המדריך לכתיבת הנחיות למתחילים

מדריך התחלה מהירה לכתיבת הנחיות יעילות ל-Gemini ל-Workspace

איך כותבים הנחיות אפקטיביות
ניהול אדמיניסטרטיבי
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - מנהלים בכירים ושותפים עסקיים בכירים
תקשורת
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - אנליסטים ומומחי יחסי ציבור
  - מנהלי תקשורת
שירות לקוחות
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - מנהלים או נציגים של שירות לקוחות
  - מומחי שירות לקוחות
מנהלים
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
ניהול של עובדים בשירות חיוני
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - שותפים קמעונאים
  - עובדי מחסן
משאבי אנוש
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - מגייסים
  - מנהלי משאבי אנוש
שיווק
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
ניהול פרויקטים
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - מנהלי פרויקטים
  - מנהלי פרויקטים טכניים
מכירות
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
עסקים קטנים
- דוגמה לחידוד הנחיה
- תרחישים לדוגמה
  - בעלים
חברות סטארט-אפ
- דוגמה לאיטרציה של הנחיה
- תרחישים לדוגמה

מכירות

המפתח להצלחה הוא להכיר ולהבין את הצרכים של הלקוחות שלכם. אתם אחראים על שימור הקשרים החשובים, פיענוח אותות המכירה, יצירת פתרונות מותאמים, הגדלת ההכנסות לעסק ועוד.

בקטע הזה תמצאו דרכים פשוטות לשלב הנחיות במשימות היומיומיות שלכם.

תחילת העבודה

קודם כל כדאי לקרוא את הטיפים הכלליים לכתיבת הנחיות בקטע 'איך כותבים הנחיות אפקטיביות'.

כל הנחיה בהמשך מוצגת עם תרחיש לדוגמה שיכול לשמש אתכם כבסיס לעבודה עם Gemini ל-Google Workspace. בדוגמה לחידוד ההנחיה תוכלו לראות איך כותבים הנחיות המשך כדי לשפר את התשובה הראשונה שנוצרה.

דוגמה לחידוד הנחיה

תרחיש לדוגמה:

ביצוע מחקר על לקוח

כמנהלי תיקי לקוחות, הוקצה לטיפולכם לקוח חדש. אתם צריכים עזרה במחקר. אתם צריכים להכיר אנשי קשר מרכזיים בתיק הלקוח כדי להתחיל לבנות אמון בין הצוותים שלכם. בשלב הראשון, אתם רוצים לשלוח אימייל היכרות, ולכן פותחים את Gmail וכותבים הנחיה ל-Gemini ב-Gmail על ידי לחיצה על עזרה בכתיבה. אתם מקלידים:

מקרא
משימה
הקשר

Write an email to [name], the new [title] at [company].

Congratulate them on their new role. Introduce me as their contact point at [company name]. Invite them to lunch next week and check if they prefer Monday or Tuesday.

Write an email to [name], the new [title] at [company].

Congratulate them on their new role. Introduce me as their contact point at [company name]. Invite them to lunch next week and check if they prefer Monday or Tuesday.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Gmail

ההנחיה הזו נותנת לכם נקודת התחלה טובה, אבל אתם רוצים לקבל תשובה יותר טובה. אתם לוחצים על שיפור ואז על יצירת סגנון רשמי.

מנהל תיק הלקוחות נותן הנחיה ל-Gemini ב-Gmail לשפר את האימייל ולתת לו טון רשמי.

‫Gemini ב-Gmail משפר את הטיוטה הראשונית ונותן לה טון רשמי.

אתם מרוצים מהאימייל, ולוחצים על הוספה. אתם קוראים את ההודעה בפעם האחרונה, עורכים בה ישירות שינויים קטנים, ושולחים אותה. בשלב הזה, אתם רוצים לקבל מידע נוסף על הלקוח ועל אסטרטגיית השיווק שלו. כדי לבצע מחקר, אתם נכנסים לאפליקציית Gemini ומקלידים:

מקרא
סוג משתמש
משימה
הקשר

I am an account executive in charge of a new account, [customer name].

I need to do initial research.

What is the market strategy of [customer]?

I am an account executive in charge of a new account, [customer name].

I need to do initial research.

What is the market strategy of [customer]?

