사용자 3,000명을 Google Meet으로 연결하여 협업과 보안을 강화하고 비용을 절감한 Grubhub

* 본 아티클의 원문은 2024년 5월 1일 Google Workspace 블로그(영문)에 게재되었습니다.

지난 2004년, Grubhub의 공동 창립자인 Mike Evans와 Matt Maloney는 종이 메뉴를 뒤적이지 않고도 음식을 고를 수 있는 간단한 방법을 고민했습니다. 그 해답은 바로 고객과 지역 맛집을 연결하는 온라인 주문 플랫폼, Grubhub였습니다. 20년이 지난 지금, 전 세계 약 3,000명의 직원과 협력업체가 힘을 합쳐 식당과 고객을 연결하는 방식을 혁신하고 있습니다. 

Grubhub는 이러한 연결을 실현하는 회사 내의 여러 팀을 뒷받침하고 있습니다. 이 과정에서 회사는 직원들이 업무를 잘 수행하는 데 필요한 도구를 이용할 수 있도록 지원하고, 도구를 평가할 때는 언제나 최종 사용자 환경이 어떨지 이해하려 노력합니다. 워크플로를 방해하지 않으면서 악의적인 활동으로부터 Grubhub의 고객과 회사를 안전하게 보호하는 것 또한 매우 중요한 요소입니다. Grubhub와 모회사인 Just Eat Takeaway.com은 수년 동안 Google Workspace를 사용해 왔으며, Google Drive, Docs, Sheets, Slides는 모두 일상 업무의 일부가 되었습니다. 이 외에 일부 팀이 일찍이 Google Meet을 사용해 왔지만, Grubhub는 한 걸음 더 나아가 조직 전체에 Meet을 도입하고자 했습니다. 

이는 Workspace가 이미 Grubhub의 관리 및 사용자 기준을 충족했으며, 게다가 도구를 많이 통합할수록 사용자 경험을 개선하는 한편 추가 소프트웨어 라이선스에 지불하는 비용도 줄일 수 있기 때문이었습니다. 

교육을 통해 원활하고 유익한 Meet 전환 추진

경영진은 화상 회의 솔루션을 이전 공급업체에서 Meet으로 마이그레이션하여 소프트웨어 비용을 절감하라는 과제를 제시했습니다. Grubhub의 운영에서 Workspace가 이미 핵심적인 역할을 하고 있었기 때문에 전환 과정은 간단할 게 분명했지만, 그럼에도 불구하고 명확한 변경 관리 프로세스를 설계하고 모든 사용자의 기대치를 설정하는 작업에 착수했습니다. 

회사 전체에 Meet을 성공적으로 도입하기 위해서는 각 부서가 직면한 고유한 과제를 면밀히 이해하는 것이 무엇보다 중요했습니다. 예를 들어, 채용팀은 이전 화상 회의 도구의 특정 기능을 중심으로 프로세스를 구축한 상태였습니다. 이러한 상황에서 전환을 지원하기 위해, 직원들이 이전 도구에 의존하여 수행하던 활동을 Meet에서 구현하는 방법을 익힐 수 있도록 교육 및 개발팀과 협력하여 도움말 및 유용한 정보를 담은 동영상과 문서를 제작했습니다. 화면 공유와 같은 기능이나 Meet의 프로그레시브 웹 앱(PWA) 사용에 대해 설명하는 튜토리얼도 이러한 자료에 포함되었습니다. 또한 Meet은 문제 해결에 도움이 되는 기본 제공 도구를 포함하고 있어 서비스 데스크 직원의 짐을 크게 덜어 주었습니다. 이러한 도구가 Meet으로 원활히 전환하는 데 도움이 되었습니다.

