潤和会記念病院は、2010 年に、グループウェアを Google Workspace にリプレイス。その背景には、台風による大水害でサーバーが被害を受けるリスクにさらされたことや、コスト構造などの問題があった。Google Workspace へのリプレイス後は、院内の情報伝達やコミュニケーションの改善、業務効率化を劇的に向上させている。

2010 年 3 月、Lotus Notes の更新を機に電子カルテシステムをより一般的なシステムにリプレイスすることとなった。以前から Google の各種サービスを活用していた服部氏は 、Google Workspace の存在を知り「グループウェアとしてぜひ使いたい」と考えたという。「電子カルテをクラウド化するには様々な課題がありましたが、グループウェアはまずクラウド化すべきと提言、異論は出ませんでした。BCP やコスト管理の問題がクリアできる上、サーバーメンテナンスなどの業務負荷を解消し、限られた要員のIT管理室の業務効率を大幅に向上できる見通しもあったためです」服部氏は複数の製品と比較検討し、最も移行しやすかった Google Workspace を選定。同年 10 月に 750 アカウント導入した。

「電子カルテ以外の情報システムもフル活用してコミュニケーションを促進させ、業務環境をさらに改善したかった」と言う服部氏は、全職員が必ず使うよう一計を巡らす。パソコン端末を立ち上げる際に IC カードをかざしてログインするが、その際に Google Workspace にも自動的にログインし、Google サイト で構築したポータルサイトが立ち上がるようにしたのである。

「まず業務連絡事項を強制的に見せるようにしました。さらにカレンダーの共有やサイトづくりが簡単に行えることをアピールすると、各部署がいろいろと活用を始めてくれました」

Google Workspace が導入された際、「現場はスムーズに受け入れられた」と看護部 N6 階病棟師長の山本直美氏は言う。

「まず、電話ではなくなるべくハングアウトのチャット機能を使うようになりましたね。誰がアクセスしているか一目瞭然ですし、タイムリーに返事も来ました。緊急時以外、診察中のドクターに電話しなくても済むようになりました」

看護部では、働きやすい労働環境づくりや業務効率化などのため、看護師へのアンケート調査をひんぱんに行っている。従来は手作業で集計していたが、「 Google フォームで自動集計しグラフまでできるので、非常に便利になった」と評価する。

また、かつてインフルエンザが流行した際、感染状況の集計に手間取った反省に基づき、スプレッドシートで感染状況の経過管理表を作成。迅速化・効率化を実現した。「各所で刻々と変化する状況を把握し最新状況を集計するのに、スプレッドシートは最適」と服部氏は言う。

Google カレンダーも、様々なグループ単位で共有するカレンダーを作成。チーム内でのスケジュール管理が格段にやりやすくなった。

また、最近ではハングアウトも活用し、院外で行われる研究会などを同時中継して視聴参加機会を広げ、人材育成にも役立てているという。

「迷惑メールも一掃され、フィルタリングにかかっていた年間 140 万円が不要になるなどコストも 5年間で 1000 万円は削減できました。

リプレイス前の課題はほぼすべてクリアでき、今後もさらに活用を進めていきます」と服部氏は結ぶ。