ご質問への回答: 働き方を再考する

※この投稿は米国時間 2024 年 8 月 17 日に、Google Workspace blog に投稿されたものの抄訳です。

Google のエグゼクティブ プロダクティビティ アドバイザー Laura Mae Martin がお届けするプロダクティビティ アドバイス コラム「ご質問への回答」へようこそ。Laura が Google Workspace でよりスマートに働く方法についての質問にお答えします。前回の投稿の生産性とメンタルヘルスを両立させる方法をまだご覧になってない場合は、こちらもぜひご一読ください。

今回は Tony さんからの質問を取り上げます。

「Laura さん、こんにちは。人は年をとっても新しいことを学べますか？私は長年同じやり方をしてきましたし、それでうまくいっていました。ですが今、変化を起こしたいと思っています。どうすれば、この体が覚えたルーティンを変えることができますか？」

Tony さん、ご質問ありがとうございます。長年にわたるやり方を変えるのは大変なことのように思えるかもしれません。考え方をシフトし、働き方を根本的に変える 5 つの方法をご紹介します。

1. 新たなことに取り組む時間を作る

現状をリセットし、優先するものを見直し、新たな視点を得るために必要な余裕を作りましょう。スケジュールが詰まりすぎていると、一歩離れて大局的に見る時間がなくなってしまいます。一日の中で「集中できる時間」を確保しましょう。または、「ミーティングを入れない日」や「リセットの日」を決め、集中的に取り組む時間を設けましょう。

2. 働き方を再考する

考え方を変えるということは、より懸命に働くということではありません。自分のアプローチ全体を変えるということです。時間とともに、こうした変化は生産性を 10% どころか 10 倍にも高めます。取り組み方を再考することで、作業を増やさなくても成果を高められます。たとえば、大人数のチームを管理している場合、すべてのチームメンバーと個別の月次ミーティングを持つ代わりに、月に 1 回だけチーム全員でランチをとる機会を設けます。同僚たちは、あなたや他の同僚と交流することでメリットを得られるでしょう。しかも、あなたはスケジュールから大量の月次ミーティングを一掃できます。

3. 働き方に合わせてツールをカスタマイズする

Google Workspace の設定を見直し、改善した新しいワークフローに合わせてカスタマイズしましょう。チームへの周知事項など、頻繁に使用するメッセージ用に Gmail のテンプレートを作成し、Google カレンダーのイベント通知を自分にとって便利なように変更します。3 か月に一度は新機能をチェックすることをおすすめします（Google Workspace アップデート ブログで最新情報を確認するなど）。

4. Gemini に活用方法を尋ねる

Gemini for Google Workspace などの生成 AI ツールを使うのに専門家である必要はありません。プロジェクト マネージャーの方は、「プロジェクト マネージャーにおすすめの生成 AI ツール活用法は何ですか？」というプロンプトを試してみてください。Gemini が次のような点で役立つことがわかります。

• プロジェクトを管理する

• コミュニケーションとコラボレーションを改善する

• 意思決定を強化する

• ルーティン ワークを自動化する

プロンプトの書き方がわからない場合は、「コミュニケーション プランの下書きの作成を手伝ってほしいときに最適なプロンプトはどのようなものですか？」と質問してみましょう。プロンプトのベスト プラクティスに関する「プロンプトを超越する」シリーズもご確認ください。

5. Gemini で新たな習慣を作る

あなたの部下にインターンがいるとしたら、どのような仕事を任せますか？その仕事に Gemini を使いましょう。たとえば、ニュースレター、メール、会議メモを要約してもらうのもよいですし、Gemini は複数の予算レポートを比較してその違いを説明することもできます。この協力的なパートナーは、あなたの時間を何時間も節約してくれます。

まとめ: 小さく始める

• 大変だと感じるなら、一度にすべてを見直す必要はありません。

• 頻度の高いタスクを 5 つか 6 つリストアップすることから始めましょう。そして、それらのいずれかを生成 AI を使って自動化できないか考えます。

• チームの交流会の計画を手伝ってもらいましょう。Gemini は、会場の選定、招待状の下書きの作成、オリジナル ドリンクのブレインストーミングまで行うことができます。

• Gemini による時間節約の効果がわかれば、さらに使い方を試してみたくなるはずです。

Workspace コミュニティ フォーラムにすでに参加されている場合は、Google Workspace Q＆A からご質問を送信していただけます。参加されていない場合は、asklaura@google.com までご質問をお寄せください。

このほかにも、生産性を上げるためのヒントを紹介しています。ぜひお読みください。

-Google、エグゼクティブ プロダクティビティ アドバイザー Laura Mae Martin