Retour sur 7 innovations apportées à Workspace en 2022 qui transforment le travail en entreprise

Au cours de l’année écoulée, nos clients nous ont inspiré plus de 300 nouvelles fonctionnalités pour les aider à atteindre leurs objectifs. Que ce soit pour une compagnie aérienne mondiale comme Korean Air, un disrupteur du numérique comme Wayfair ou un grand client du secteur public comme l'armée américaine, nous avons cherché à favoriser le travail d’équipe, à renforcer les liens productifs et à optimiser la performance des collaborateurs - tout en garantissant la sécurité des données et des utilisateurs.

Toujours à l’écoute de nos clients à travers le monde - de Séoul à Seattle en passant par Stockholm -, nous sommes ravis d’apprendre d’eux et de découvrir comment ils utilisent Workspace pour optimiser leur façon de travailler. 

Voici 7 innovations qui ont compté pour eux en 2022 :  

1- Renforcer la puissance des smart canvas pour un travail d’équipe plus créatif et productif

Dans un monde numérique mature, la collaboration ne devrait pas nécessiter de passer d'un outil ou d'un onglet à l'autre à longueur de journée. Les bonnes personnes et la bonne information devraient pouvoir apparaître naturellement en fonction de la tâche en cours. C'est pourquoi nous continuons à investir dans smart canvas afin de promouvoir une collaboration de nouvelle génération. 

Dès son lancement, Google Docs a toujours facilité la collaboration et la co-création au sein des équipes. Avec smart canvas qui capture les idées et les transforme en actions, cette collaboration et co-création passent à la vitesse supérieure. Une simple @-mention dans Docs, Sheets ou Slides permet d’embarquer les personnes et les données appropriées dans un flux de travail intelligent, le tout sans changer d'application.

Cette année, nous avons étendu la puissance de smart canvas à des applications tierces, de sorte que les utilisateurs puissent profiter de la richesse des données d'Asana, d’Atlassian, de Figma, de Salesforce et d'autres partenaires sans quitter Workspace. Nous avons également ajouté des puces « intelligentes » et des vues chronologiques (timelines) à Sheets, transformant ainsi une simple feuille de calcul en un puissant tableau de bord pour le suivi des projets avec toutes les personnes, données et informations utiles réunies au même endroit.

2- Humaniser le travail hybride pour préserver la cohésion de groupe

Des millions d'organisations dans le monde ont adopté le travail hybride, mais elles constatent des différences importantes chez leurs collaborateurs selon qu’ils travaillent en présentiel ou en distanciel. Ainsi, de nombreux collaborateurs se sentent déconnectés, à la fois de leur entreprise et les uns des autres. 

Cette année, nous avons beaucoup investi dans la suppression des frontières induites par les différents lieux et les différents équipements : nous avons misé sur les connexions immersives afin que les membres d’une équipe aient l'impression d'être physiquement ensemble, même lorsqu’ils travaillent à distance.

Afin de favoriser de meilleurs échanges pendant les réunions hybrides en vidéo, nous avons annoncé, en octobre dernier, speaker spotlight pour Slides, une fonctionnalité qui réunit le présentateur et son contenu en incrustant la vidéo de celui-ci directement dans ses slides diffusées par Meet.
Pour que chacun puisse participer pleinement à une réunion hybride, quel que soit son lieu de connexion, nous avons également étendu le mode compagnon aux smartphones. Il permet aux participants de bénéficier grâce à leur smartphone d’un second écran qu’ils utilisent, par exemple, pour le chat ou lever la main, tout en profitant de l’audio et de la vidéo de la salle de réunion.
Nous avons aussi intégré le système de recadrage intelligent (alimenté par l’IA) des caméras Huddly et Logitech afin que chaque participant puisse être bien vu par les autres membres connectés à distance. 

3- Permettre à chacun d’être mieux vu et écouté, pour des échanges plus productifs

À l’heure du travail hybride, chaque collaborateur devrait pouvoir être facilement vu et entendu, quels que soient le lieu et les conditions dans lesquels il se connecte à une réunion, qu’il la rejoigne depuis un aéroport bruyant ou un café de quartier mal éclairé et même s’il ne dispose que d’une connexion WiFi défaillante. C’est pourquoi nous accordons une grande attention à la cohérence de l’expérience au sein de Workspace, et tout particulièrement dans Google Meet, afin que chacun puisse participer comme il le souhaite.

