Trimble が Google Chat を使用して世界中の従業員をつないだ方法

Trimble の概要:

• Google Chat を使用して 40 か国 12,000 人の従業員をつなぎ、生産性を維持

• 毎日 20 万件以上の会話をサポート

• コミュニケーションとコラボレーションのツールを Google Workspace で完全に統合
  

Trimble は、仕事における統合された世界の価値を信じており、その理念は、自分たちが開発する高度な接続技術からチームとしてのコラボレーション方法に至るまで反映されています。世界がよりよく機能するよう支援するという使命のもと、私たちは地球上でとりわけ重要ないくつかの産業をデジタル化しており、これによって人々の生活と将来のコミュニティ構築のために必要なものの構築、建設、成育、移動が実現しています。

世界 40 か国に約 12,000 人の従業員を擁する当社では、共通の目標を達成するために従業員を団結させるコラボレーションとコミュニケーションのツールが不可欠です。2017 年に、全従業員を Google Workspace に移行しました。この決定は、当社史上最も成功したチェンジ マネジメント プログラムにつながりました。新しい会社の買収や新しい人材の採用が行われるたびに、Workspace はトレーニングとオンボーディングのスタート地点となり、同僚とつながってコラボレーションするためのグローバルハブであり続けています。

Workspace 内の多くのツールや機能が年々成長し進化していますが、Google Chat ほど大きく変化したものはありません。かつては単純なメッセージング ツールだったものが、今では Trimble のチーム、事業部門、国をまたぐコミュニケーションの大部分を支えています。

今回は、Trimble がどのように Chat を使用して組織内で最新情報を共有し、従業員のエンゲージメントを高め、Trimble ファミリーの全員が世界中でつながりを維持できるようにしているかをご紹介します。

コミュニケーションをより高速に

以前はコミュニケーションの大部分をメールに頼っていました。「ちょっと電話してもいいですか？」といった些細なリクエストでさえメールを経由するため、受信箱がメールであふれていました。Trimble 全体でのリアルタイム コミュニケーションのために、他のメッセージング プラットフォームも試しましたが、Workspace の熱心なユーザーである私たちは、いつも Google Chat に注目していました。Workspace チームから、2019 年に新しい Chat への早期アクセスを希望するかどうか尋ねられたとき、切り替えを決断するのは簡単でした。

現在 Trimble では、非同期とリアルタイムの会話に毎日誰もが Chat を使用しています。マネージャーに簡単な質問をする、誰かにドキュメントへのアクセスを許可する、優先度の高い会話を簡単に見つける、同僚をグループ チャットに招くといったニーズに日々 Chat が活かされています。また、Chat インターフェースで直接 Google Meet にディスカッションを切り替えることもできるため、ワークフローを中断することなく、迅速でシームレスなコミュニケーションが可能になっています。

従業員のエンゲージメントとオンボーディングを強化

人々が 1 対 1 でつながることが Trimble における Chat の根幹であることに変わりはありませんが、Chat の真価はスペースとグループにあります。各チームには、プロジェクト ドキュメントやトラッカーから、ミームや週末の予定などの個人的なものまで、あらゆるものを共有するための独自のスペースがあります。また、事業部門の多くが、セクター固有のスペースを設けています。たとえば、当社の輸送部門では最近、1,800 人以上のユーザーを含む 1 つのスペースを作成し、迅速な対応の要求、会議のリマインダー、チェックすべき動画やポッドキャストの推奨など、関連性が高く時間的制約がある情報やコミュニケーションを共有できるようにしました。

また、スペースは新入社員のオンボーディングの効率化にも一役買っています。当社はしばしば新しい企業を Trimble ファミリーに迎え入れます。理想は、新しい従業員のオンボーディングをその場で支援することですが、それが不可能なときもあります。そのような場合は、新しい従業員がサポートを頼んだり、トレーニング資料や疑問の答えを見つけたりするための中心的なスペースを Chat を使用して作成できます。サポートデスク、Workspace の担当者、そして私たち自身も参加しているので、新入社員は必要なときにいつでも適切な担当者に連絡できます。

Chat を全従業員にとっての基幹ツールと位置づけるために次のような取り組みも行っています。

• 通知、コメント、アクセス権リクエストを受け取るために、すべての新入社員に Google ドライブ用アプリをインストールして固定することを推奨

• 問題解決を自動化するテクニカル サポート chatbot を提供

• Chat で業務を効率化するために必要な特定のアプリを導入して統合するようチームに奨励

コンテンツを移行し、人々を結びつける

Trimble では毎年複数の買収を行っており、昨年だけで約 2,000 人の新規ユーザーが加わりました。そして、買収の都度データを移行する必要があります。新しく移行したユーザーがいざ Workspace の使用を始めるときに、そのユーザーにとって重要なツールを順に挙げるとすれば、Chat、Gmail、Google カレンダーです。当社の主要な新規ユーザー サポート チャネルも、専用のサポート Chat スペースを通じて提供されます。そのため、コンテンツを迅速かつスムーズに移行するためのツールの存在が重要です。

大規模な移行では、パートナーと協力することもよくあります。しかし、最近 Google のデータ移行サービスを利用して、別のプラットフォームからコンテンツを移行しました。データ移行サービスは安全で使いやすいソリューションです。私たちのチームはこれを利用し、すべて管理コンソール経由で Microsoft Teams からメッセージ データを正確に移行しました。

Trimble での Chat の使用は増え続けています。2023 年には、Trimble 全体で 7,200 万件以上の会話が行われ、これは 1 日あたり約 20 万件に相当します。約 1 万 1,000 人が月に 1 回以上利用しており、普及率は 90% を超えています。Chat を使用すると、人と人が簡単につながれるため、仕事を進める際の障壁が減り、実践的な意思決定を即座に行えるようになり、あらゆるチーム間のコラボレーションが向上します。私たちが採用した Google Chat は今や、ワークフローに欠かせないツールとなりました。最高のパフォーマンスを発揮できるように、Trimble エコシステムに属するすべての人を支援してくれています。