Google Workspace の新機能でコラボレーションを推進

※この投稿は米国時間 2022 年 2 月 16 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

16 年前、Google は Google ドキュメントとスプレッドシートをリリースし、新しい働き方を世界に広めました。多くの人にとって、ドキュメントを送受信する負担やリスクを伴うことなく、同じデジタル空間でリアルタイムにコラボレーションするのは初めてのことでした。世界中の何十億人もの Google Workspace ユーザーにとってこうした柔軟な働き方が当たり前のものとなっています。そして、Google はこの働き方をさらに高性能で魅力的なものにしていくことに全力を注いでいます。昨年スマート キャンバスをリリースして以来、お客様はこの柔軟でインテリジェントなキャンバスを活用したコラボレーションを実現しています。実際、スマート キャンバスの使用率は今では Google ドキュメントのコメントの使用率を上回っており、スマート キャンバスのチェックリストとスマートチップが毎週それぞれ 600 万以上ドキュメントに追加されています。本日は、コラボレーションを変革し続けるために業界をリードする Google の AI を使用した、スマート キャンバスをさらに便利にするイノベーションをご紹介します。

Google ドキュメントに組み込まれた要約機能とページレス形式のご紹介

デスクやスマートフォンに流れてくる膨大な量の情報を常に把握しておくのは、到底簡単なことではありません。ドキュメントの場合、その全文を読んでみなければ、掘り下げて読むべきドキュメントを判別したり、迅速に重要点を把握する方法を判断したりすることは困難です。そこでこのたび、自動生成による Google ドキュメントの要約機能をご紹介します。ドキュメントの要点をまとめた概要が表示されるため、特に注目すべき重要な情報を優先的にすばやく把握できます。表示される要約は組み込みのインテリジェンスにより生成されますが、手動で編集することも可能です。Google ドキュメントの要約機能は本日リリースされ、一般提供されます。

新しい働き方において求められているのは、オフィスのデスクトップで個々人が仕事をする時代に合わせて設計されたエクスペリエンスという制約にとらわれないツールです。たとえば、物理的なドキュメントの印刷を容易にするために設計された従来のドキュメント編集形式の改ページや余白によって、ページをまたがるコンテンツ要素の共同編集が難しくなることがあります。これに対処するために、Google は Google ドキュメントのページレス形式をリリースします。これにより、ページの境界を取り払い、使用しているデバイスや画面に合わせて拡張するサーフェスを作成します。多くの従業員が、印刷をほとんど必要としないハイブリッドな勤務形態に移行しているため、ページレス形式により、幅の広いテーブル、大きな画像、コメントでの詳細なフィードバックを含むドキュメントでのチームの共同編集が容易になります。また、印刷や PDF 変換を行う場合は、ページ分割されたビューに簡単に戻すことができます。Google ドキュメントのページレス形式は本日リリースされ、一般提供されます。

Google Workspace は、業界をリードするクラウドの基盤で動作するように設計されているため、Google Workspace でのコラボレーションにおいて、暗号化されたファイルに安全にアクセスできます。ユーザー自身の安全も守られ、情報は非公開に保たれます。

インタラクティブな構築要素を使用してワークフローを迅速化

Google は、スマート キャンバスにスマートチップ、テンプレート、チェックリストなどのインタラクティブな構築要素を導入しており、新しい強力なコラボレーション機能を実現しています。たとえば、ユーザーの名前だけでなく、ユーザーの位置情報、役職、チーム情報など、コンテキスト設定情報の詳細を確認できると便利な場合が多々あります。しかしこれまでは、そのような追加情報を見つけるには、ドキュメントを離れてディレクトリ ツールで該当の人物を検索するなど、複数のステップとコンテキストの切り替えが必要でした。スマート キャンバスでは、@ 名前リンクを使用して、ユーザー、ファイル、会議のスマートチップを挿入することで、さまざまな詳細情報を簡単に直接ドキュメントに追加できます。Google は最近、「@」メニューを拡張し、画像、テーブル、テンプレートなどの追加挿入が簡単にできるようになりました。そして、この機能を作業中によくある場面、つまり、広範に送信されるメール上で他のユーザーと共同作業を行うシナリオに適用します。現在のプロセスは、共同編集者がドキュメント エディタ内でメールを作成し、それを手作業でメールに移行する必要がある不便なものです。そのため、Google は、新しいメールの下書きテンプレートを使用して、ドキュメントでメールを下書きする際に簡単に共同編集できるようにします。送信の準備ができたら、ボタンをクリックするだけで、関連するすべてのフィールドが自動的に入力された状態で Gmail の下書きメールにコンテンツをエクスポートできます。メールの下書きテンプレートは今後数週間のうちにリリース予定です。

同様の機能として、会議メモのテンプレートを最近リリースしました。この機能により、カレンダーの会議の招待状から参加者のスマートチップや添付ファイルなどの関連情報が自動的にインポートされるため、従来手作業で行う必要があったステップが不要になります。

また、共同編集のキャンバスに関連情報を直接引き出すスマートチップやクリック可能なオブジェクトもリリースしました。この機能により、コンテキストの切り替え回数が削減され、より機能の充実したドキュメントを構築できるようになりました。新しいマップのスマートチップを使用して、Google マップのリンクを直接ドキュメントで簡単にプレビューできます。スマートチップをクリックすると、マップ内の位置情報の画像や住所など、役立つ情報を含むサムネイルが表示されます。あるいは、サムネイルをクリックすると、Google ドキュメントのサイドパネルにプレビューが開きます。  また、最近 Google スプレッドシート内でユーザーチップもリリースしました。相手の位置情報、役職、連絡先など、便利な情報をすぐに表示できます。

データドリブンな意思決定を迅速に実行

ビジネスの迅速化に伴い、データ アナリストだけでなく、すべての従業員がデータドリブンな意思決定を迅速かつ容易に行えることがますます重要になっています。しかし、何を分析するべきかを把握し、エラーフリーな結果を素早く生成することは簡単ではありません。そこで、引き続き Google スプレッドシートにインテリジェンスを活用することで、誰もがより簡単に、より速く、データから分析情報を取得できるようにしています。昨年、Google は数式の候補をリリースしました。分析中のデータに基づいて、使用すべき数式や関数をインテリジェントに推奨するもので、現在では毎週 300 万以上の数式の候補が利用されています。そしてまもなく、数式の修正によるインテリジェントな提案が利用できるようになります。これにより、数式のトラブルシューティング、エラーのキャッチ、データからの分析情報の迅速な提供がサポートされます。数式の修正は、今後数週間以内に一般提供を開始する予定です。

ユーザーの視点を重視したコラボレーションを実現

地域や業界を問わず、新しい働き方をサポートすることは、地域や業界を問わず組織にとって必須となっています。従業員の勤務形態（リモート、ハイブリッド、オフィス、現場）は関係ありません。組織は、ユーザーがコラボレーションを実現するために無数のツールやタブを切り替えることによる摩擦を軽減するテクノロジーの採用を検討しています。スマート キャンバスにより、既存の共同作業場所においてユーザー同士が連携したり、Google の業界をリードする AI でコラボレーションを充実させたりすることがさらに簡単になります。そして Google は、Google ドキュメントとスプレッドシートを初めてリリースした 16 年前から開始したビジョンをこれからも継続し、オンライン ドキュメントを超えた、ウェブにインスパイアされたコラボレーション エクスペリエンスを促進します。

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