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Workspace Administratoren

Tipps für die Arbeit im Homeoffice: Was IT-Administratoren für ihre Mitarbeiter tun können

12. März 2020
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Smita Hashim

Director, Product Management, Hangouts Meet, Voice & Calendar

Best Practices für IT-Administratoren, um Mitarbeiter und Teams dabei zu unterstützen, standortunabhängig effizient zusammenzuarbeiten.

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Derzeit ist es für Unternehmen wichtiger denn je, ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen. Viele müssen sich aber erst einmal mit den entsprechenden Tools vertraut machen. Wir haben einige Best Practices für IT-Administratoren zusammengestellt, damit sie Mitarbeiter dabei unterstützen können, auch im Homeoffice effizient zusammenzuarbeiten.

Tools für die virtuelle Zusammenarbeit bereitstellen

Videokonferenzen, Chat, E-Mail und Dokumente, die sich gemeinsam bearbeiten lassen – das sind alles wichtige Tools für die virtuelle Zusammenarbeit. Damit Ihre Mitarbeiter in ihrer Arbeit nicht unnötig unterbrochen werden, ist es notwendig, dass Sie ihnen die richtigen Zugriffsberechtigungen für die Apps erteilen, die sie benötigen. Dabei ist es wichtig, dass auf den in Ihrer Organisation registrierten verwalteten Geräten die richtigen Richtlinien für den Zugriff auf WLANs, Ethernet-Netzwerke, VPNs (Virtual Private Networks) und Netzwerkzertifikate konfiguriert sind.

Mit Google Meet können sich Nutzer auch im Homeoffice effizient vernetzen. Um Unternehmen und Bildungseinrichtungen dabei zu unterstützen, haben wir kürzlich angekündigt, dass wir für unsere G Suite- und G Suite for Education-Kunden erweiterte Funktionen für Google Meet-Videokonferenzen kostenlos freischalten. G Suite-Administratoren, deren Organisationen diese Funktionen nutzen möchten, gehen in der Admin-Konsole auf Apps > G Suite > Google Meet > Einstellungen für Meet. Hier können Sie Funktionen wie das Aufzeichnen von Videokonferenzen sowie Livestreaming aktivieren. Hier erfahren Sie, wie Sie Videoanrufe aktivieren.

Support und Informationen unternehmensweit verfügbar machen

Über interne Websites können wichtige Informationen ganz einfach unternehmensweit zugänglich gemacht werden. Wenn Sie beispielsweise alle Mitarbeiter im Unternehmen hinsichtlich der Änderungen zu den Richtlinien für die mobile Arbeit auf dem neuesten Stand halten möchten, erstellen Sie eine interne Website mit folgenden Inhalten:

Auf dieser Website können Sie beispielsweise auch einen Chatroom für den Support einrichten und Sprechzeiten bekannt geben, in denen IT-Mitarbeiter aufkommende Fragen beantworten können.

Auch mit Dokumenten, Tabellen und Präsentationen sorgen Sie bestmöglich dafür, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bleiben. Das ist von großem Vorteil – gerade bei Informationen, die sich ständig ändern. Je nach Größe der Zielgruppe stehen Ihnen eine Vielzahl von Freigabeoptionen zur Verfügung. Weitere Informationen

Unternehmensrichtlinien mit den Anforderungen der Mitarbeiter abstimmen

Behalten Sie bei der Planung immer die aktuelle Situation im Blick. Mit Remote-Unterstützung und der Chrome-Geräteverwaltung per Fernzugriff können Sie Unterbrechungen vermeiden und das Risiko von Datenpannen minimieren, sollte einmal ein unternehmenseigenes Gerät verloren gehen oder gestohlen werden. 

Haben Sie Richtlinien für den kontextsensitiven Zugriff für unterschiedliche Nutzergruppen konfiguriert? Können nur bestimmte Mitarbeiter außerhalb des Unternehmensnetzwerks auf Gmail zugreifen? Dann sollten Sie die Zugriffsebenen überarbeiten, sodass alle Mitarbeiter die Tools nutzen können, die sie für das mobile Arbeiten benötigen. IT-Teams können Browserrichtlinien für alle Nutzer festlegen – innerhalb und außerhalb des Unternehmensnetzwerks. Hier finden Sie Informationen dazu, wie Sie einige dieser Richtlinien einrichten.

Auch die Richtlinien Ihrer Organisation zur Ausgabe von Hardware an Mitarbeiter sollten Sie hinterfragen. Wenn beispielsweise das Gerät eines Mitarbeiters ersetzt werden muss, Geräte gemäß den Richtlinien Ihrer Organisation aber nicht an die Privatadresse der Mitarbeiter geschickt werden dürfen, gestaltet es sich schwierig, dem Mitarbeiter das Gerät zukommen zu lassen. Dasselbe gilt für die Richtlinien zur Nutzung der Hardware für private Zwecke. Für einige Mitarbeiter kann es wichtig sein, das Gerät zu Hause den Kindern für den Fernunterricht zur Verfügung zu stellen. Ihre Mitarbeiter können Sie enorm unterstützen, indem Sie ihnen diese Flexibilität bieten.

Wie werden die Tools genutzt?

Behalten Sie im Blick, wie Ihre Mitarbeiter mit der neuen Arbeitsweise zurechtkommen. Dabei ist es wichtig zu verstehen, warum Nutzungsmuster je nach Team oder auch je nach Region unter Umständen variieren. Sie können Nutzungstrends analysieren und somit herausfinden, welche Teams möglicherweise zusätzlichen Support benötigen. Dabei können Sie auch feststellen, ob ein Team die Technologie effizienter nutzt als andere und die Vorgehensweise dem Rest der Organisation als Best Practice empfehlen. Im Meet-Qualitätstool in der Admin-Konsole können Sie sich beispielsweise eine Übersicht mit Messwerten zu einzelnen Videokonferenzen ansehen und Nutzer in Echtzeit bei der Behebung von Problemen unterstützen.

Erfolge sind schön – und sollten geteilt werden. Erstellen Sie beispielsweise einen Chatroom, in dem Mitarbeiter sich austauschen und Ratschläge miteinander teilen können. Das funktioniert auch sehr gut mit einem gemeinsamen Dokument, auf das alle Bearbeitungszugriff haben.

Wie geht es weiter?

Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps weitergeholfen haben. Sie erhalten von uns weiterhin regelmäßig Erfahrungswerte, Best Practices sowie neue und aktualisierte Informationsmaterialien. Lesen Sie sich in der Zwischenzeit die Tipps zum Aufbau eines virtuellen Teams im G Suite-Schulungscenter durch. Auch in der G Suite-Admin-Hilfe finden Sie viele nützliche Informationen.
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