8 conseils pour travailler efficacement de chez soi

De nombreuses entreprises s'interrogent sur le meilleur moyen de garder leurs équipes connectées, alors que tous les collaborateurs ne peuvent pas se trouver au même endroit. Nombre de nos clients nous ont demandé des conseils pour rester productifs et se concentrer sur leurs tâches. Voici quelques bonnes pratiques pour encourager la collaboration lorsque vos équipes doivent travailler à distance.

Préparez votre équipe au télétravail

Assurez-vous que votre équipe a mis en place les bons outils et processus avant de passer du travail au bureau au télétravail. Une fois tout cela mis en place, vous pouvez prendre de l'avance des façons suivantes : 

• Créez un alias d'équipe pour rester facilement en contact. Une liste de diffusion qui inclut tous les membres de votre équipe vous permet de partager rapidement des informations, tandis qu'un salon de discussion permet des conversations instantanées. 

• Vérifiez les autorisations de partage des documents importants afin que les collaborateurs puissent les modifier et les commenter au besoin. Vous pouvez même créer un Drive partagé dans lequel votre équipe peut stocker des fichiers, les rechercher et y accéder depuis n'importe quel appareil. 

• Programmez des réunions dès aujourd'hui pour rester en contact plus tard. Envoyez des invitations Google Agenda, créez un ordre du jour à l'avance et joignez les documents pertinents à l'invitation. Il peut également être utile de s'assurer que tout le monde est à l'aise avec la visioconférence.  

Faites en sorte que votre équipe soit connectée et organisée tous les jours

Maintenant que votre équipe est opérationnelle et que tout le monde est prêt à télétravailler, il est important que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Maintenant que votre équipe est opérationnelle et que tout le monde est prêt à télétravailler, voici différents moyens pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. 

• Organisez des réunions quotidiennes pour rester en contact avec vos collègues. Certains peuvent se sentir isolés lorsqu'ils télétravaillent, et la visioconférence est un excellent moyen de s'assurer de l'engagement de chacun. Essayez d'être visible à la caméra si nécessaire, présentez du contenu pertinent et posez des questions pour enclencher des conversations. Lorsque des différences de fuseaux horaires empêchent les employés de tous participer à une réunion, enregistrez-la, après vous être assuré que les participants sont d'accord pour être enregistrés !

• Partagez régulièrement les objectifs et les nouvelles informations. Pour que tous se sentent connectés, tenez l'ensemble de vos collaborateurs informés en gardant une trace des accomplissements de chacun, que ce soit via un groupe de discussion ou un document partagé auquel tout le monde participe. Vous pouvez également mettre en place un site interne afin de centraliser pour votre équipe les informations et ressources importantes sur une plate-forme, ou de partager à plus grande échelle des informations au sein de votre organisation.

• Continuez à appliquer les bonnes pratiques de travail. Ce n'est pas parce que votre équipe n'est pas au bureau que vos collaborateurs ne sont pas occupés. Vérifiez les agendas avant de programmer des réunions et commencez par demander si le moment est bien choisi lorsque vous démarrez une discussion par chat. Vous pouvez également informer vos collègues de votre disponibilité de manière proactive en définissant des heures de travail dans l'application Agenda. De cette façon, si un membre d'équipe essaie de programmer une réunion avec vous en dehors de vos heures de travail, il recevra un avertissement.

Travailler sur le réseau Wi-Fi de votre domicile

Partager l'espace (et une connexion Internet) à domicile signifie que vous devez prêter attention aux besoins des autres habitants de votre foyer. Voici donc quelques conseils :

• Ne passez pas toute la journée en visioconférence. Il existe de nombreux outils à votre disposition pour rester en contact avec votre équipe, qu'il s'agisse d'un salon de discussion, d'un document partagé, d'une courte enquête ou d'une conférence téléphonique rapide. Choisissez ce qui fonctionne le mieux, en particulier si vous partagez la connexion Internet.

• Trouvez la configuration qui vous convient le mieux. Vous devrez peut-être essayer plusieurs configurations avant de trouver comment rester concentrer et ne pas déranger les autres. Voici six conseils pour des appels vidéo de meilleure qualité, y compris comment activer les sous-titres instantanés afin de pouvoir lire une transcription de la réunion en temps réel. 

Il ne s'agit que d'une poignée de solutions que l'équipe G Suite a trouvées pour rester concentré et continuer à collaborer. Pour en savoir plus, regardez ces vidéos contenant des conseils concernant le télétravail et découvrez les informations les plus récentes dans notre article du centre de formation 10 conseils G Suite pour former des équipes virtuelles.