ハイブリッドな働き方の時代に、確かなつながりを築く

※この投稿は米国時間 2022 年 5 月 13 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

パンデミックを受けて、米国では実に 92% という多くの労働者がハイブリッドな勤務形態やフルリモートの勤務形態に関心を持っています¹。対面、オンラインの両方で職員間の交流を促進し、生産性を向上させ、つながりを強化できる適切なツールや方法を見つけ出そうと、行政機関のリーダーを含む全雇用主が現在全力で取り組んでいます。これに失敗するようなことがあれば、優秀な人材の退職を招いたり、定着に支障が出たりするおそれもあります。

活力ある業務環境づくりは、場所を問わない働き方と生産性向上を実現する多彩な会議ツールを利用できる、最適なテクノロジーを導入することから始まります。オンラインでのトレーニングと研修から、緊急対応や重要なサービス提供の体制構築までさまざまなニーズに対応する機能を備えた Google Workspace を導入することで、行政機関のリーダーたちは職員を支援できるようになります。ここからは、Google Workspace を最大限に活用して、ハイブリッドな勤務形態をより効率的かつ効果的に運用するおすすめのヒントをいくつか紹介します。

Google ドキュメントで会議の議題を収集

会議の議題のドキュメントを Google カレンダーの予定に添付して、会議の参加者に事前にコメントしたり確認したりしてもらうことで、効果的かつ活発な会議を実施できます。Google ドキュメント、Google スライド、Google スプレッドシートでは、共同編集者別に色分けされたコメントを残すことができ、ビデオ会議や対面での会議の中で使用することも可能です。

リモート勤務の職員と職場に出勤する職員が混在する状況でも、会議では参加者全員に関わってもらう方法を理解することが、みんなで働いているという体験を生み出すにあたって極めて重要になるでしょう。行政機関のリーダーは、職員の生産性や勤務満足度の向上、ひいては仕事時間の充実にもつながる文化を醸成できます。

サイレント モードの予定をカレンダーに追加して、時間の使い方を確認する

健康増進を後押しするサービスの新機能も Google Workspace に追加されています。Google カレンダーのサイレント モード、Google Chat の「不在」や「サイレント モード中」のステータス、あるいは Google Meet の背景やノイズキャンセルなどの機能を使えば、職員一人ひとりがプライベートと業務の区別をつけることができます。職員が作業時間の区切りを設定したり、同僚に知らせたりできるようにすることで、リモート疲れの防止に役立ちます。また、Google カレンダーの時間の分析情報では、1 週間の中で自分が会議に割いた時間や会議の同席者がまとめられた情報を職員が確認できます。今後も安全なクラウド環境上にこうしたツールを集めて、コラボレーションのためのシステムを構築していきます。

一体化した業務環境を重視する文化でポジティブな成果を創出

すでにハイブリッドな働き方への転換が始まり、全職員のつながりが、より有意義なものになっています。ビデオ通話は、テクノロジーに詳しい世代の新人職員とベテラン職員のつながりを生み出しました。グローバル Google Workspace 戦略アライアンス リーダーの Gary Dannoff は、ハイブリッドな働き方の戦略とツールの導入について語った Fedscoop Radio のポッドキャストの中で、チームのメンバーの年齢差が 25 歳ある多世代のチームは、年齢差が小さい、もしくは年齢差のないチームよりも好ましい成果を達成する可能性が 75% 高いことに言及しました。私たち全員がパンデミックの最中に難局に適応し、価値観や世代、地理的距離を超えたコラボレーション環境という新たな文化が生まれました。職場勤務を再開するにあたっては、是非この文化と関わり合い、後押ししましょう。

Google Workspace は、職場勤務に戻る職員のために必要な共感や信頼を実現しながら、将来を見据えた職場文化への移行を支援します。「未来に対応した」文化を作るには、将来を見据えた職場を作るというマインドセットに転換する必要があるとも Danoff は述べています。進化する業務環境の中で、最新のテクノロジーを利用してコラボレーションを推進すれば、組織は業務の進め方をまったく新しいものに変えることができます。

共同作業を可能にするテクノロジーで生産性を向上し、住民とのつながりを促進

全米の行政機関は、ハイブリッドな働き方の新時代を受け入れつつあります。アリゾナ州では、36,000 人の職員が Google Workspace に移行しました。その際、業務の進め方への影響はほとんどありませんでした。現在、同州はプラットフォームを拡大し、厳しく規制されたデータを必要とするさらに多くの省庁を支援することを計画しています。

一方、ロードアイランド州やウィスコンシン州などでは、住民の再就職を支援するために、Google Workspace を含む Google Cloud ソリューションを活用して仮想キャリア センターを設置しました。住民は、キャリアコーチとの面談とビデオ会議の予約、クラウドベースのドキュメント ストレージを利用した履歴書の作成と共同作業、採用担当者との直接のやりとり、オンライン採用説明会への参加、募集中の求人への応募といったさまざまなサービスを利用できます。

職員が協力し合い、新しい価値を創出できる文化を職場にもたらすその他のアイデアについては、Google Workspace Summit のコンテンツをご覧ください。

^{1 出典:  https://www.pwc.com/us/en/library/covid-19/us-remote-work-survey.html#content-free-1-0f39}