Les bases du télétravail : Comment le secteur informatique peut se préparer à gérer des effectifs dispersés

De nombreuses entreprises et organisations sont confrontées à la nécessité de fournir une assistance à des collaborateurs distants, et certaines ont besoin d'aide pour se familiariser avec les outils numériques afin de maintenir leur productivité. Voici certaines bonnes pratiques à l'intention des administrateurs informatiques, destinées à aider les entreprises et les équipes à travailler efficacement où qu'elles se trouvent.

Donnez à vos collègues l'accès aux outils dont ils ont besoin pour collaborer à distance

La visioconférence, le chat, les e-mails et les documents partagés sont tous des outils essentiels pour aider des collaborateurs distants à rester connectés. Assurez-vous que vos collaborateurs ont accès aux bonnes applications avec les autorisations appropriées, afin d'éviter les temps d'arrêt. Il peut être judicieux de vous assurer que les appareils gérés disposent des règles appropriées concernant la connexion Wi-Fi, Ethernet et VPN (réseau privé virtuel), ainsi que des certificats de réseau (pour les appareils gérés enregistrés au sein de votre organisation).

Par exemple, Google Meet aide les internautes à rester connectés lorsqu'ils travaillent à distance. Afin d'aider les entreprises et les écoles à rester connectées, nous avons récemment annoncé que nous fournirons gratuitement nos fonctionnalités de visioconférence Google Meet les plus avancées aux organisations G Suite et G Suite for Education. Si vous êtes un administrateur G Suite et que vous souhaitez profitez de ces fonctionnalités, accédez à Applications > G Suite > Paramètres Meet depuis la page d'accueil de la console d'administration. Vous pouvez alors activer des fonctionnalités telles que l'enregistrement ou le streaming en direct. Assurez-vous d'activer les appels vidéo. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Préparez-vous à fournir un service d'assistance et d'information à grande échelle 

Les sites internes peuvent s'avérer être des outils puissants pour le partage d'informations à grande échelle au sein de votre organisation. Par exemple, lorsque vous communiquez des changements concernant vos politiques de télétravail, envisagez de créer un site interne qui anticipe les questions fréquentes et comprend :

● des tutoriels produit ;

● des bonnes pratiques de télétravail, y compris des conseils sur l'utilisation des Drive partagés, la collaboration en temps réel sur des documents et les visioconférences.

Ce site peut également inclure un salon de discussion dédié à l'assistance ainsi qu'un calendrier des permanences planifiées, grâce auquel le service informatique peut répondre aux questions des utilisateurs qui commencent le télétravail.

Les documents, les feuilles de calcul et les présentations sont également des outils qui peuvent aider les collaborateurs à se tenir informés des derniers changements. Diverses options de partage s'offrent à vous, selon la taille de votre audience.

Assurez-vous que les règles d'entreprise reflètent les besoins des collaborateurs

Adaptez votre environnement aux circonstances actuelles. Par exemple, la possibilité de fournir une assistance à distance et de gérer les appareils Chrome à distance peut aider les collaborateurs à rester opérationnels et réduire le risque en cas d'appareil professionnel égaré ou volé.

Si vous avez appliqué des règles d'accès contextuel à différents groupes d'utilisateurs (en n'autorisant par exemple l'accès à Gmail qu'à certains collaborateurs en dehors de votre réseau Wi-Fi d'entreprise), il est préférable de réexaminer ces niveaux d'accès afin que les collaborateurs puissent utiliser les outils dont ils ont besoin en télétravail. Les équipes informatiques peuvent appliquer des règles de navigateur aux utilisateurs, qu'ils se trouvent ou non sur le réseau d'entreprise. Pour savoir comment mettre en place certaines de ces règles, consultez ces conseils.

Vous pouvez aussi examiner les règles de votre organisation concernant la distribution de matériel à vos collaborateurs. Il se peut par exemple que l'appareil d'un collaborateur doive être remplacé. Cependant, si la politique de votre organisation est de ne pas envoyer d'appareil au domicile de vos collaborateurs, il peut être plus compliqué de fournir le matériel essentiel à ceux qui en ont besoin. Il peut également être utile d'établir des règles concernant l'utilisation du matériel à des fins personnelles. Il se peut par exemple que certains employés doivent ramener du matériel à la maison pour que leurs enfants aient accès à l'enseignement à distance. La souplesse apportée par cette démarche peut être rassurante.

Soyez prêt à surveiller l'adoption et à partager les témoignages de réussite des collaborateurs

Pensez à surveiller ce que vous avez mis en place. Soyez prêt à comprendre les différents schémas d'utilisation d'une équipe à l'autre, voire d'une région à l'autre. Analyser les tendances d'utilisation peut aider à identifier certaines équipes qui pourraient avoir besoin d'une formation supplémentaire. Cela peut également révéler des particularités de fonctionnement dans une équipe, qui lui permettent de tirer le meilleur parti de la technologie à sa disposition et qu'il pourrait être utile de propager au reste de l'organisation. L'outil de qualité Meet disponible dans la console d'administration vous permet par exemple d'examiner la participation aux réunions et d'aider les utilisateurs en temps réel.

Repérez, célébrez et partagez les victoires. Créez une solution (salon de discussion ou document à plusieurs auteurs) pour que les collaborateurs puissent partager leurs propres bonnes pratiques de télétravail et les bons résultats obtenus en la matière, afin d'en faire bénéficier leurs collègues.

En prévision du changement

Nous espérons que ce guide vous a aidé à bien réfléchir aux besoins de votre organisation quant à l'assistance à apporter à vos effectifs dispersés. Nous continuerons à partager nos connaissances et bonnes pratiques, ainsi que des ressources nouvelles et actualisées. En attendant, vous trouverez davantage d'informations dans notre article du centre de formation 10 conseils G Suite pour former des équipes virtuelles et dans notre Centre d'aide.