호기심으로 앞서나가기: Natura가 Google Workspace를 통해 협업 방식을 혁신한 방법

* 본 아티클의 원문은 2024년 10월 30일 Google Workspace 블로그(영문)에 게재되었습니다.




“단조로운 운영 작업을 자동화하여, 궁극적으로 정보 분석에 얼마나 더 집중할 수 있느냐가 미래의 업무를 정의하게 될 것입니다. Google Workspace와 Gemini를 통해 Natura는 이러한 변화를 실시간으로 목도하고 있습니다.” — Renata Marques, Natura CIO

스냅샷: 브라질의 퍼스널 케어 및 화장품 기업인 Natura는 중남미 지역 14개국에서 사업을 운영하고 있으며, Avon과 Natura 등 세계적으로 유명한 뷰티 브랜드를 여럿 보유하고 있습니다. 모든 브랜드가 하나의 솔루션으로 협업하고 소통하도록 지원하기 위해 Natura는 Google Workspace를 도입했습니다. Natura가 어떻게 다음과 같은 성과를 얻을 수 있었는지 살펴보세요.

• 단 6개월 만에 이전 솔루션에서 900TB의 데이터와 20,000개 이상의 계정을 마이그레이션

• 체계적인 변경 관리 프로그램을 통해 새로운 협업 제품군에 대해 80%가 넘는 직원 만족도 달성

• AppSheet 사용으로 수동 작업 시간을 주당 17시간 이상 단축하여 재무팀이 가치가 높은 분석 및 계획에 더욱 집중하도록 지원

• Google Sites의 내부 기술 자료를 통해 내부 정보 검색 시간을 30분에서 5분으로 단축

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사명과 과제

어떤 미래를 꿈꾸시나요?

Natura는 중남미에서 사업을 시작한 이래 지금까지 미래에 집중해 왔습니다. Natura는 지구상에서 생물 다양성이 가장 풍부한 아마존 열대 우림을 보호하는 일이 중요하다는 사실을 오래전부터 인식하고 지속 가능한 방식으로 자원을 조달하며 환경에 대한 책임을 다하기 위해 힘쓰는 한편, 브라질 아마존을 중요한 혁신의 장으로 만들기 위해 노력해 왔습니다. Natura는 열대 우림을 보존하면서, 이와 동시에 효능이 뛰어난 화장품을 만들 수 있다고 믿습니다.
Natura의 사명은 자연, 아름다움, 기술이 어우러진, 시간이 흘러도 변치 않는 뛰어난 제품과 프로세스를 만드는 것입니다. 하지만 기존의 협업 도구들은 Natura가 팀 효율성 제고를 위한 데이터 액세스의 중앙화 및 범용화 같은 원대한 디지털화 목표를 달성하는 데 도움이 되지 못했습니다. Natura가 성장하며 다른 회사들을 인수하는 과정에서 많은 팀이 서서히 고립되고 있다는 사실을 발견하게 되었습니다.

제가 회사에 합류했을 무렵, 직원들은 전 세계를 누비며 서로 협업하거나 지원할 기회가 거의 없었습니다. 팀마다 오래된 수동 프로세스에 매몰되어 있었고, 복잡하고 번거로운 도구에 의존해 업무를 처리하고 있었습니다. 저는 Natura의 비전에 대해 고위 경영진과 이야기를 나눴고, 결국 모두가 더 높은 효율성, 더 날카로운 분석, 더 원활한 협업을 원한다는 사실을 깨달았습니다. 당사는 데이터 기반의 회사로 거듭나기를 원했으며, Natura의 성장과 혁신에 필요한 데이터에는 누구든지 접근할 수 있도록 하고 싶었습니다.

하지만 직원들에게 업무 방식을 바꾸라고만 요구하거나 모두에게 한꺼번에 모든 접근 권한을 줄 수는 없었습니다. 문화를 바꾸려면 20년 넘게 사용해 온 구시대적 유물을 바꿔야 했습니다. 결국 우리는 새로운 업무 문화를 지원하기 위해 지금까지 사용하던 도구를 교체했습니다.

Google Workspace와 AppSheet로의 전환

이전 회사에서 Google Workspace를 사용해 본 경험이 있던 저는 Natura에서 새로운 기술들을 탐색하는 동안 협업 솔루션으로 Google Workspace를 시험해 보자고 제안했습니다. Natura에서는 이미 Google Cloud 데이터 솔루션을 사용하고 있었기 때문에 Google Cloud도 당사의 기술 비전을 공유하고 있다는 점을 알고 있었습니다. 이러한 모든 조건을 고려하여 Natura에서 찾고 있던 솔루션을 제공해 줄 수 있는 신뢰할 만한 조직을 발견했고, 드디어 마이그레이션하기로 결정했습니다. 

