連携を維持: 従業員が分散している環境に効果的なコラボレーション戦略

※この投稿は米国時間 2022 年 8 月 25 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

ハイブリッドな勤務形態が拡大しているなか、職場でのコラボレーションも進化を続けています。ハイブリッドな業務環境では、「リアルタイム」と「フレックスタイム（非同期）」の両方のコラボレーション モードがそれぞれに確立しており、組織やチームではどちらか一方のモードを多用しすぎることがあります。これはおそらく、新しいツールによってタイムゾーンや場所を超えてシームレスに作業できるようになったにもかかわらず、これまで多くの組織でのデフォルトが対面式の会議やリアルタイムでのコラボレーションであったため、「リアルタイム」バイアスが生じていることが原因です。突き詰めて考えると、目の前のタスクに適した方法とツールを選択することが、コラボレーションをスケーラブルなものにして従業員のウェルビーイングをサポートする鍵となります。その点を踏まえたうえで、組織内でリアルタイムとフレックスタイムのコラボレーションを最大限に活用する方法を紹介します。

リアルタイムのコラボレーションをより価値あるものに

長い間、情報とフィードバックを迅速かつダイレクトに交換する手段として、多くの組織でリアルタイムの対話が重視されてきました。リアルタイムで対話することにより、組織はチームをまとめ、人間関係を構築できます。リアルタイムのコラボレーションには影響力があり重要な成果をもたらしますが、欠点もいくつか存在します。こうした欠点は、特にハイブリッドな業務環境において見受けられます。

この課題に対処するためには、リアルタイムでのやり取りの効果を最大化できるようなシナリオを組織で検討する必要があります。こうしたシナリオは、ブリーフィング、意思決定、危機管理など、メンバーの合意や迅速な対応が必要な場面で特に役立ちます。

ハイブリッドな業務環境で効果的なリアルタイム コラボレーションを行うには、リアルタイムのやり取りを調整し、アプリやコンテキストの切り換えにかかる時間を最小限に抑えられるツールが必要です。Google Workspace を使用すると、チームは Google カレンダーの招待状内に共有のアジェンダや Google ドキュメントを作成してアクセスでき、スケジュールされたリアルタイムのワーク セッションの開始前、進行中、実施後に期待する成果と目標をチーム内ですり合わせることができます。また、コラボレーションに使用するツールの統合が進んでいるほど、アイデアを思い付いたときや迅速な決定が必要なときに、従業員がすぐに仕事に取り掛かりやすくなります。たとえば、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドから直接 Google Meet を開始することで、チームメンバーがスムーズに作業セッションを開始できます。

さらに、現実世界のコラボレーション アクティビティを仮想環境に導入して、別々の場所にいるチームのリアルタイム コラボレーションを強化する方法についても考えてみましょう。たとえば、Jamboard や Google Meet の Miro といったデジタル ホワイトボード ツールを使用すると、人々はどこからでもリアルタイムでブレインストーミング、アイデア創出、問題解決を行うことができます。このようなインタラクティブなソリューションにより、従業員は新しい方法で共同作業を行えるようになります。

フレックスタイムなコラボレーションで広がる可能性

ハイブリッドな勤務形態が広く受け入れられるようになったことで、組織ではフレックスタイムなコラボレーションがこれまでよりも頻繁に行われるようになりました。このタイプのコラボレーションでは、従業員は自分の勤務時間に自由に情報を共有して対応できます。フレックスタイムなコラボレーションの主なメリットは、従業員のエクスペリエンスを改善してウェルビーイングを増進できることです。具体的には、チーム全体の参加意識を促進し、フレキシブルな作業習慣をサポートします。チームメンバーの生産性が最も高くなっているタイミング、または作成されているサイレント モードの予定を妨げないタイミングで参加できるようにすることで、メンバーのウェルビーイングをサポートします。また、メンバーは自分の意見が尊重され、価値を認められ、権限を与えられていると感じることができます。フレックスタイムなコラボレーションを使用することで、リアルタイムで発言することに不安や苦手意識を抱いているチームメンバーやフィードバックについて考える時間が必要なチームメンバーは、よりハードルの低い方法で自分の視点を周囲と共有できるようになります。

フレックスタイムなコラボレーションによって、タスクとアクション アイテムの割り当て、知識とリソースの共有、ブレインストーミング、フィードバックの提供など、さまざまなコラボレーション シナリオを強化できます。これらのやり取りを成功させるには、安全かつ直感的なツールを従業員に提供し、場所や時間を選ばずに仕事を行うために必要な情報を提供する必要があります。たとえばスペースでは、チームメンバーは、プロジェクトについてのディスカッションやトピックに基づいたディスカッション専用のグループ チャット スレッドを開始したり、あるいはそのスレッドに参加したりできます。また、参加できるときにいつでもファイルやタスクにアクセスして最新情報を得られます。さまざまな時間帯にタスクやプロジェクトに取り組んでいる人々にとって、ダイナミックで信頼できる、一本化された情報源を作成することは、非常に大きな効果があります。

共有ドキュメントでコラボレーションを行う場合、スマート キャンバスのような機能を使用すると、チームメンバーはタスクを割り当て、チェックリストを作成し、@-mentions を使用してファイルを共有しすることで情報に簡単にアクセスできます。一方、自動化された Google ドキュメントに組み込まれた要約機能を使用すると、チームは集中力を失うことなく最新情報を把握できます。こうした機能により、メンバーがそれぞれ異なるタイミングでプロジェクトに従事している場合でも、全員で情報を共有できます。

フレックスとコラボレーションは両立可能

リアルタイムのコラボレーションが必要なタスクと、自分の都合のいい時間で行うほうがよいタスクを見分けられるよう従業員をサポートすることは、ハイブリッドな勤務形態の世界で生産性とウェルビーイングを維持するために重要です。自分のニーズ、好み、スケジュールを加味した方法で働ける権限を与えられると、従業員は通常、そのフレキシビリティに対する報酬を組織に返します。Holger Reisinger、Paul Sephton、Dane Fetterer の各氏は、Harvard Business Review への寄稿で「リーダーが従業員に働く時間と場所を選択する自由を与えることは、従業員が望みどおりの仕事をしてくれるという信頼の表れです。このデータは、その信頼がその後非常に高い割合で返済され、包括意識と帰属意識が互いに深く結びついた文化を構築していることを示しています」と述べています。

リアルタイムのコラボレーションやフレックスタイムなコラボレーションに関するチームの規範を作成すると、従業員が生産性を維持し、従業員同士や組織全体とのつながりを保てるようになります。また、場所を選ばないシームレスで安全なコラボレーション エクスペリエンスを支援するツールを提供することで、生産性、従業員のウェルビーイング、労働意欲への影響を変容させることができます。