Atlantic Housing Foundation: Google Workspace を活用して困窮家庭を支援

※この投稿は米国時間 2023 年 10 月 25 日に、Google Workspace blog に投稿されたものの抄訳です。

Atlantic Housing Foundation の使命は、その名前に反して、手の届く価格の住宅の開発と維持だけにとどまりません。それだけでなく、サービスを提供するコミュニティの変革を促進し、住民の生活向上を支援したいと考えています。しかし、このためには、当社のチームが迅速かつ効果的にコミュニケーションをとれる必要があります。当社のチームは 6 つの州と数十の都市に分散しているため、高速で柔軟なコミュニケーションとコラボレーションのツールが必要です。完全なリモートワークに移行したときには、この要件の重要度がさらに増しました。

当社の生産性向上とコラボレーションのツール一式は、長年にわたってオンサイトのサーバーに接続されており、サーバーの保存容量は残り少なくなっていました。誰かのメールが使えなくなった場合、通常はローカル データベースの問題によるもので、オンラインに戻すのに丸一日あるいは一晩かかることもありました。また、ドキュメントがクラウドに保存されていなかったため、それぞれがお互いの作業を上書きして編集内容が失われ、欠落している情報の検索に不必要な時間を費やしていました。

このようなドキュメントとデータ管理の問題を解決すべく、当社は Google Workspace に移行しました。Google ドライブと Google ドキュメントにより、ファイルの共有と編集が容易になり、また Gmail により、メールサービスの信頼性が向上しました。幸いなことに、この Google Workspace への移行を行ったのは何年も前だったため、パンデミックが発生したときには業務を停止しなくて済みました。私たちは全員帰宅し、翌日はダウンタイムもなく稼働できました。

ユーザー フレンドリーなツールでチーム間の作業を簡素化

完全なリモートワークに移行するにあたり、IT に関連する最大級の課題は、以前の VoIP プロバイダが必要とする 50 台以上の物理的な電話をセットアップしなければならないことでした。従業員の家に物理的な電話を持ち込むのは容易ではありませんでした。単純に電話をインターネットに接続するだけの簡単なことではありませんでした。すべての従業員のルーターがオフィス（ホームオフィスがある場合）の近くにあるとは限らず、インターネット接続がない家もありました。さらに、ユーザーごとに電話をプロビジョニングし、VoIP プロバイダにチケットを送信し、プロバイダと協力してアカウントをリセットする必要がありました。この部門を超えての作業に何時間も費やしました。

当社はその時点ですでに Google Workspace を使用していたため、代わりに Google Voice の採用を検討することにしました。そして Google Voice に切り替え、物理的な電話を廃止しました。これにより、リモートチームを管理しやすくなり、可能な限り効率的にコミュニティの支援を続けることができました。今は、ユーザーに番号を割り当てた後、ユーザーがログインすれば完了です。以前は数時間かかっていたプロセスが 5 分で完了します。さらに、Google エコシステム内のすべてがつながっています。チームのアドレス帳が自動的に音声通話と接続されるため、番号を手動で管理する必要がなくなりました。

2023 年の初めにオフィスに戻ったときには、追加の作業を行わなくても Google Voice 回線を戻すことができました。会議室の利用も再開しました。ビデオ会議ソリューションとして Google Meet を使用していたため、オフィスに Google Meet ハードウェアを設置しました。以前は、別個の会議用電話でダイヤルインして、会議を画面にキャストする必要がありましたが、今では、どの Google Meet 会議室デバイスでも通話を開始できるようになり、誰にとっても簡単になりました。

従業員に時間を還元してコミュニティ サポートを改善

Google Workspace を使用することで、組織全体のコミュニケーションを効率化できるようになり、コミュニティに費やせる時間が増えました。チームのビデオ会議中にドキュメントをリアルタイムで編集できるようになり、効率性が大幅に向上しました。また費用面や運用面においても、効率性が向上することですべてが改善されます。会議の時間を文書の検索や編集に費やしたり、電話の設定に余分な時間をかけたりすることがなくなり、その時間を住民を支援するための新しい戦略の設計と実施に使えるようになりました。

Meet のリアルタイム翻訳機能を利用することで、よりインクルーシブな職場環境への取り組みも進みました。チームの 15% 以上にとって英語は第二言語です。リアルタイム翻訳は言語の壁を克服し、よりよい連携を保つのに役立ちます。また、私たちはこの機能を使用して、スペイン語を話す住民とスムーズにコミュニケーションをとる方法も模索しています。

以上のことから、Atlantic Housing に新しく入社する人たちには、当社は「Google 派の会社」であると伝えています。実際、当社の環境全体が Google Workspace 上で実行されています。情報の共有や通話は簡単で、スケーラビリティも問題になりません。この移行を再度行う必要があるとしても、決断に迷うことはないでしょう。Google は当社に大きな変化をもたらしました。