El Estado de Guanajuato conectó más de 150 formularios y documentos de auditoría oficiales con la automatización de Google Workspace, lo que permitió reducir los plazos en un 35%, y aumentar la capacidad y la recaudación.
Ubicado en el centro de México, Guanajuato es el sexto estado más poblado de los 32 que componen las entidades federativas de México. El Gobierno del Estado atiende a 6 millones de habitantes y tiene más de 100,000 empleados públicos.
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México
El Estado de Guanajuato conectó más de 150 formularios y documentos de auditoría oficiales con la automatización de Google Workspace, lo que permitió reducir los plazos en un 35%, y aumentar la capacidad y la recaudación.
Resultados de Google Workspace
Redujo un 35-40% el tiempo promedio de auditorías
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Capacitación acelerada de nuevos auditores, de casi 5 años a 6 meses, mediante procesos internos centralizados y automatizados
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El Departamento de Auditoría Fiscal obtuvo el primer puesto nacional (2021 TGS) en eficacia, eficiencia y cumplimiento de la normativa tributaria
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Las auditorías se completan entre un 35% y un 40% más rápido
En países con ingresos altos, la recaudación de impuestos representa más del 30% del PBI, mientras que, en países de ingresos medios y bajos, . Esta brecha perjudica a los países en desarrollo, ya que una menor recaudación fiscal significa menos dinero disponible para destinar a bienes y servicios públicos. En 2021, el Congreso mexicano enfocada en aumentar la capacidad de recaudación impositiva del estado, al evitar aumentos en favor de mejoras administrativas, el cierre de vacíos legales y la implementación de procedimientos de auditoría más rápidos.
Con más de 6.1 millones de habitantes, Guanajuato es el sexto estado mexicano más poblado, y su gobierno ha sido un early adopter de las tecnologías de nube: ha sido el primer estado del país en migrar a . Con 100,000 empleados en 14,000 ubicaciones, el Estado de Guanajuato ha estado utilizando diferentes soluciones de Google Workspace para reuniones, correo electrónico, y almacenamiento seguro e intercambio de documentos a través de . Para cuando se aprobaron las reformas fiscales mexicanas, el departamento de Auditoría Fiscal de Guanajuato ya había estado explorando cómo podría aprovechar las herramientas de Google Workspace para mejorar sus capacidades de auditoría fiscal.
Automatización del intercambio de datos entre formularios y documentos para reducir el trabajo repetitivo
“Necesitábamos brindar a todas las personas herramientas rápidas, coherentes y fáciles de usar, para que pudieran dedicar más tiempo a razonar como especialistas fiscales.” - Dr. Carlos Alberto Martínez Tenorio, Director General de Auditoría Fiscal, Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, Estado de Guanajuato
Para muchas personas, "complicado, demandante y propenso a errores" son algunas de las palabras que primero vienen a la mente al hablar de declaraciones impositivas. La mayoría de los ciudadanos mexicanos solo conocen el punto de vista del contribuyente, pero quienes realizan auditorías se enfrentan a niveles de complejidad aún mayores.
Para una auditoría es necesario presentar aproximadamente 150 formularios y documentos oficiales. Algunos datos, como el nombre, el domicilio, el número de identificación fiscal y los montos de ingresos y gastos, deben incluirse en varios formularios.
Los auditores del Estado de Guanajuato dedicaban demasiado tiempo a ingresar información repetitiva, en lugar de aprovechar sus conocimientos fiscales especializados. "Necesitábamos brindar a todas las personas herramientas rápidas, coherentes y fáciles de usar, para que pudieran dedicar más tiempo a razonar como especialistas fiscales", afirma el Dr. Carlos Alberto Martínez Tenorio, Director General de Auditoría Fiscal de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración del Estado de Guanajuato.
A comienzos del 2020, el Director General y su equipo de profesionales fiscales iniciaron un proceso de un año para estandarizar, automatizar y conectar aproximadamente 200 documentos y formularios fiscales mediante y . Ahora que los formularios están vinculados entre sí, los datos ingresados en un documento se replican instantáneamente en cualquier otro sitio que se requiera. Otros documentos centralizados ahora almacenan información fiscal que puede cambiar de un año a otro, de modo que cualquier cambio puede aplicarse de forma centralizada y reflejarse automáticamente en todos los demás formularios.
El proceso de diseño y automatización tardó aproximadamente un año. Después, se invitó a pequeños grupos a hacer una prueba y aprender a usar el nuevo sistema de auditorías, mientras que el equipo de especialistas del Dr. Tenorio verificaba que los procesos automatizados dieran los resultados correctos. A comienzos del 2022, las herramientas se desplegaron en cuatro oficinas para casi 300 usuarios activos.
