Google Workspace

Términos del Servicio Adicionales de la Firma Electrónica

  • Última modificación: 30 de abril del 2024

  • Estos Términos del Servicio Adicionales de la Firma Electrónica ("Términos Adicionales de la Firma Electrónica") se aplican concretamente a la función de Firma Electrónica de Documentos de Google o de Google Drive ("Firma Electrónica"), que Google Workspace Individual te permite ver y usar como parte de los Productos de Google Workspace Individual.

  • Para usar la Firma Electrónica, debes aceptar 1) los Términos del Servicio de Google, 2) los Términos del Servicio Adicionales de Google Workspace Individual ("Términos Adicionales de Google Workspace Individual") y 3) estos Términos Adicionales de la Firma Electrónica. Los términos con inicial en mayúscula que se usan pero no se definen en estos Términos Adicionales de la Firma Electrónica tienen el significado que se determina en los Términos Adicionales de Google Workspace Individual.

  • Si los Términos Adicionales de la Firma Electrónica entran en conflicto con los Términos Adicionales de Google Workspace Individual, los primeros regirán el uso de la Firma Electrónica, a menos que te encuentres en Francia.

  • Lee estos documentos detenidamente. En conjunto, reciben el nombre de "Términos". Establecen lo que puedes esperar de nosotros al usar la Firma Electrónica, así como lo que nosotros podemos esperar de ti.

  • Si cancelas tu suscripción a Google Workspace Individual como se describe en los Términos Adicionales de Google Workspace Individual, mantendrás el acceso a la Firma Electrónica hasta el final de tu periodo de facturación en curso como mínimo, y los Términos seguirán aplicándose hasta que tu acceso caduque.

  • Firma o formalización de documentos

  • La Firma Electrónica permite firmar contratos y otros documentos con fines legales, un proceso que también se denomina "formalización". Aunque en estos Términos Adicionales de la Firma Electrónica se usan indistintamente los conceptos "firma" y "formalización", la formalización de documentos puede implicar otros trámites en determinadas jurisdicciones. Debes consultar a un abogado en caso de que no sepas si tu documento requiere una firma o una formalización más rigurosa, así como si tienes preguntas sobre los requisitos de la formalización en tu jurisdicción.

  • Google no participa en los documentos que se formalizan mediante Firma Electrónica

  • Un documento que se formaliza a través de una Firma Electrónica solo puede vincular a las partes que hayan participado o que se considere que han participado en el proceso, no a Google. Al usar la Firma Electrónica, das tu consentimiento para hacer transacciones electrónicas con todas las partes incluidas en el documento pertinente (tus "contrapartes").

  • Tú controlas con quién haces negocios mediante la Firma Electrónica

  • Si envías un documento para que se formalice mediante Firma Electrónica, asegúrate de confirmar la identidad y la dirección de correo del destinatario, y de verificar que este tenga la autoridad necesaria para formalizar el documento. Por ejemplo, si quieres que una entidad legal formalice tu documento, asegúrate de que la persona a la que se lo envíes tenga autorización para actuar en nombre de esa entidad.

  • Además, ten en cuenta lo siguiente:

    • • Cualquiera que tenga acceso (con o sin permiso) a una cuenta de correo que reciba una solicitud de Firma Electrónica puede firmar el documento pertinente hasta que el enlace caduque (por ejemplo, debido a la cancelación de la solicitud de firma).

    • • El titular de una cuenta de Google que actualice su dirección de correo podrá formalizar documentos enviados a su antigua dirección (se da por hecho que tanto la nueva dirección de correo como la antigua están vinculadas a la misma cuenta subyacente).

    • • Si actúas o se considera que actúas en nombre de una entidad legal al formalizar un documento, este podría ser vinculante para la entidad.

  • Si usas la Firma Electrónica para formalizar un documento, comprueba que la persona implicada en el proceso reciba el enlace correspondiente y firme el documento. Ten en cuenta también que la persona que recibe tu enlace de Firma Electrónica podría tener que aceptar los Términos del Servicio de Google y los Términos Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes antes de firmar tu documento.

  • Si eres empleado, contratista o director, o estás asociado de alguna forma con una entidad legal y usas la Firma Electrónica para formalizar un documento, asegúrate de tener la autorización necesaria para hacerlo en nombre de esa entidad o formalízalo claramente en tu propio nombre o a título personal.