Nous avons ainsi annoncé cette année « Portrait Restore », « Portrait Light » et « Automatic de-reverberation », trois fonctionnalités pour les personnes en déplacement ou disposant de caméras et/ou connexions WiFi médiocres. Ces améliorations dopées à l’IA leur permettent d’être bien vues et entendues – voire même de rayonner – pendant les échanges Google Meet quelles que soient les conditions. Nous avons aussi ajouté à Meet une fonction de « recadrage automatique », de sorte que la vidéo soit parfaitement cadrée sur le participant avant même qu’il ne rejoigne une réunion. Et pour permettre aux membres d’équipes internationales de s’exprimer dans la langue de leur choix, Google Meet génère automatiquement des sous-titres dans plusieurs langues. 

4- Trouver l’information importante et agir avec l'aide de l’IA de Google.

Maîtriser au quotidien la masse d’informations qui circulent sur nos bureaux et dans nos smartphones relève souvent du défi. Notamment pour les documents : quels sont ceux qui méritent une lecture approfondie ? Comment en capter rapidement les points essentiels ?
Pour répondre à ces problématiques, nous avons lancé cette année dans Docs une fonction de génération automatique de résumés. Ils donnent un bref aperçu des principaux points d'un document. Vous pouvez ainsi obtenir une vue rapide des informations importantes et définir vos priorités. Nous avons adopté la même approche dans Spaces avec les résumés de conversations, de sorte que vous ne ratiez aucun échange important sans avoir à explorer tout l’historique des échanges.

Et pour ne rien rater des réunions, nous avons aussi intégré l’IA avancée de Google pour générer des transcriptions automatiques des réunions Google Meet (fonctionnalité pour l’instant disponible en anglais ; le français, l'allemand, l'espagnol et le portugais seront prévus en 2023). Ces transcriptions automatiques constituent un moyen facile et rapide pour se mettre à niveau quand on a raté la réunion ou pour disposer d’un compte rendu des échanges.

5- Gagner en productivité grâce à une vue unique et unifiée dans Workspace

Aujourd’hui, la plupart des collaborateurs d’une entreprise passent une grande partie de leur journée à naviguer entre le courrier électronique, le chat et les réunions virtuelles ou hybrides. Tous ces changements de contexte impactent leur productivité. Afin de les aider à gagner en efficacité, nous avons réuni Gmail, Chat, Docs et Meet dans une vue unifiée (avec des options de personnalisation aux habitudes de travail propres à chacun). Nous avons aussi rendu Gmail plus utile que jamais. 

Dix-huit ans après son lancement, Gmail continue ainsi d’évoluer et s’impose comme la solution de messagerie la plus populaire dans le monde. Afin d’accélérer les recherches dans les boites de réception, nous avons ajouté cette année des puces de recherche qui filtrent et trient les résultats.

Nous avons également ajouté de nouvelles fonctionnalités aux Google Spaces, lieux dédiés aux équipes pour partager des idées, discuter de sujets, collaborer sur des documents et assigner des tâches. 

Afin d’aider les entreprises à préserver la cohésion des équipes et l’engagement des collaborateurs, nous avons simplifié la découverte des Spaces et étendu le nombre maximal de participants à 8000. Nous avons également prévu, pour début 2023, de nouveaux espaces uniquement dédiés à la diffusion d’annonces. 

6- Un environnement sécurisé, respectueux des exigences de conformité et de confidentialité

Tandis que l’environnement de travail ne cesse d’évoluer, la sécurité et la confidentialité sont plus importantes que jamais. Elles sont au cœur de toutes les formes de collaboration, en présentiel, et distanciel ou hybride. 

Nous protégeons les utilisateurs de Gmail contre près de 15 milliards de messages indésirables par jour, bloquant plus de 99,9 % des spams, du phishing et des logiciels malveillants. Lorsqu’elle est bien gérée, la sécurité devient transparente pour les collaborateurs et demande peu d’efforts aux responsables IT, ce qui permet à tout le monde de se consacrer à des tâches ayant plus de valeur ajoutée pour l’entreprise.