הועתק ללוח

אפליקציית Gemini

מנהל תיק הלקוחות נותן הנחיה ל-Gemini לספק מידע על האסטרטגיה של הלקוח. ‫Gemini מחזיר ראשי פרקים למחקר על הלקוח.

Gemini נותן לכם מידע שעוזר לכם להתחיל במחקר. אתם ממשיכים את המחקר על ידי בדיקת ההכרזות של החברה. אתם אוספים רשימה של כתובות URL ומדביקים אותן בשיחה עם אפליקציית Gemini. אתם מקלידים:

מקרא
משימה
הקשר
פורמט

[URLs]

Summarize these articles.

Provide key insights and contextualize why these announcements are important.

[URLs]

Summarize these articles.

Provide key insights and contextualize why these announcements are important.

הועתק ללוח

אפליקציית Gemini

עכשיו יש לכם סיכום של כל ההכרזות, הבנתם את החשיבות שלהן וקיבלתם תובנות נוספות. בשלב הבא, אתם רוצים להכיר טוב יותר את המנהל הבכיר שיהיה איש הקשר הראשי שלכם. אתם מוצאים ראיון מוקלט עם המנהל הבכיר. אתם מדביקים את כתובת ה-URL של הסרטון ב-YouTube בשיחה עם אפליקציית Gemini ומקלידים:

מקרא
משימה
הקשר
פורמט

[YouTube URL]

Summarize this interview and tell me more about [executive name].

What does [executive] care about?

[YouTube URL]

Summarize this interview and tell me more about [executive name].

What does [executive] care about?

הועתק ללוח

אפליקציית Gemini

אתם ממשיכים את השיחה עם שאלות בכיוונים שונים כדי להרחיב את ההיכרות עם איש הקשר הראשי ועם תיק הלקוח. אתם כותבים את ההנחיה:

מקרא
משימה

Tell me how [company] can help [customer company] with achieving their goals.

הועתק ללוח

אפליקציית Gemini

אחרי סיום השיחה, אתם מייצאים את התוצאות למסמך ב-Google Docs. אתם פותחים את המסמך ב-Google Docs ונותנים הנחיה ל-Gemini ב-Docs. אתם מקלידים:

מקרא
משימה
הקשר

Create an email draft

for [customer] explaining why [your company] is the perfect partner for them to achieve their market goals.

Create an email draft

for [customer] explaining why [your company] is the perfect partner for them to achieve their market goals.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

תרחישים לדוגמה

מנהלי הצלחת לקוחות

תרחיש לדוגמה:

מיפוי המסלולים להמרת לקוחות

זאת הפעם הראשונה שאתם מדריכים לקוח חדש, ואתם מבינים שכדאי ליצור עבורו נכסים מותאמים אישית. אתם פותחים מסמך חדש ב-Docs, כותבים הנחיה ל-Gemini בחלונית הצדדית ומתייגים קבצים רלוונטיים על ידי הקלדה של '@' ושם הקובץ. אתם מקלידים:

מקרא
משימה
הקשר

Create personalized onboarding materials for [customer].

Use @[Standard Onboarding Documents] and @[New Customer Migration Notes] to personalize the assets.

Create personalized onboarding materials for [customer].

Use @[Standard Onboarding Documents] and @[New Customer Migration Notes] to personalize the assets.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

מנהלי מכירות

תרחיש לדוגמה:

ניהול תהליך בקשה להצעה מספקים (RFP)

קיבלתם בקשה להצעה, ואתם רוצים לעבד אותה במהירות, יחד עם תהליך איסוף המידע שלכם. בשלב הראשון, אתם רוצים לבצע מחקר בסיסי על החברה ששלחה את הבקשה. אתם נכנסים לאפליקציית Gemini ומקלידים:

I just received an RFP from [company]. Before I dive into the RFP, I want your help in conducting research. Give me a business profile of the company including all of the basics (where they are located, what they provide for customers, who their target audience is, any recent news from the company). Be as detailed as possible as I want to see a full view of [the company].

הועתק ללוח

אפליקציית Gemini

אחרי שסיימתם את המחקר על החברה, אתם רוצים ליצור סיכום של הבקשה להצעה. אתם ממשיכים את השיחה עם Gemini. אתם מקלידים:

[URL or uploaded file] I am a sales manager at [company], and this is the RFP we’ve received from [company]. Summarize this content in a few paragraphs. What is the customer seeking, what is the budget, and when is a response due by?

