Términos del Servicio Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes

• Última modificación: 3 de junio del 2024

• Salvo que tengas una cuenta de Google Workspace gestionada u otro contrato (por ejemplo, un contrato de Google Workspace Individual) para usar la función de firma electrónica de Documentos de Google o Google Drive ("Firma Electrónica"), estos Términos del Servicio Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes ("Términos Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes") se aplican a la Firma Electrónica.

• Para usar la Firma Electrónica con el fin de firmar electrónicamente documentos recibidos, debes aceptar 1) los Términos del Servicio de Google ("Términos de Google"), que se aplican a los servicios de Documentos de Google o de Google Drive (y a todas sus funciones), y 2) estos Términos Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes. Los términos con inicial en mayúscula que se usan pero no se definen en estos Términos Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes tienen el significado que se determina en los Términos de Google.

• Si los Términos Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes entran en conflicto con los Términos de Google, los primeros tendrán prioridad en lo que respecta al uso de la Firma Electrónica, a menos que te encuentres en Francia.

• Si tienes una cuenta de Google Workspace gestionada, el contrato de Google Workspace que tenga tu organización, y no estos Términos Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes, regirá el uso que haces de la Firma Electrónica.

• Si tienes otro contrato con Google en relación con la Firma Electrónica (por ejemplo, un contrato relativo a Google Workspace Individual), ese contrato, y no estos Términos Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes, regirá el uso que haces de la Firma Electrónica.

• Lee estos documentos detenidamente. En conjunto, reciben el nombre de "Términos". Establecen lo que puedes esperar de nosotros al usar la Firma Electrónica para firmar documentos electrónicamente, así como lo que nosotros podemos esperar de ti.

• Firma o formalización de documentos

• La Firma Electrónica permite firmar contratos y otros documentos con fines legales, un proceso que también se denomina "formalización". Aunque en estos Términos Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes se usan indistintamente los conceptos "firma" y "formalización", la formalización de documentos puede implicar otros trámites en determinadas jurisdicciones. Debes consultar a un abogado en caso de que no sepas si tu documento requiere una firma o una formalización más rigurosa, así como si tienes preguntas sobre los requisitos de la formalización en tu jurisdicción.

• Google no participa en los documentos que se formalizan mediante Firma Electrónica

• Un documento que se formaliza a través de una Firma Electrónica solo puede vincular a las partes que hayan participado o que se considere que han participado en el proceso, no a Google. Al usar la Firma Electrónica, das tu consentimiento para hacer transacciones electrónicas con todas las partes incluidas en el documento pertinente (tus "contrapartes").

• Tú controlas con quién haces negocios mediante la Firma Electrónica

• Antes de formalizar cualquier documento a través de una Firma Electrónica, asegúrate de confirmar la identidad del remitente.

• Además, ten en cuenta lo siguiente:

  • • Cualquiera que tenga acceso (con o sin permiso) a una cuenta de correo puede usar esa cuenta para enviar y formalizar documentos mediante Firma Electrónica.

  • • Si eres el titular de una cuenta de Google y has actualizado tu dirección de correo, podrás formalizar documentos enviados a tu antigua dirección (se da por hecho que tanto la nueva dirección de correo como la antigua están vinculadas a la misma cuenta subyacente).

  • • Si actúas o se considera que actúas en nombre de una entidad legal al formalizar un documento, este podría ser vinculante para la entidad.

• Por tanto, si eres empleado, contratista o director, o estás asociado de alguna forma con una entidad legal y usas la Firma Electrónica para formalizar un documento, asegúrate de tener la autorización necesaria para hacerlo en nombre de esa entidad o formalízalo claramente en tu propio nombre o a título personal.

• Tienes el control del contenido de tus documentos

• Comprueba que cualquier documento que formalices a través de la Firma Electrónica sea el acuerdo final y completo que quieres que entre en vigor con tus contrapartes.

  • Antes de que un documento se formalice mediante Firma Electrónica, las partes involucradas deben revisarlo y dar su consentimiento, así como completar o resolver los comentarios o los cambios sugeridos en el documento, incluidos los programas, los anexos o los archivos adjuntos que tenga.