마이그레이션은 간단한 작업이 아니었습니다. Natura는 중남미 14개 국가에 20,000여 개의 계정이 있었으며, 기존 솔루션에서 이전해야 할 데이터도 900TB가 넘었습니다. 이러한 대대적인 이전 작업을 위해 Google Workspace는 물론 Google Workspace 파트너인 Gentrop과 긴밀히 협력했고, 그 결과 복잡한 이전 작업을 단 6개월 만에 마칠 수 있었습니다. 

다음 단계는 조직 문화를 혁신하는 것이었습니다. Natura에서는 호기심과 협업을 장려합니다. 이에 따라 고급 수준의 초기 사용자를 찾아 내부 교육 세션을 지원하고 다른 팀원들의 온보딩을 돕게 했습니다. 마이그레이션 이후 첫 6개월 동안 교육 및 개발 프로그램에 참여한 직원의 80%가 Workspace에 만족한다고 보고했습니다.

Natura의 규모가 커지면서 보안팀은 거버넌스와 규정 준수를 지속적으로 검토하고 있습니다. Natura는 데이터가 공유되는 방식에 대한 가시성을 향상하고 제어 권한을 강화하여 인프라와 지식 재산을 안전하게 보호할 수 있게 되었습니다. 보안이 내재화되어 있으며 보안을 지속적으로 업데이트하는 전용 협업 솔루션을 신뢰할 수 있어 이제 안심이 됩니다. 이러한 신뢰성을 바탕으로 Natura는 세밀한 제로 트러스트 제어와 지속적인 교육을 통해 앱과 데이터에 컨텍스트에 따른 액세스를 적용하여 보안 표준을 지속적으로 강화하고 있습니다. 

또한 Google Workspace는 중남미 재무팀에서 처음에 마이그레이션에 대해 우려했던 100여 명의 팀원을 사무실로 초대하여 전일 일정의 교육을 진행했습니다. 얼마 지나지 않아, 참여했던 팀원 중 한 명이 AppSheet를 사용해 월별 재무 마감 프로세스를 위한 자동화된 워크플로를 빌드했습니다. 이 프로세스는 매우 복잡한 작업으로 그전부터 Natura가 새로운 조직을 인수하는 과정에서 점점 더 복잡해지고 있었던 일이었습니다. 그런데 이 새로운 앱 덕분에 팀은 주당 17시간 이상의 잡무 시간을 줄이고, 기록 유지를 위한 반복적인 작업 대신 예측과 같은 전략적인 업무에 더욱 집중할 수 있게 되었습니다. 

이후에 Natura는 모든 Google Workspace 관련 교육 자료와 기타 중요한 회사 정보를 Google Sites로 빌드한 기술 자료에 통합했습니다. 조직도부터 교육 콘텐츠와 사무실 청사진까지 모든 자료를 쉽게 검색하고 Google Docs, Sheets, Slides 등에 연결할 수 있습니다. 이렇게 간소화된 워크플로 덕분에 교육이 가속화되었을 뿐 아니라, 문서 검색 시간도 30분에서 5분으로 줄었습니다.

향후 계획

Natura는 Workspace, 특히 Google Workspace를 위한 Gemini가 당사를 위해 할 수 있는 일의 경계를 계속해서 확장하고 있습니다. 모두에게 한꺼번에 Gemini를 배포하는 대신 고급 사용자를 대상으로 베타 테스트를 진행했습니다. 이들을 대상으로 며칠 동안 새로운 기능을 실험하고 의견을 수집하여 업무 효율에 어떤 도움이 되었는지 알아볼 예정입니다. 그리고 이들의 의견을 바탕으로 더 큰 규모의 배포를 위한 비즈니스 사례를 만들 계획입니다. 

저 역시 베타 테스터 중 한 명으로 새로운 프로젝트를 시작할 수 있는 역량이 크게 개선되었다고 느꼈습니다. Gemini를 사용하면 문서나 셀이 비어 있더라도 아이디어를 창출하거나 스프레드시트 템플릿을 만들어 달라고 요청할 수 있으므로 아주 든든합니다. 또한 Gemini는 제가 생각지도 못했던 분석적인 질문을 던질 수 있도록 도움을 주기도 합니다. Natura의 모든 직원이 자신만의 AI 에이전트로 역량을 높일 수 있기를 기대하고 있습니다. 단조로운 운영 작업을 자동화하여, 궁극적으로 정보 분석에 얼마나 더 집중할 수 있느냐가 미래의 업무를 정의하게 될 것입니다. Google Workspace와 Gemini를 통해 Natura는 이러한 변화를 실시간으로 목도하고 있습니다.