Afin d’aider les organisations internationales à se plier aux exigences de conformité et de confidentialité, nous avons annoncé cette année les contrôles locaux. Nous proposons ainsi de nouvelles fonctionnalités aux organisations de l'UE et d'ailleurs pour contrôler, limiter et surveiller les transferts de données entre régions. Nous avons également lancé de nouvelles approbations d'accès, de sorte que les organisations puissent créer des règles plus fines pour l'accès aux données. Enfin, nous avons ajouté le chiffrement côté client pour Gmail et Calendar, cette fonctionnalité étant déjà disponible dans Drive, Docs, Sheets, Slides et Meet. 

Nous avons aussi facilité la mise en conformité des utilisateurs avec les politiques de partage des données de leur organisation grâce aux fonctions DLP (prévention contre les pertes de données) dans Spaces qui vous alertent en temps réel si vous partagez le mauvais fichier et grâce à de nouvelles règles de confiance dans Drive offrant un contrôle plus granulaire du partage interne comme externe.

7- Intégration des applications tierces pour un espace de travail unique

Personne n’aime travailler avec des restrictions. Entreprises et collaborateurs souhaitent un accès à la fois facile et sécurisé à la messagerie électronique, au chat, à la vidéoconférence et bien plus encore. Et ils s'attendent à ce que ces outils fonctionnent de manière transparente avec d'autres applications essentielles qu'ils utilisent pour rester en contact avec les clients, pour visualiser les données, pour gérer leurs projets et créer des designs créatifs.

Cette année, nous avons œuvré pour faire de Workspace la plateforme de productivité la plus ouverte et la plus extensible pour les utilisateurs du monde entier. Nous avons ainsi étendu l’ouverture de notre environnement avec des API pour Meet et Chat. Nous avons aussi présenté notre « Meet add-on SDK » qui permet aux développeurs d’enrichir l’expérience Meet en l’intégrant de manière sécurisée au cœur des applications métiers ou logiciels tiers du marché. Ces deux nouvelles fonctionnalités sont en cours de test, le déploiement étant prévu pour 2023.
Nous avons également annoncé l’intégration d'AppSheet et Google Chat afin que les utilisateurs puissent créer et interagir avec des applications AppSheet personnalisées directement dans Chat. Enfin, nous avons étendu les « puces intelligentes » à notre écosystème de partenaires, ce qui permet aux utilisateurs d’enrichir leur environnement de travail avec encore plus de données, plus de contexte et plus d'informations essentielles.

Conçues pour aider les organisations à gagner en efficacité et à atteindre leurs objectifs, les innovations introduites en 2022 favorisent aussi une relation plus productive des collaborateurs afin qu’ils puissent créer, construire et se développer ensemble. 

En ce début d’année 2023, nous allons continuer à écouter nos clients afin de leur proposer de nouvelles expériences et d’accompagner leur réussite dans un monde du travail qui ne cesse d’évoluer. 

Afin de permettre aux employés de choisir leurs propres outils de productivité, intégrés à leurs environnements existants, nous avons annoncé en début d’année une version gratuite Google Workspace Essentials. Tout utilisateur peut ainsi opter pour une collaboration moderne en instaurant l’utilisation de Workspace au sein de son équipe, et ce même si son entreprise n’a pas encore pris ce virage.
Avec Essentials Starter, vous pourrez organiser des réunions vidéo sécurisées, chatter avec vos collègues et collaborer sur des documents, des feuilles de calcul et des slides. Et vous pouvez faire tout cela tout en conservant les outils existants, sans conversion de fichiers : vous pouvez en effet y stocker, partager ou directement coéditer plus de 100 formats de fichiers, y compris des documents Microsoft Office et des PDF, sans avoir à convertir un seul fichier.

Si vous êtes prêt à abandonner vos anciens outils de productivité et voulez découvrir ce qui différencie Workspace, c’est le bon moment. Faire ses premiers pas sur Workspace n’a jamais été aussi facile !