BetterCloud と Google Workspace で従業員のオンボーディングを変革

※この投稿は米国時間 2023 年 6 月 2 日に、Google Workspace blog に投稿されたものの抄訳です。

従業員のオンボーディングは、IT チームが担当する業務の中でも最も一般的かつ重要なプロセスの一つです。このプロセスは時間と手作業を必要として、IT チームとエンドユーザーのストレスの原因にもなり得るものです。オンボーディングにおける一般的な課題には、次のようなものがあります。

• 新入社員が業務に必要なアプリケーションにアクセスできるようになるまでに、数日から数週間も待たされることがある。実際、BetterCloud の調査では、新入社員の 86% が初日には業務に必要なツールにアクセスできていない。

• 新入社員が複数のフォームを通じて冗長な情報を入力し、非効率的なオンボーディング・エクスペリエンスを生み出している。あるいは、自動化されておらず、連続的でないドキュメントに情報を追加するのが困難。

• 新入社員のオンボーディングのステータスを、ビジネス ユニットがほとんど、あるいはまったく把握できない。

• 新入社員のオンボーディングを準備するための十分な情報や時間が IT チームにない。

以下の図は、IT チームがユーザーをプロビジョニングする際に使用する一般的なプロセスを示しています。人事部門は、メールやチケットで IT チームに新入社員について通知します。IT チームは新入社員に関する重要な情報を確認し、それに基づいて関連するすべての SaaS アプリケーションに適切なレベルのアクセス権を手動で付与します。これらのタスクは難しいものではありませんが、作業が面倒で量も多いため、アクセスできるようになるまで新入社員が待たされることがよくあります。

ゼロタッチの自動化で新入社員を即座にオンボーディング

ゼロタッチのオンボーディングは、多くの IT チームにとって夢のようなものです。新入社員が複数のシステムに 1 つのアカウントでログインでき、必要なものすべてに即座にアクセスできる世界を想像してみてください。IT チームの関与なしに、入社初日から必要な Google ドライブのファイル、カレンダー、Google グループに即座にアクセスできるとどんなに良いでしょうか。リモート ファーストが進んでいる世界では、このようなゼロタッチのオンボーディングがさらに重要になっています。

BetterCloud の Manage+ プロダクトは、ゼロタッチのオンボーディング ワークフローを構築することで IT 管理者の夢を現実のものにします。これらのワークフローにより、人事や採用などを担当するビジネス ユニットが、IT チームの関与を最小限に抑えつつワークフローを開始できるようになります。自動化されたワークフローが手作業による IT タッチポイントの数を削減（または排除）し、費用を削減するとともに、IT チームをより価値の高いプロジェクトに従事させることを可能にします。

以下の図は、BetterCloud の Manage+ 自動化ワークフローを使用して、Google Workspace で新入社員のオンボーディングをゼロタッチで実現する方法を示しています。

ご覧のように、唯一の手動アクティビティは、IT 以外の部門、この場合は人事部門が行うものです。人事情報システム（HRIS）や IT サービス管理（ITSM）からの応答があるまで、BetterCloud の自動化ワークフローは待機しています。人事部門が新入社員のチケットを作成すると、BetterCloud ワークフローがオンボーディング プロセスを自動的に開始し、個々の従業員に必要な、アプリケーションへのアクセス許可、グループの割り当て、通知の送信、その他の特定のアクションが行われます。

ゼロタッチのオンボーディングのメリット

ゼロタッチのオンボーディングは、従業員の生産性を加速させ、新入社員が初日から業務に取り組むことを可能にします。これにより、採用や人事を担当するチームの対応時間が短縮されます。また、IT チームにとっては、業務効率の向上と組織全体への IT の影響力拡大につながります。手作業が減ることで、IT チームが戦略的なプロジェクトにより時間をさいて、ビジネスの成長をサポートできるようになります。

従業員のオンボーディングは、BetterCloud がゼロタッチのアプローチで自動化できるユーザー ライフサイクル プロセスの一例にすぎません。このような重要な作業を合理化および自動化することで、IT チームは業務効率や従業員の生産性を向上させることができ、激動する経済状況に対応する復元力を築いていけます。

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