הועתק ללוח

אפליקציית Gemini

תרחיש לדוגמה:

כניסה למידע ולכלים דרך הטלפון כשנמצאים מחוץ למשרד

אתם עובדים מרחוק דרך הטלפון. מהאפליקציה לנייד, אתם פותחים שרשור ב-Gmail ובוחרים בצ'יפ של Gemini כדי לסכם את האימייל. ‫Gemini נותן לכם במהירות סיכום של ההתכתבות, כדי שתוכלו להתמקד בנקודות הכי חשובות. ‫(Gemini ב-Gmail)

עכשיו אתם רוצים ליצור תשובה שמאשרת שאתם מעודכנים בהתרחשויות האחרונות. אתם כותבים הנחיה ל-Gemini ב-Gmail. אתם מקלידים:

Write a response to this email letting [them] know that I’ve received the message and will take [action] by [Friday].

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Gmail

תרחיש לדוגמה:

פיתוח קשרי לקוחות

הכנס השנתי שלכם מתקרב, והלקוחות הפוטנציאליים הכי חשובים יהיו שם. אתם רוצים להזמין אותם באופן אישי למפגש חברתי בשעות הערב. אתם פותחים את Gmail ובוחרים באפשרות עזרה בכתיבה כדי לתת הנחיה ל-Gemini ב-Gmail. אתם מקלידים:

Write an email inviting people interested in [focus area] to our happy hour taking place on [date, time] at [trade show event]. Include that we specialize in [focus area].

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Gmail

אחרי האירוע אתם רוצים לשלוח הודעה ללקוחות שהגיעו למפגש. אתם פותחים את Gmail ובוחרים באפשרות עזרה בכתיבה כדי לתת הנחיה ל-Gemini ב-Gmail. אתם מקלידים:

Draft an email thanking customers for their time at the happy hour on [date, time, location]. End with an invitation to continue the conversations in the next few weeks. Use a friendly tone.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Gmail

אתם רוצים ליצור קשר עם הלקוחות שהשתתפו בסדנה בכנס, כי חשוב לכם לקבל מהם משוב טרי. אתם כותבים הנחיה ל-Gemini ב-Docs. אתם מקלידים:

Draft 10 questions that I can use to survey customers about their recent experience with our [product/service]. Include questions to gauge how useful [the product] is, what they liked, and what they thought could use improvement.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

תרחיש לדוגמה:

תמיכה בצוות המכירות

אתם צריכים ליצור קשר עם כל ראשי הצוותים באזור הדרום, ולהגיד להם איך הם צריכים ליצור קשר באופן יזום עם הלקוחות לגבי בעיה שקיימת. אתם פותחים את Gmail ובוחרים באפשרות עזרה בכתיבה כדי לתת הנחיה ל-Gemini ב-Gmail. אתם מקלידים:

Draft an email to all Southeast region sales leads. Inform them of [issues]. Advise them to communicate with their teams to contact their customers and offer a 20% discount on a future order as an apology.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Gmail

עכשיו אתם צריכים לכתוב אימייל לכל החברים בצוות האזורי. אתם פותחים את Gmail ובוחרים באפשרות עזרה בכתיבה כדי לתת הנחיה ל-Gemini ב-Gmail. אתם מקלידים:

Draft an email to the regional sales representatives about an urgent meeting that needs to take place next week about the [issues]. Ask them to provide availability on Monday or Tuesday.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Gmail

תרחיש לדוגמה:

הדרכה והכשרה לצוות המכירות

שמעתם מהרבה חברי צוות שהם צריכים יותר הזדמנויות למידה. אתם מארגנים תוכנית למידה שנמשכת חצי יום כדי להגיב לבקשה הזו. אתם צריכים ליצור לוח זמנים, ולכן פותחים מסמך חדש ב-Google Docs וכותבים הנחיה ל-Gemini ב-Docs על ידי לחיצה על עזרה בכתיבה. אתם מקלידים:

Create a half-day agenda for an educational session on our latest technology [products] for sales teams. Include time for the product development team to present and include time for lunch.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

