プロンプト入力の手間を削減: Workspace Intelligence が提供する 6 つのパーソナライズ機能

※この投稿は米国時間 2026 年 9 月 9 日に、Google Workspace blog に投稿されたものの抄訳です。

アプリを開いたものの、空白のプロンプト ボックスを前に、思い通りの結果を得るには何と入力すればよいか悩んだ経験は、誰にでもあるはずです。古いファイルを探し、会議メモをコピーして貼り付け、AI 生成の下書きを自分らしい言葉に書き直すなどの作業も必要になります。プロンプト作成には手間がかかります。

4 月に発表された新しいテクノロジー レイヤである Workspace Intelligence は、Gmail、ドキュメント、ドライブなど、日常的に使用するツールに、ユーザーの作業内容をリアルタイムで統合的に把握する機能を提供します。このレイヤは Google Workspace アプリに統合されているため、長いプロンプトを記述したり、個々のファイルにタグを付けたりする必要はありません。チームやプロジェクトを理解する機能が組み込まれているため、バラバラだった情報を自動的につなげてくれます。つまり、事前設定なしで、すぐに自分に合ったサポートを受けられるということです。

Workspace Intelligence を活用して、AI からより便利なサポートを受ける 6 つの方法をご紹介します。

1. Google Chat: 複雑な業務プロジェクトの最新状況を把握

活用前: 重要なタスクやプロジェクトの決定事項は、頻繁にやり取りされるチャット スレッドに埋もれてしまいがちです。プロジェクトの詳細を確認したり、割り当てられたアクション アイテムを思い出したりするために、さまざまなファイルを検索しなければなりませんでした。

活用後: 作業コンテキストを把握する統合コマンド センターを実現できます。Chat に組み込まれた Gemini にリクエストすると、その日の重要な最新情報を含む今日のまとめが提供されます。また、チーム全体を網羅するセキュアなナレッジベース* を検索することもできます。

2. ドライブ: ファイルを探すのではなく、答えを見つける

活用前: チームがドキュメントを保存した場所や、更新内容を確認した場所を思い出しながら、キーワードや正確なファイル名を推測して、ファイルを 1 つずつ開いて情報を収集していました。

活用後: 常に最新状態にあるナレッジベースを実現できます。「AI による概要」を使用すると、すべてのファイルをスキャンして、すばやく回答を得ることができます。また、「Gemini in ドライブ」を使用すると、ファイルについて会話形式で質問したり、関連するドキュメントをドライブ プロジェクトにグループ化したりできます。

3. Gmail: 自分らしい下書きを一発で作成。受信トレイの不要な情報を整理して重要な情報に集中

活用前: AI で更新情報の下書きを作成しても、自分らしい表現にするために大幅な編集や指示が必要だったため、節約できるはずの時間がメールの推敲に費やされていました。あるいは、特定のプロジェクトの履歴を確認するために、長いメールスレッドをさかのぼってメールを 1 通ずつ読み返していました。

活用後: パーソナライズされた下書きをすばやく作成し、受信トレイの不要な情報を整理できるようになります。文書作成サポートは、仕事上の関係、チームの階層、最近のプロジェクト履歴を理解したうえで、トピックに関する既存の知識を活かして、ユーザーの口調に合わせたパーソナライズされたメールの下書きを作成できます。さらに、AI 受信トレイ* が作業コンテキストを使用して、緊急のアクション アイテムやプロジェクトのステータスを一目でわかるように強調表示します。

4. ドキュメント: 白紙の状態から一瞬で質の高い文書を作成

活用前: 散在するファイルを探し、リンクを貼り付け、複雑なプロンプトを手動で作成しながら、白紙のページを前に途方に暮れていました。

活用後: 目標を伝えるだけで、コンテキストに沿ってパーソナライズされたドキュメントの下書きを完成できるようになります。Gemini は、最近のファイル、チャット、メール、メモから関連情報を自動的に結び付け、引用元も明確にしたうえで、完成度の高い下書きを一貫したスタイルで作成します。

