Achères : aider les agents à mieux servir la communauté avec Google Workspace

Dès le début de la pandémie du COVID-19, la ville d’Achères (Yvelines, France) a amélioré la collaboration de ses agents, stimulé leur productivité et réduit son budget en licences grâce à Google Workspace.

Face à la pandémie du COVID-19, la mairie d’Achères a dû repenser sa façon de travailler. Elle a notamment dû lever les obstacles qui freinaient la productivité et la collaboration au sein de ses équipes lorsqu’elles travaillaient à distance, telles que l’impossibilité d’avoir des retours ou de partager l’information en temps réel. Sans oublier les problèmes de santé mentale liés aux restrictions de déplacements et aux confinements.

« Après 10 ans, changer sa façon de travailler engendre forcément des réticences. C’est pourquoi, avec l’aide de GoWizYou, nous avons mis en place une équipe de formation conséquente afin d’accompagner la transition vers Google Workspace », déclare Farid Noureddine, DSI de la Mairie d’Achères.

Du projet « teaser » au déploiement généralisé en seulement huit semaines

Début 2020, le service marketing de la mairie d’Achères a lancé sa propre initiative et invité des centaines d’agents à découvrir Google Workspace, leur proposant au passage de réserver une formation.

Pendant cette première étape, les agents ont pu constater à quel point Sheets, Docs et Drive améliorent le travail d’équipe tout en favorisant l’accès aux informations en temps réel, de n’importe où et à partir de n’importe quel équipement. Ils ont également eu un aperçu de Chat et Google Meet. À cette occasion, ils ont pu réaliser l’importance de ces outils pour faciliter la collaboration à distance.

« Grâce à cette première étape, la formation et l’adhésion se sont bien passées » estime Farid Noureddine.

Chaque jour, une vingtaine d’agents ont reçu une formation approfondie. La transition a également été facilitée par le fait que de nombreux agents étaient déjà familiarisés avec les outils de Google, car ils avaient l’habitude de les utiliser dans leur vie personnelle.

Améliorer la productivité et la collaboration tout en travaillant à distance

Actuellement, 80% des tâches effectuées par les agents sont réalisées avec Google Workspace, y compris les réunions de gestion de projets, les sessions de rattrapage, les réunions de synchronisation mais aussi l’élaboration des comptes-rendus.

« Cette nouvelle façon de travailler a permis aux managers d’accéder à leurs projets et de les préparer en dehors des horaires de travail si besoin », déclare Farid Noureddine. Elle permet aussi aux agents de répondre beaucoup plus vite et de façon plus efficace aux besoins de leur collectivité.

Plus de temps pour les projets à valeur ajoutée

Cette migration vers Google Workspace se concrétise également par des bénéfices au sein de la DSI. Les mises à jour et les correctifs sont désormais automatiquement appliqués à tous les périphériques. La DSI peut ainsi se focaliser sur d’autres tâches ayant plus de valeur ajoutée.

À ces avantages, il faut encore ajouter le fait que les agents ont réduit leur impact environnemental et qu’ils gagnent du temps pour travailler efficacement. À titre d’exemple, ils adressent désormais des liens plutôt que des pièces jointes, ce qui permet d’envoyer toute une équipe vers un fichier plutôt que d’avoir à envoyer une copie du fichier à chaque membre de l’équipe.

Le travail hybride va perdurer

Depuis septembre 2021, l’équipe peut télétravailler deux jours par semaine. « Dans la mesure où il est désormais possible d’être connecté à n’importe quel moment et de n’importe où, les managers ont pu envisager la mise en place du travail hybride », ajoute Farid Noureddine.

En présentiel, les agents peuvent désormais utiliser la nouvelle salle de conférence et travailler avec les dernières technologies afin d’améliorer la communication à distance de la Mairie avec ses partenaires et autres organismes publics.

Enfin, Google Workspace a également permis au service informatique de lancer un projet à long terme, visant la réorganisation du stockage et de l’accès aux informations afin de mieux servir les habitants de la commune.