• Tú controlas los documentos que se formalizan

• Asegúrate de que tu documento pueda firmarse o formalizarse de forma válida a través de la Firma Electrónica (en contraposición a la firma tradicional escrita). Debes preguntar a un abogado si las firmas electrónicas pueden usarse en tu jurisdicción y si tú o tus contrapartes debéis cumplir cualquier otro requisito a la hora de firmar un documento electrónicamente.

  • No todos los documentos son aptos para la Firma Electrónica en todas las jurisdicciones. Por ejemplo, hay documentos, como fideicomisos, testamentos, codicilos, poderes notariales y escrituras, que requieren firmas escritas en muchas jurisdicciones. Deberías preguntar a un abogado si el documento que quieres formalizar mediante Firma Electrónica es válido y/o ejecutable en tu jurisdicción.

• Copias y almacenamiento de documentos formalizados

• Asegúrate de conservar copias de los documentos formalizados mediante Firma Electrónica para poder consultarlos cuando lo necesites, y confirma que tus contrapartes han recibido copias y las guardan para su referencia.

• Cuando un documento se formalice mediante Firma Electrónica, Google intentará enviar una copia por correo a cada parte y añadir una copia a su cuenta de Drive. Debes conservar cualquier correo recibido de Google que contenga un documento formalizado. Sin embargo, Google no puede asegurar que esas copias se reciban. Por ejemplo, tus ajustes de correo (o los de tus contrapartes) podrían bloquear el correo que incluye la copia, o bien una contraparte podría no tener cuenta de Drive.

  • Es importante conservar un registro de los contratos formalizados, pero es posible que algunas partes no reciban copias de esos documentos (por ejemplo, debido a problemas técnicos, límites de almacenamiento en Drive o filtros de spam). Por tanto, después de formalizar un documento mediante Firma Electrónica, debes comprobar que cada una de tus contrapartes conserva una copia independiente del documento. Si no has recibido tu propia copia, pídesela a una de las contrapartes.

• Dada la importancia de los documentos formalizados mediante Firma Electrónica, también deberías guardar copias de seguridad al margen de los servicios de Google (es decir, deberías poder conservar esas copias incluso si no puedes acceder a tu cuenta de Google, la eliminas o la cancelas).

• Jurisdicción

• Si actúas en nombre de una empresa o una organización y recibes una solicitud de Firma Electrónica de alguien ajeno a tu jurisdicción legal, consulta con un abogado el aumento de los riesgos de ejecutabilidad que podría implicar.

• De lo contrario, solo deberías usar la Firma Electrónica para hacer transacciones con contrapartes que se encuentren en la misma jurisdicción legal que tú.

• Información de firma y acceso a los documentos

• Las copias de los documentos formalizados mediante Firma Electrónica contienen firmas basadas en certificados que ayudan a identificar a las partes. Esas copias, incluidos sus registros de auditoría, también contienen la dirección de correo de las partes, así como otros datos sobre sus cuentas de Google (por ejemplo, identificadores seudonimizados que están vinculados a ellas) y sus dispositivos (como direcciones IP), además de otros detalles (por ejemplo, fechas y horas de las firmas). Cualquier persona que tenga acceso al documento formalizado podrá ver toda esta información.

• Usuarios de Brasil

• El uso de documentos formalizados mediante Firma Electrónica podría implicar mayores riesgos de ejecutabilidad en tu jurisdicción. Deberías consultar a un abogado sobre estos riesgos antes de usar la Firma Electrónica.

• Renuncia de responsabilidad

• Cualquier información proporcionada en estos Términos Adicionales de la Firma Electrónica para Firmantes en relación con la validez o la ejecutabilidad de los contratos firmados electrónicamente o de otros documentos solo tiene fines informativos generales y su objetivo no es facilitar asesoramiento jurídico. Google no puede asegurar ni asegura que el uso de la Firma Electrónica dé como resultado un contrato válido o ejecutable, u otros documentos en tu jurisdicción. Debes consultar a un abogado de tu jurisdicción si tienes preguntas sobre el uso de firmas o contratos electrónicos.

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• 30 de abril del 2024