5. スライド: 最小限のプロンプトでブランド ガイドライン準拠の資料を作成

活用前: スライドを 1 枚ずつ作成し、AI を使用する場合はプロンプトに詳細なブランド ガイドラインを入力したり、不適切な形式で出力されるという不便さがありました。

活用後: 微調整するだけの状態の、美しいプレゼンテーション用スライドを準備できるようになります。Workspace Intelligence が、チームの既存のプレゼンテーションとブランド テンプレートを確認し、既存のフォントとスタイルを使用した編集可能なスライドを生成します。

6. スプレッドシート: 散在するデータを整理されたスプレッドシートに変換

活用前: 数値のコピー、複雑な数式の作成、計算エラーの修正に何時間も費やしながら、スプレッドシートをゼロから作成していました。

活用後: 自然言語機能を使用して、スプレッドシートを簡単に作成できます。Gemini は、ファイルや Workspace アプリのコンテキストを使用して、簡単に調整できるスプレッドシート固有の数式を組み込んだ、自由自在に編集できるライブテーブルを構築します。

Workspace Intelligence の仕組み

プロンプトの専門知識は不要で、プラグインをインストールする必要もありません。Workspace Intelligence はセキュアかつ自動的に動作します。その仕組みを支える 4 つの主要な要素は次のとおりです。

• 情報収集: アプリ全体から背景情報を収集し、すべてのプロジェクトの全容を把握します。これにより、ユーザーがアクションを起こすときに必要な情報を提供します。
• 状況認識: 誰と仕事をしているか、どのようなプロジェクトが進行中かに基づいて、現在仕事で最も重要な業務を把握し、緊急のタスクに注意を促します。
• 真のパーソナライズ: ユーザーの役割や仕事上の関係、独自の作業スタイル、文章のトーン、書式設定の好みを過去の作業から学習します。
• 設定不要: すぐに使用できます。ユーザーや IT 管理者がコネクタを構成したり、設定を調整したりする必要がないため、すぐに利用を開始できます。

エンタープライズ グレードのセキュリティ、プライバシー、管理機能が組み込み済み

Workspace Intelligence が組織の情報にアクセスして回答を生成する際は、厳格なセキュリティとプライバシーに関するコミットメントと管理策を遵守します。

• お客様のデータはお客様のもの: お客様のコンテンツが、許可なく販売されたり、広告に使用されたり、Gemini モデルのトレーニングに使用されたりすることはありません。
• 既存の権限が適用される: Gemini は、ユーザーがすでに閲覧権限を持っているデータにのみアクセスします。ユーザーが開くことができないファイルは、Workspace Intelligence も開けません。
• ソースタイプの管理: 管理者は Workspace Intelligence を完全に管理できます。特定の Workspace サービス（Gmail、ドライブ、カレンダー、Chat）ごとに、Gemini の検索対象にするかどうかを設定できます。管理者は、特定のデータタイプや組織部門にクライアントサイド暗号化を適用して、組織の最も機密性の高いデータに AI システムがアクセスできないようにすることもできます。

使ってみる

Workspace Intelligence は、ユーザーが時間を節約し、最も重要な業務に集中できるように支援します。簡単なプロンプトから始めて、アプリが面倒な作業の大部分をこなしてくれる様子をご確認ください。

Google Workspace with Gemini が組織にもたらす効果をご確認いただくには、今すぐトライアルを開始するか、営業担当者にお問い合わせください。制限に縛られない未来の働き方を体験していただけます。

すでに Workspace をご利用の場合は、仕事のための AI 学習ページ（英語）で、スマートな AI ワークフローをチームに導入する方法に関する新しいリソースやよく活用されているリソースをご確認ください。AI Boost Bootcamp の「How to Use Gemini at Work 101（職場で Gemini を使用する方法: 初級）」と How to Use Gemini for Marketing 201（マーケティングで Gemini を使用する方法、役割別トレーニング: 中級）で、チームの AI 習熟度を高める方法を 1 時間以内でご確認いただけます。

^{* ビジネス ユーザー向けに近日公開予定。}

- Google Workspace with Gemini、プロダクト マーケティング マネージャー、Chris Curtis