한 가지 큰 과제는 회사 전체가 참여하는 타운홀 미팅과 교육을 Meet으로 전환하는 것이었습니다. Grubhub에서 일하는 수천 명의 사용자를 하나의 Meet 통화에 참여시킬 수는 없었습니다. 하지만 Meet의 라이브 스트리밍 기능을 활용하면 행사 일정을 잡고 모든 참석자를 대상으로 통화를 라이브 스트리밍할 수 있었습니다. 이러한 방식으로 지난번 타운홀 미팅을 수천 명의 직원에게 성공적으로 라이브 스트리밍하였습니다. 이처럼 전사적으로 프로세스를 변경하자 개별 사용자에게 Meet 도입을 권장하는 것이 훨씬 쉬워졌습니다. 

전환에 도움이 된 Meet의 또 다른 기능은 방대한 양의 재미있는 반응과 시각 효과였습니다. 흥미롭고 기발한 가상 배경과 필터를 만드는 데 많은 시간을 투자한 Google 덕분에 Grubhub의 팀원들은 Meet에서 창의성을 표현하며 즐겁게 일하고 있습니다. 이러한 기능은 사소해 보이지만 통화의 몰입도를 높이고 팀의 유대감을 높이는 데 도움이 됩니다. 

많은 경영진과 관리자의 지원 덕분에 계획대로 전환을 진행하여 추가적인 회의 및 저장 도구를 단계적으로 없애고 추가 구독료로 지불해야 했던 수천 달러를 절약할 수 있었습니다. 또한 Meet을 도입하면서 기존 화상 회의 앱과 그에 따른 모든 유지보수 작업도 없앨 수 있었습니다.

통합 협업 제품군을 통한 ID 및 보안 관리

통합 협업 및 생산성 제품군을 사용하면서 Google Workspace의 보안을 우선으로 설계된 클라우드 인프라와 IT 및 보안팀을 위한 강력한 데이터 컨트롤의 이점을 누릴 수 있었습니다. Google 관리 콘솔은 Gmail, Meet, Drive를 비롯한 모든 Workspace 앱에서의 최종 사용자 액세스를 관리할 수 있는 중앙화된 거점을 제공합니다. 역할 기반 액세스 제어 및 권한을 세부 조정하여 필요한 사람에게만 애플리케이션 액세스를 안전하게 공유하고, 누가 어떤 앱을 사용하고 있는지 쉽게 검토하고, 파일에 액세스할 수 있는 사람을 제어할 수 있습니다. 액세스 권한을 쉽게 부여할 수 있는 만큼, IT 및 보안팀도 위협을 신속하게 식별, 분류 및 대응하고 Drive에서 Workspace 파일에 대한 액세스 권한을 신속하게 취소할 수 있습니다.

데이터와 고객을 더욱 강력히 보호하기 위해, 최근 Grubhub는 사용자가 공개적으로 공유할 수 있는 콘텐츠를 제어하는 Workspace 데이터 손실 방지(DLP) 규칙을 구현하는 대규모 이니셔티브를 전개했습니다. 액세스 제어 정책으로 운전기사, 식당, 파트너 등과 필요한 리소스를 안전하게 공유할 수 있게 되었습니다. DLP 기능으로 인한 추가 보안을 갖춘 Workspace는 문서에 주민등록번호나 신용카드 번호와 같은 민감한 정보가 포함되어 있는지 확인하고 데이터 민감도 라벨을 자동으로 적용할 수 있습니다. 해당 정보가 공유되면 알림을 받게 되며, 이를 통해 해당 데이터를 보호하고 의도하지 않은 노출을 방지하기 위한 조치를 취할 수 있습니다.

미래의 업무 도구로 최신 상태 유지

Workspace팀과 함께 일하면 언제나 의견을 분명하게 전달할 수 있습니다. 의견과 기능 요청을 간단히 제출할 수 있기 때문에, Workspace 로드맵을 Google과 함께 작성하고 있는 것처럼 느껴집니다. Grubhub는 매년 Google 시카고 사무실을 방문하여 새로운 기술을 개발하는 제품 리더들을 만나고 있으며, 이러한 성장에 함께 할 수 있어 기쁘게 생각합니다. 새로 출시되는 제품을 지속적으로 도입하고 있기 때문에, 기술 스택을 최신 상태로 유지하는 동시에 새로운 업무 방식도 누릴 수 있을 것으로 기대합니다.