המדריך לכתיבת הנחיות למתחילים

מדריך התחלה מהירה לכתיבת הנחיות יעילות ל-Gemini ל-Workspace

איך כותבים הנחיות אפקטיביות
ניהול אדמיניסטרטיבי
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - מנהלים בכירים ושותפים עסקיים בכירים
תקשורת
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - אנליסטים ומומחי יחסי ציבור
  - מנהלי תקשורת
שירות לקוחות
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - מנהלים או נציגים של שירות לקוחות
  - מומחי שירות לקוחות
מנהלים
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
ניהול של עובדים בשירות חיוני
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - שותפים קמעונאים
  - עובדי מחסן
משאבי אנוש
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - מגייסים
  - מנהלי משאבי אנוש
שיווק
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
ניהול פרויקטים
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - מנהלי פרויקטים
  - מנהלי פרויקטים טכניים
מכירות
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
עסקים קטנים
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - בעלים
חברות סטארט-אפ
- דוגמה לאיטרציה של הנחיה
- תרחישים לדוגמה

ניהול פרויקטים

אתם מבצעים פרויקטים מורכבים שכל הזמן מתפתחים. אתם צריכים לתמרן בין לוחות הזמנים, לתאם בין הצוותים ולהבטיח שהתוכניות יבוצעו כמתוכנן.

בקטע הזה תמצאו דרכים פשוטות לשלב הנחיות במשימות היומיומיות שלכם.

תחילת העבודה

קודם כל כדאי לקרוא את הטיפים הכלליים לכתיבת הנחיות בקטע 'איך כותבים הנחיות אפקטיביות'.

כל הנחיה בהמשך מוצגת עם תרחיש לדוגמה שיכול לשמש אתכם כבסיס לעבודה עם Gemini ל-Google Workspace. בדוגמה לחידוד ההנחיה תוכלו לראות איך כותבים הנחיות המשך כדי לשפר את התשובה הראשונה שנוצרה.

דוגמה לחידוד הנחיה

תרחיש לדוגמה:

יצירת בדיקה של הקבלה אצל המשתמשים

הצוות שלכם השלים את טופס ההרשמה לאתר חדש, ועכשיו אתם צריכים ליצור בדיקות של הקבלה אצל משתמשים (UAT). כדי להתחיל, אתם נכנסים לאפליקציית Gemini ומקלידים:

מקרא
משימה
הקשר

Create a table with 10 user acceptance tests (UAT)

for the website registration form.

Create a table with 10 user acceptance tests (UAT)

for the website registration form.

הועתק ללוח

אפליקציית Gemini

מנהל פרויקט נותן הנחיה ל-Gemini ליצור 10 בדיקות של הקבלה אצל המשתמשים. ‫Gemini מחזיר טבלה עם הבדיקות.

אתם חושבים שהתוצאות הן בסיס טוב שתוכלו לעבוד עליו, אז אתם מעתיקים אותן לגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets ואז מכינים טיוטה לאימייל לעמיתים שלכם שמנהלים את הבדיקות של הקבלה אצל המשתמשים. אתם רוצים להסביר להם מה צריך לעשות. אתם ממשיכים את השיחה עם אפליקציית Gemini ומקלידים:

מקרא
משימה
הקשר

Draft an email

to [my colleague] who is running this UAT and explain what they need to do next.

Draft an email

to [my colleague] who is running this UAT and explain what they need to do next.

הועתק ללוח

אפליקציית Gemini

מנהל הפרויקט נותן הנחיה ל-Gemini לכתוב אימייל שמסביר את השלבים הבאים בבדיקות הקבלה. ‫Gemini מכין טיוטה של אימייל.

הטיוטה של האימייל היא בסיס טוב שתוכלו להתחיל לעבוד עליו, אז אתם מייצאים את התוצאות ל-Gmail ועושים שינויים ישירות בהודעה. אחרי זה אתם שולחים את ההודעה לעמיתים שלכם.

תרחישים לדוגמה

מנהלי פרויקטים

תרחיש לדוגמה:

דיווח על סטטוס הפרויקט

ניהלתם שיחה ארוכה עם כל בעלי העניין בפרויקט, ועכשיו אתם רוצים לסכם אותה ולעקוב אחרי ההתקדמות בפעולות לביצוע שהוקצו. במסמך עם תמליל השיחה ב-Google Docs, אתם נותנים הנחיה ל-Gemini ב-Docs. אתם מקלידים:

Summarize this call transcript in a short paragraph. In bullet points, highlight the action items, decisions made, and owners for each item based off of [call transcript].

