株式会社サニーサイドアップ

元々、社内にはデータ共有の手間や印刷物の量の多さを軽減したいという声があがっていました。

また、弊社の社員が外出や出張をする際に、社外からだとメールやスケジューラーが見づらいという意見もたびたび寄せられていたのです。

さらに困るのが大容量ファイルの送受信。メールの受信フォルダがすぐに容量オーバーになってしまうので、「こんなに容量の重いデータを送らないでほしい」と苦情を言われることもあります。

他にもグループ会社とのスケジュール調整が思うようにできなかなかったり、業務効率は今と比べると、多少見劣りしていたといってもいいかもしれません。

私は、こうした社内の声にできるだけ応えて、よりよい業務環境を追及していきたいと常々感じていました。

これまで使用していた販売管理システムのグループウェアが、運用から数年経ったことで旧式化していたので、コストカットも含めてリニューアルしようという話が経営企画部で持ち上がりました。

そこで、より使い勝手のよいカレンダーやメールなどのサービスを求めて、、経営企画部とシステム担当者がタッグを組んで相性のいいクラウドサービスを探すことにしたのです。

そのなかで Google Workspace を導入した理由は大きくわけてふたつ。ひとつ目は他社サービスに比べてコストが低かったこと。そしてふたつ目は使い勝手がよかったことです。外出先でもメールが使えることはもちろんですが、ちょうどその頃、会社がグローバルな展開を考えていたので、海外からもアクセスしやすいサービスがいいのではという話があったのです。その点、 Google Workspace は世界中に利用している企業がいたので、安心感がありました。

現在は Gmail、Google カレンダー、Google ドライブを主に利用しています。弊社では社用携帯としてスマートフォンを貸与しているのですが、 Google Workspace の各種サービスと相性がよく、しかもアプリ版もあるのでとても便利ですね。

また、会議の際も資料を印刷せず、ドライブで共有することでペーパーレス化を推進することができました。外出中のチームメンバーとも Google ドキュメントやスプレッドシートを使えば資料の最新版をオンタイムで見ることができるので、時間のロスなく情報共有が可能です。

時間の有効活用という点でもうひとつ。弊社には、月に一日社外での仕事を推奨する「 Happy Sunny Days 」という制度があるのですが、メールやドライブで共有している書類を外出先からでも簡単に確認できるので、問題なく仕事をすることができます。プライバシーの面でもセキュリティが強固なので安心ですしね。社外の人に沢山会うことや、社外での仕事は気分転換にもなるし、作業がはかどると女性社員を中心に好評です。以前よりもワークライフバランスがよくなったという声を聞くこともありますよ。

私自身はスケジュール管理の面で利便性を感じています。たとえば、会議を開催する場合には Google カレンダーにスケジュールを書き込み、メンバーに共有するだけで参加可否を確認できます。しかも、進捗があればすべてメールで送られてくるので確認も楽です。これまでのように各メンバーにメールでスケジュールの確認をしたり、参加人数を数えたりといった面倒な作業がなくなりました。また、Google Workspace を導入したことで、グループ会社の人も承認すれば簡単にスケジュール共有できるのも便利です。

現状は、社員からも好評で導入して成功でしたね。基本的にこちらの期待より先に必要なサービスを提供してくれるので、不満もありません。が、可能であれば、グループウェアとカレンダー機能を同期できるようにしてほしいです（笑）