Redéploiement vers Google Workspace : 3 clés de réussite et pièges à éviter

Le redéploiement vers Google Workspace représente une véritable opportunité de transformation culturelle pour les entreprises, offrant aux équipes de nouveaux modes de collaboration et de travail sécurisés. Spécialement conçue pour répondre aux besoins professionnels, Google Workspace séduit les entreprises pour de nombreuses raisons, dont notamment sa conception sécurisée dès la conception (« security by design »), ainsi que ses fonctionnalités collaboratives natives et d’IA à la pointe du progrès, qui permettent aux utilisateurs de gagner jusqu'à 105 minutes par semaine.

Bien que chaque redéploiement soit unique, voici trois bonnes pratiques essentielles pour réussir cette transition.

3 facteurs de succès et pièges à éviter pour réussir son redéploiement

Alignez vos objectifs

✅ Définissez simultanément vos objectifs techniques et stratégiques
❌ Ne vous limitez pas aux seuls aspects techniques

Le redéploiement doit non seulement servir vos objectifs techniques, mais aussi favoriser l'émergence de nouveaux comportements et méthodes de travail.

L'exemple d'Airbus illustre parfaitement cette approche. L'entreprise visait deux objectifs complémentaires : d'une part, renforcer sa posture de sécurité et de gestion des données, d'autre part, permettre à ses équipes de collaborer « sur n'importe quel appareil, à tout moment et en tout lieu ». En migrant vers Google Workspace et Google Cloud, Airbus a déployé un modèle zéro-trust à l'échelle de l'organisation. Cette transition a non seulement transformé la sécurisation, la gestion et l'accès aux données pour des collaborateurs répartis sur différents sites, mais a également fait évoluer les pratiques collaboratives grâce à une approche plus flexible.

Anticipez la conduite du changement

✅ Intégrez la formation et l'accompagnement dans votre stratégie dès le départ
❌ Traiter la conduite du changement comme un problème secondaire

Pour garantir le succès, et favoriser une meilleure adoption par les utilisateurs, vous devez déployer votre stratégie de conduite du changement, vos programmes de formation et votre roadmap de redéploiement technique simultanément.

Une bonne planification de la conduite du changement permet d'ancrer durablement les nouvelles méthodes de travail. Commencez par travailler avec le partenaire qui implémente la solution afin d’adapter les sessions de formation aux différents rôles dans l’entreprise, de mettre en place des ateliers ainsi que des journées d'immersion et des communications ciblées.

Renforcez l'esprit communautaire en formant des « Guides Google » parmi vos collaborateurs. Au fur et à mesure qu’ils monteront en compétences, ces ambassadeurs pourront partager leurs bonnes pratiques avec leurs collègues. Vous pouvez enrichir cette démarche en créant votre propre programme d'ambassadeurs pour mettre en place des permanences d'assistance, organiser des journées de démonstration et autres initiatives pour mobiliser les équipes et les accompagner efficacement. Pour vous accompagner dans cette démarche, n’hésitez pas à consulter notre méthodologie de conduite du changement et ce guide.

Pendant son redéploiement, Turner Industries s'est associé à SADA pour mettre en place une planification rigoureuse, une formation continue et un accompagnement personnalisé. SADA a permis à Turner Industries de migrer avec succès 4 800 collaborateurs vers Workspace et le cloud, avec la possibilité d'en intégrer davantage au fil du temps. 

« SADA nous a fourni un plan de conduite du changement parfaitement structuré - il nous suffisait de le suivre », explique Amy Kling, DSI de Turner Industries. « Non seulement l'équipe SADA a tenu toutes ses promesses, mais elle les a même dépassées en finissant en avance ».

Transformez vos méthodes de travail

✅ Utilisez Google Workspace comme levier de transformation des pratiques
❌ Reproduire les méthodes de travail existantes

Le redéploiement vers Workspace est l'occasion de réinventer la collaboration et l'exécution des tâches. Encouragez vos collaborateurs à explorer de nouvelles façons de travailler ensemble, de n’importe où, qu'ils soient dans le même bureau ou dispersés aux quatre coins du monde. Cette ouverture au changement peut considérablement améliorer la rapidité, la transparence et l'innovation, libérant ainsi de nouveaux gains de productivité dans toute l'entreprise.

Chez Trimble, Workspace a permis de décloisonner l'organisation et d'unifier des équipes à l’échelle mondiale, y compris des équipes issues des nombreuses acquisitions réalisées au cours des 40 dernières années. « Google Workspace joue un rôle essentiel dans notre capacité à communiquer par-delà les cultures, les équipes et les continents pour offrir les meilleures solutions à nos clients », explique Frej Krook, responsable Google Workspace chez Trimble.

De son côté, Kim Anstett, DSI de Trellix, considère que le redéploiement vers Workspace a été une étape décisive pour accompagner la croissance de l'entreprise. « Notre ancienne suite logicielle était figée. Elle n'aurait jamais pu s'adapter à nos nouveaux projets et développements », explique-t-elle. « Je pensais que Google Workspace était la solution idéale et la plus simple à déployer, et les faits m’ont donné raison. Les équipes Google enrichissent constamment la plateforme, mettent à jour ses composants intégrés et déploient l'automatisation à tous les niveaux. Le redéploiement vers Workspace a rendu mon rôle de DSI beaucoup plus passionnant : il ne s'agit plus simplement de déployer des outils informatiques, mais de créer de véritables expériences pour nos collaborateurs ».

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter notre nouveau centre de ressources dédié au redéploiement vers Google Workspace. Vous pouvez également parcourir notre guide de redéploiement des données destiné aux DSI, nos pages sur le déploiement en entreprise, nos guides techniques sur le déploiement ou encore nos guides sur les redéploiements. Ces ressources vous permettront aussi de mieux comprendre l'accompagnement proposé par Google et ses partenaires.