Atlantic Housing Foundation: 도움이 필요한 가정을 지원하는 데 Google Workspace를 활용

*본 아티클의 원문은 2023년 10월 25일 Google Workspace 블로그(영문)에 게재되었습니다.

이름과 달리 Atlantic Housing Foundation의 사명은 단순히 경제적인 주택을 개발하고 보조하는 것 그 이상입니다. Atlantic Housing Foundation은 커뮤니티의 변화를 촉진하고 주민들의 삶을 개선하는 데 도움이 되고자 합니다. 그러나 이를 위해서는 팀이 빠르고 효과적으로 소통할 수 있어야 합니다. 팀이 6개 주, 수십 개 도시에 분산되어 있기 때문에 빠르고 유연한 통신 및 공동작업 도구가 필요한데, 완전한 원격 업무 환경으로 전환하면서 그 중요성이 더욱 커졌습니다. 

몇 년 전 기존에 사용하던 생산성 및 공동작업 도구들은 저장 공간이 부족한 온사이트 서버에 연결되어 있었습니다. 누군가의 이메일이 다운되면 보통 로컬 데이터베이스 문제가 원인이었으며, 온라인 상태로 되돌리기 위해 하루 종일 작업하거나 야간에도 일을 해야 했습니다. 또한 클라우드가 없었기 때문에 사람들이 원본 문서에 서로의 작업을 덮어쓰기도 하고, 편집 내용이 실수로 손실되기도 했으며, 누락된 정보를 찾기 위해 불필요하게 시간을 낭비하기도 했습니다.

당사는 이러한 문서 및 데이터 관리 문제를 해결하기 위해 Google Workspace로 전환했습니다. Google Drive 및 Google Docs를 통해 파일을 손쉽게 공유 및 편집할 수 있게 되었으며 Gmail은 이메일 서비스를 위한 더 안정적인 업타임을 제공했습니다. 몇 년 전에 Google Workspace로 전환했으므로 팬데믹이 닥쳤을 때 다행히 운영을 중단할 필요가 없었습니다. 모두 격리를 시작했고, 다음날 다운타임 없이 바로 업무가 가능했습니다.

사용자 친화적인 도구로 팀 간 작업 간소화

완전한 원격 근무로의 전환에서 가장 큰 IT 과제는 이전의 VoIP 제공업체가 요구한 50개 이상의 사무용 전화기를 설정하는 일이었습니다. 실제 사무용 전화기를 직원의 집으로 가져가는 것은 쉽지 않았습니다. 전화기를 인터넷에 연결하는 것과 같은 간단한 일이 아니었습니다. 홈 오피스가 있다 해도 라우터가 가까이에 없는 경우도 있었고, 아예 케이블이 연결되지 않은 집도 있었습니다. 또한 각 사용자에 대해 전화기를 프로비저닝하고 VoIP 제공업체에 요청사항을 제출하고 이들과 협력하여 계정을 재설정해야 했습니다. 이 과정에서 여러 부서에 걸쳐 몇 시간의 작업이 필요했습니다.

이미 Google Workspace로 작업을 하고 있었으므로 대안으로 Google Voice를 고려하기로 했습니다. Google Voice로 전환하고 물리적 전화기를 없애 보다 쉽게 원격팀을 관리하고 최대한 효율적으로 커뮤니티를 계속 지원할 수 있도록 했습니다. 이제 사용자에게 번호를 할당할 수 있으며 사용자는 로그인하기만 하면 됩니다. 몇 시간이 걸렸던 프로세스가 이제 5분이면 됩니다. 또한 Google 생태계의 모든 요소가 연결되므로 팀의 주소록이 자동으로 Voice 통화에 연결되고 더 이상 수동으로 관리할 필요가 없습니다. 

2023년 초에 사무실로 복귀하면서 부가적인 작업 없이 Google Voice 회선을 가지고 올 수 있었습니다. 또한 회의실도 다시 사용하기 시작했습니다. Google Meet를 화상 회의 솔루션으로 사용 중이었으므로 사무실에 Google Meet용 기기를 설치했습니다. 전에는 별도의 회의 전화기에서 전화로 참여하여 화면에 회의를 전송했지만 이제는 모든 Google Meet 회의실 기기에서 통화를 할 수 있어 모든 사용자가 더 간편하게 사용할 수 있게 되었습니다.  

커뮤니티 지원을 개선하기 위한 직원들의 시간 확보

Google Workspace를 통해 조직 전반의 커뮤니케이션을 능률화할 수 있었으며 이를 통해 주민 사회에 봉사할 시간을 더 많이 확보하게 되었습니다. 팀 통화 중에 실시간으로 문서를 편집할 수 있게 되면서 효율성이 훨씬 더 높아졌습니다. 비용 및 운영 관점에서 이 효율성이 가장 중요합니다. 문서를 찾고 편집하는 데 회의 시간을 사용하거나 전화기를 설정하느라 부가적인 시간을 소비하는 대신 주민들을 돕기 위한 새로운 전략을 설계하고 실행하는 데 이 시간을 사용할 수 있게 되었습니다.

또한 Meet의 실시간 번역 기능을 통해 더 포용적인 작업 환경을 지속적으로 조성할 수 있었습니다. 팀의 15% 이상은 영어가 모국어가 아닙니다. 실시간 번역은 언어 장벽을 극복하고 더 정렬된 상태를 유지하는 데 도움이 됩니다. 이 기능을 사용하여 스페인어를 사용하는 주민들과도 더 효과적으로 소통할 방법을 알아보고 있습니다. 

이런 이유로 저는 Atlantic Housing에 새로 입사하는 사람들에게 우리는 '친 Google 회사'라고 말합니다. 전체 환경이 Google Workspace에서 실행됩니다. 정보를 쉽게 공유할 수 있고 통화는 더 간편해졌으며 확장성도 문제 없습니다. 이 전환을 다시 한다 해도 당연히 같은 결정을 할 것입니다. Google 덕분에 큰 변화를 실현할 수 있었습니다.