contó con 39 eventos, 13,394 asistencias totales que correspondientes a 3.359 colaboradores de las diferentes compañías.

Desde 2023, Grupo Nutresa incorporó la solución AppSheet como una de sus soluciones "no-code", con la cual pudieron desarrollar 405 aplicaciones. Así, los colaboradores, incluso aquellos sin experiencia técnica, fueron capaces de digitalizar tareas y automatizar procesos de su día a día, lo que aumenta la agilidad y competitividad de la organización.

En 2024 adoptaron Gemini para Google Workspace que los ayudó a aumentar aún más la productividad y eficiencia de los equipos.

La implementación de Google Workspace en Grupo Nutresa ha generado una serie de beneficios significativos en diferentes áreas de la organización. 

En primer lugar, la empresa pudo aumentar la eficiencia y la productividad. Las herramientas en la nube les han permitido optimizar la comunicación interna y externa, la colaboración entre equipos y la toma de decisiones. Además, la automatización de tareas repetitivas ayudó a liberar tiempo para que los colaboradores se concentren en actividades de mayor valor, mientras que la implementación de Gemini permitió ahorrar un promedio de 15 horas mensuales por colaborador que ha usado gemini para apoyar sus labores del día a día.

Por otro lado, Grupo Nutresa ha logrado un ahorro estimado de costos de 177.156 dólares hasta el 2024 gracias a la reducción de licenciamiento de otras soluciones de ofimática.

La adopción de Google Workspace también implicó una mayor seguridad y protección de datos gracias a funcionalidades como cifrado de datos, autenticación de dos factores y control de acceso. Así, la empresa pudo reducir el número de incidentes de seguridad, con un mejor monitoreo y prevención de ataques de phishing y malware, y auditorías de seguridad que verifican el cumplimiento de normativas.

En términos de escalabilidad y flexibilidad, las ventajas han sido significativas. Google Workspace se adapta fácilmente a las necesidades cambiantes de Grupo Nutresa, lo que permite escalar las soluciones a medida que la organización crece y así aumentar el número de usuarios sin afectar el rendimiento. Además, la plataforma ofrece la flexibilidad para integrar nuevas herramientas y tecnologías, impulsando la innovación y la transformación digital.

Finalmente, la experiencia del usuario también se ha visto mejorada. La interfaz de usuario intuitiva y familiar de Google Workspace ha facilitado la adopción de las herramientas por parte de los colaboradores. Asimismo, la integración de las herramientas en una única plataforma ha simplificado el acceso a las aplicaciones y la información, y permite un flujo de trabajo más eficiente, potenciado por la integración con herramientas de terceros que permiten ampliar las funcionalidades.