Dejar atrás estas tareas manuales y repetitivas para auditores y contadores de Guanajuato significa que ahora pueden dedicar su tiempo de trabajo a hacer uso de sus conocimientos financieros. "Con Google Workspace, nuestros formularios estándares hacen el trabajo y podemos centrarnos en analizar los datos financieros", explica el Dr. Tenorio. "Podemos completar las auditorías entre un 35% y un 40% más rápido y hemos sido capaces de recaudar seis veces más ingresos en algunas categorías fiscales que en años anteriores". Completar las auditorías con mayor rapidez y eficiencia permitió al departamento de Auditoría Fiscal aumentar considerablemente su capacidad total de auditoría sin necesidad de ampliar su presupuesto ni la composición de sus equipos.
Procesos estandarizados para acelerar incorporaciones y mejorar eficiencias
“Con Google Workspace, nuestros formularios estándares hacen el trabajo y podemos centrarnos en analizar los datos financieros. Podemos completar las auditorías entre un 35% y un 40% más rápido y hemos sido capaces de recaudar seis veces más ingresos en algunas categorías fiscales que en años anteriores.” - Dr. Carlos Alberto Martínez Tenorio, Director General de Auditoría Fiscal, Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, Estado de Guanajuato
La automatización de estos procesos internos tuvo un efecto dominó en el resto de la organización. Mientras que, anteriormente, gran parte de este conocimiento estaba aislado en equipos o auditores individuales, disponer de un sistema centralizado implica que el conocimiento se comparte, lo que permite capacitar a nuevos auditores con mucha más rapidez. "Lo que antes le costaba a una persona aprender en cinco años, ahora solo le cuesta seis meses", afirma el Dr. Tenorio.
El Dr. Tenorio y su equipo pudieron aplicar la automatización con las herramientas de Google Workspace, sin necesidad de invertir en nuevos sistemas de hardware o software. "Todo el trabajo es de ellos. Los asesoramos muy poco", explica Rodrigo Durán Chagoya, Director General de TI del Estado de Guanajuato. "El trabajo del Dr. Tenorio nos ahorró más o menos un año de tiempo que nuestro departamento puede dedicar a satisfacer otras prioridades".
El departamento de Auditoría Fiscal del Estado de Guanajuato también obtiene mejores resultados cuando es evaluado por sus propios reguladores. En el año 2021, Guanajuato obtuvo el en la Conferencia Global de Evaluación (TGS), un índice con el que las autoridades federales mexicanas miden la eficacia, eficiencia y cumplimiento de cada estado en la función de auditoría fiscal. Con una puntuación de 99.7/100, Guanajuato alcanzó una nota casi perfecta. Esto contribuyó a aumentar la confianza pública en el Estado, garantizando a los ciudadanos que los fondos se recauden y utilicen de forma transparente.
Almacenamiento seguro de datos para auditores fiscales y contribuyentes
El robo de identidad vinculado a los impuestos expone a los contribuyentes al riesgo de fraude si sus datos quedan al descubierto, lo que cuesta . El robo de hardware perteneciente a profesionales fiscales es una de las formas en que puede ocurrir una filtración de datos de este tipo. Con Google Drive, el Estado de Guanajuato puede guardar información confidencial en unidades compartidas que son propiedad del gobierno, lo que permite controlar el acceso de forma segura y proteger los datos de contribuyentes y auditores fiscales.
Toda la información financiera y los formularios y documentos estandarizados están disponibles con solo tener conexión a Internet y credenciales de una cuenta de Google Workspace de un empleado. El trabajo de auditoría puede realizarse a distancia con la misma facilidad y seguridad que en la oficina, mientras que los contribuyentes saben que sus datos pueden borrarse al instante de un dispositivo si se denuncia un robo.
Adoptar una forma de pensar innovadora
“Con Google Workspace logramos objetivos que no habríamos podido alcanzar de otra manera. Pero la tecnología solo crea la oportunidad. Lo más importante es el impulso para innovar y mejorar.” - Dr. Carlos Alberto Martínez Tenorio, Director General de Auditoría Fiscal, Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, Estado de Guanajuato
¿Qué sigue para el Estado de Guanajuato? El departamento de Auditoría Fiscal continuará mejorando sus nuevas herramientas, especialmente automatizando el proceso de estandarización de documentos y formularios fiscales que actualmente se realiza de forma manual. Más adelante, estos sistemas podrían compartirse con otros estados a nivel nacional. Para el Dr. Tenorio, las herramientas tecnológicas son solo una pieza del rompecabezas: quiere que sus equipos sigan recurriendo a la innovación y la automatización a la hora de resolver problemas.
"Con Google Workspace logramos objetivos que no habríamos podido alcanzar de otra manera", afirma el Dr. Tenorio. "Pero la tecnología solo crea la oportunidad. Lo más importante es el impulso para innovar y mejorar".