  • Tienes el control del contenido de tus documentos

  • Comprueba que cualquier documento que envíes o formalices a través de la Firma Electrónica sea el acuerdo final y completo que quieres que entre en vigor con tus contrapartes.

    • Antes de que un documento se formalice mediante Firma Electrónica, las partes involucradas deben revisarlo y dar su consentimiento, así como completar o resolver los comentarios o los cambios sugeridos en el documento, incluidos los programas, los anexos o los archivos adjuntos que tenga.

  • Tú controlas los documentos que se formalizan

  • Asegúrate de que tu documento pueda firmarse o formalizarse de forma válida a través de la Firma Electrónica (en contraposición a la firma tradicional escrita). Debes preguntar a un abogado si las firmas electrónicas pueden usarse en tu jurisdicción y si tú o tus contrapartes debéis cumplir cualquier otro requisito a la hora de firmar documentos electrónicamente.

    • No todos los documentos son aptos para la Firma Electrónica en todas las jurisdicciones. Por ejemplo, hay documentos, como fideicomisos, testamentos, codicilos, poderes notariales y escrituras, que requieren firmas escritas en muchas jurisdicciones. Deberías preguntar a un abogado si el documento que quieres formalizar mediante Firma Electrónica es válido y/o ejecutable en tu jurisdicción.

  • Copias y almacenamiento de documentos formalizados

  • Asegúrate de conservar copias de los documentos formalizados mediante Firma Electrónica para poder consultarlos cuando lo necesites, y confirma que tus contrapartes han recibido copias y las guardan para su referencia.

  • Cuando un documento se formalice mediante Firma Electrónica, Google intentará enviar una copia por correo a cada parte y añadir una copia a su cuenta de Drive. Debes conservar cualquier correo recibido de Google que contenga un documento formalizado. Sin embargo, Google no puede asegurar que esas copias se reciban. Por ejemplo, tus ajustes de correo (o los de tus contrapartes) podrían bloquear el correo que incluye la copia, o bien una contraparte podría no tener cuenta de Drive.

    • Es importante conservar un registro de los contratos formalizados, pero es posible que algunas partes no reciban copias de esos documentos (por ejemplo, debido a problemas técnicos, límites de almacenamiento en Drive o filtros de spam). Por eso, después de formalizar un documento mediante Firma Electrónica, o si planeas eliminar la copia formalizada de tu cuenta de Drive o cambiar sus permisos de acceso, debes comprobar que cada una de tus contrapartes conserva una copia independiente del documento.

  • Dada la importancia de los documentos formalizados mediante Firma Electrónica, también deberías guardar copias de seguridad al margen de los Productos de Google Workspace Individual (es decir, deberías poder conservar esas copias incluso si no puedes acceder a tu cuenta de Google Drive, la eliminas o la cancelas).

  • Transacciones en la misma jurisdicción

  • Solo puedes usar la Firma Electrónica para hacer transacciones con contrapartes que se encuentren en la misma jurisdicción legal que tú.

  • Información de firma y acceso a los documentos

  • Las copias de los documentos formalizados mediante Firma Electrónica contienen firmas basadas en certificados que ayudan a identificar a las partes. Esas copias, incluidos sus registros de auditoría, también contienen la dirección de correo de las partes, así como otros datos sobre sus cuentas de Google (por ejemplo, identificadores seudonimizados que están vinculados a ellas) y sus dispositivos (como direcciones IP), además de otros detalles (por ejemplo, fechas y horas de las firmas). Cualquier persona que tenga acceso al documento formalizado podrá ver toda esta información.

  • Usuarios de Brasil

  • El uso de documentos formalizados mediante Firma Electrónica podría implicar mayores riesgos de ejecutabilidad en tu jurisdicción. Deberías consultar a un abogado sobre estos riesgos antes de usar la Firma Electrónica.

  • Renuncia de responsabilidad

  • Cualquier información proporcionada en estos Términos Adicionales de la Firma Electrónica en relación con la validez o la ejecutabilidad de los contratos firmados electrónicamente o de otros documentos solo tiene fines informativos generales y su objetivo no es facilitar asesoramiento jurídico. Google no puede asegurar ni asegura que el uso de la Firma Electrónica dé como resultado un contrato válido o ejecutable, u otros documentos en tu jurisdicción. Debes consultar a un abogado de tu jurisdicción si tienes preguntas sobre el uso de firmas o contratos electrónicos.