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

אתם צריכים לעדכן את המנהל בנוגע לשיחה האחרונה. אתם רוצים להכין תבנית שתוכלו להשתמש בה כדי למסור עדכונים לגבי הסטטוס של הפרויקט. אתם פותחים מסמך חדש ב-Google Docs ובוחרים באפשרות עזרה בכתיבה כדי לתת הנחיה ל-Gemini ב-Docs. אתם מקלידים:

Draft a project status update email template to send to my manager. Include sections for a summary of key accomplishments this week, any challenges faced, and the top three priorities for next week.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

הצוות הגיע לאבן דרך משמעותית בפרויקט, שבוע מוקדם מהצפוי. מכיוון שזה היה פרויקט מאתגר, אתם רוצים שכולם יחגגו יחד. אתם פותחים את Gmail ובוחרים באפשרות עזרה בכתיבה כדי לתת הנחיה ל-Gemini ב-Gmail. אתם מקלידים:

Write an invitation for a team lunch to celebrate the progress made on a project and include [date, time, and location]. Thank them for all of their hard work and acknowledge that this has been a challenging project.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Gmail

תרחיש לדוגמה:

יצירת רטרוספקטיבה על הפרויקט

בדיוק סיימתם את הפרויקט וצוות המנהלים הבכירים מבקש לבצע רטרוספקטיבה. כדי להתחיל את התהליך של איסוף המשוב, אתם פותחים מסמך ב-Google Docs ונותנים הנחיה ל-Gemini ב-Docs באמצעות עזרה בכתיבה. אתם מקלידים:

I need to write a report detailing the successes, failures, and lessons learned from [project]. Draft a list of 20 questions to guide a cross-team process investigation. Include questions to uncover what worked, what didn’t, specific process breakdowns, technical issues, communication gaps, or any other potential contributing factors to the problem or success of the project.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

השאלות הן בסיס טוב להתחיל ממנו. אתם עורכים אותן, ואז משתפים את המסמך עם הצוות כדי שהוא יגיב עליו. אחרי שאתם אוספים את המשוב של כולם, אתם צריכים עזרה בבניית הדוח. אתם נותנים הנחיה ל-Gemini ב-Docs באמצעות עזרה בכתיבה. אתם מקלידים:

Summarize this document in two paragraphs. Include high-level information about the project’s goals, the main contributors, the outcomes of the project, and any key successes or failures.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

תרחיש לדוגמה:

פיתוח דרך לעקוב אחרי בעיות והודעות קשורות

אתם צריכים ליצור אמצעי למעקב אחרי בעיות בפרויקט כדי לזהות סיכונים ולפתור אותם במהירות. כדי ליצור תבנית במהירות, אתם פותחים גיליון אלקטרוני חדש ב-Google Sheets ונותנים הנחיה ל-Gemini בחלונית הצדדית של Sheets. אתם מקלידים:

Create a spreadsheet to track project issues, including descriptions, status, assigned owner, and action items for resolution.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Sheets

לפני ההשקה המלאה של הפרויקט, אתם רוצים שיהיו לכם תבניות אחידות לכתיבת הודעות. למשל, אתם רוצים תבנית אימייל שתוכלו להשתמש בה אם תתעורר בעיה. אתם פותחים מסמך חדש ב-Google Docs ובוחרים באפשרות עזרה בכתיבה כדי לתת הנחיה ל-Gemini ב-Docs. אתם מקלידים:

Draft an email template to announce when an issue arises and include causes, solutions, and timelines to resolve it.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

אתם אוהבים את התבנית ש-Gemini ב-Docs יוצר, ואתם רוצים ליצור עוד תבנית אימייל, קצת שונה. באותו מסמך ב-Google Docs, אתם בוחרים באפשרות עזרה בכתיבה כדי לתת הנחיה ל-Gemini ב-Docs. אתם מקלידים:

Draft an email template to a stakeholder to escalate a critical project issue, outlining the impact and proposed solution.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

מנהלי פרויקטים טכניים

תרחיש לדוגמה:

לוח זמנים מהסוף להתחלה

אתם מנהלי פרויקט טכניים של גרסת תוכנה חדשה. אתם כבר יודעים מה צריך להיכלל בפרויקט. עכשיו אתם רוצים לבנות לוח זמנים מהסוף להתחלה שיאפשר לעקוב אחרי קצב העבודה. אתם עוברים לאפליקציית Gemini ומקלידים:

I am a [technical project manager] at [company] overseeing [project and brief project description]. The project has the following scope: [scope]. Our project goals are: [project goals]. Our project deliverables are: [project deliverables]. Our budget is [budget], and our delivery date is [delivery date]. Help me create a workback schedule to keep the team on track. Include dates for key milestones and demos.

הועתק ללוח

אפליקציית Gemini

שיווק

מכירות

Gemini לעבודה

מקורות המידע שהכנו, שכוללים מדריכים לכתיבת הנחיות, סיפורי הצלחה של לקוחות ועוד, מסבירים איך לנצל את כל מה שיש ל-Gemini ל-Google Workspace להציע.

מידע נוסף