בהמשך לפגישה עם הצוות, אתם רוצים להדגיש הזדמנויות למידה שונות שזמינות עבורם. אתם פותחים את Google Sheets וכותבים הנחיה ל-Gemini בחלונית הצדדית של Sheets. אתם מקלידים:

Create a spreadsheet that tracks online courses for sellers. Include columns for the course’s main topic, price, duration, and priority level.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Sheets

מנהלי תיקי לקוחות ומנהלים בכירים

תרחיש לדוגמה:

שיפור שיתוף הפעולה ורמת הביצוע באמצעות התאמה אישית של משאבי המכירות

יש לכם פגישה חשובה עם לקוח. ב-Google Meet, אתם מפעילים את האפשרות תמלול ומפעילים את Gemini ב-Meet על ידי בחירת האפשרות סיכום בעזרת Gemini. התמליל נשמר כמסמך לא ערוך ב-Docs של כל מה שנאמר בפגישה. הקובץ שנוצר על ידי התכונה סיכום בעזרת Gemini יכלול סיכום של הדברים שנאמרו בפגישה, הנושאים החשובים שעלו ופעולות לביצוע. עכשיו, אתם יכולים להיות מרוכזים לגמרי בשיחה עם הלקוח. ‫(Gemini ב-Meet)

אחרי השיחה, אתם רוצים לשלוח הודעת סיכום קצרה ללקוח. אתם פותחים הודעה חדשה, כותבים הנחיה ל-Gemini בחלונית הצדדית של Gmail ומתייגים קבצים רלוונטיים על ידי הקלדה של '@' ושם הקובץ. אתם מקלידים:

Write a message to [customer] thanking them for their time at our last [meeting]. Provide a quick summary of the meeting and acknowledge any pain points discussed. Ask for additional time to discuss our [solution] using @[Customer Meeting Gemini Notes].

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Gmail

כהכנה לפגישה הבאה, אתם רוצים להשתמש בתמליל ובחומרי המכירות הקיימים כדי ליצור מסמך שמציג איך המוצר של החברה שלכם פותר את הבעיות המרכזיות של הלקוח שהוזכרו בשיחה. כדי לעשות את זה, אתם פותחים מסמך חדש ב-Docs, כותבים הנחיה ל-Gemini בחלונית הצדדית של Docs ומתייגים קבצים רלוונטיים על ידי הקלדה של '@' ושם הקובץ. אתם מקלידים:

I am an [account manager] and I just finished a call with [customer]. I want to summarize the [pain points] mentioned by [customer] during our last meeting. Provide a list of direct quotes from @[Customer Call Transcript] where [customer] discusses what they are trying to solve.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

אתם קוראים את הסיכום של הבעיות המרכזיות ורואים אם הן תואמות לנקודות שעלו בשיחה. בחלונית הצדדית, אתם לוחצים על הוספה. אחרי זה אתם רוצים להשתמש בקבצים הקיימים כדי ליצור תשובות מותאמות אישית לכל אחת מהבעיות האלו. אתם כותבים עוד הנחיה ל-Gemini בחלונית הצדדית של Docs ומתייגים את הקבצים הרלוונטיים. אתם מקלידים:

I need to create convincing reasons why [customer] should adopt [product] to solve for [their pain points]. Write specific reasons why [product] from [company] could help them achieve their [business goals] using @[Product Sales Kit Full Assets].

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

תרחיש לדוגמה:

בניית קשרי לקוחות

ניהלתם כרגע שיחה טובה עם לקוח, ואתם רוצים להשתמש בסיכום הפגישה ב-Google Docs כדי לנסח אימייל ללקוח. במסמך ב-Google Docs שכולל את הסיכום, אתם כותבים הנחיה ל-Gemini ב-Docs באמצעות בחירה באפשרות עזרה בכתיבה. אתם מקלידים:

Compose a personalized follow-up email to [client] following an initial conversation. Summarize the key points we discussed and address any outstanding questions.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

לתיק הלקוח נוסף כרגע שירות נוסף של החברה, ואתם צריכים לוודא שהלקוח מקבל תמיכה במהלך תהליך ההצטרפות לשירות החדש. אתם רוצים לבדוק את ההתקדמות בתהליך פעם בשבוע, אבל רוצים לדעת איך האימיילים בנושא אמורים להיראות. אתם פותחים מסמך חדש ב-Google Docs וכותבים הנחיה ל-Gemini ב-Docs באמצעות בחירה באפשרות עזרה בכתיבה. אתם מקלידים:

Draft four email templates to check in on my customer weekly now that they have purchased our new [service]. Use one value proposition (cost, ease of use, security, availability, and customization) as the main topic for each email, and include [call to action] in each message.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

תרחיש לדוגמה:

הכנה לשיחות עם לקוחות חדשים

יש לכם שיחה קרובה עם לקוח פוטנציאלי. זוהי הפעם הראשונה שאתם עורכים שיחה כזאת, ואתם צריכים עזרה להתכונן לשיחה. אתם נכנסים לאפליקציית Gemini ומקלידים:

Draft a customized script for me to follow during my sales call with a prospect. The call will happen over a video call and is set to last 30 minutes. Make sure to add the following in the script: how [company products/solutions] can help address potential customer’s pain points, how [company]’s delivery system guarantees seamless and timely delivery, competitive pricing and volume-discount table, and space for a customer reference in the [customer’s industry] industry.

הועתק ללוח

אפליקציית Gemini

אחרי המחקר הראשוני, אתם מייצאים את הממצאים למסמך חדש ב-Google Docs. אתם פותחים את המסמך וממשיכים לעבוד. עכשיו אתם רוצים ליצור מצגת מכירות מותאמת אישית. אתם משתמשים במסמך ב-Google Docs עם כל ההערות מהמחקר וכותבים הנחיה ב-Gemini ב-Docs על ידי בחירה באפשרות עזרה בכתיבה. אתם מקלידים:

Generate an elevator pitch for [product name] and include key benefits, competitive points of differentiation, and the pain points that [product name] solves for.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

יש לכם התחלה טובה למצגת המכירות הקצרה ורשימת נושאים קצרה. אתם רוצים להשתמש בהן כדי לתכנן את השיחה עם הלקוח. אתם ממשיכים את ההכנה לפגישה, נכנסים שוב לאפליקציית Gemini ומקלידים:

I have an upcoming call with a prospect. [Use case] is a new use case for me, and I need help preparing for the call. List the most likely objections [customer] might have for me during a sales call, with suggestions on how to respond to them. I work in [insert industry], and I am trying to sell [product]. Also provide ideas on how to handle objections and suggest ways to respond.

הועתק ללוח

אפליקציית Gemini

מנהלי פיתוח עסקי

תרחיש לדוגמה:

טיפוח קשרים, יצירת קשרים בהתאמה אישית והובלת דעה

אתם מקווים לבנות קשרים עמוקים יותר עם לקוחות פוטנציאליים שפגשתם לאחרונה. אתם רוצים לנסח תבנית שניתנת להתאמה אישית לכמה אנשי קשר. אתם פותחים מסמך חדש ב-Google Docs וכותבים הנחיה ל-Gemini ב-Docs. אתם מקלידים:

Draft an outreach email template to industry influencers. Express gratitude that we connected at [event], and propose collaboration opportunities such as [opportunities].

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

אחרי שהייתה לכם שיחה מוצלחת עם לקוחות פוטנציאליים, אתם רוצים לשלוח להם תוכן הובלת דעה של מייסד החברה שלכם שהם עשויים להתעניין בו. אתם פותחים את המסמך ב-Google Docs עם הפוסט בבלוג, וכותבים הנחיה ל-Gemini ב-Docs על ידי בחירה באפשרות עזרה בכתיבה. אתם מקלידים:

Summarize this blog content in bullet points and generate three ideas for follow-up questions I can ask my customers about their thoughts.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Docs

תרחיש לדוגמה:

יצירת חומרים מותאמים אישית להבעת הערכה ללקוחות

אתם רוצים להודות באופן אישי ללקוחות ולבדוק מה קורה איתם. אתם פותחים את Gmail וכותבים הנחיה ל-Gemini ב-Gmail על ידי בחירה באפשרות עזרה בכתיבה. אתם מקלידים:

Generate a personalized email for [customer] on their one-month anniversary working with [company]. Thank them for being a customer. Ask them if they have any questions. Include information about [other product].

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Gmail

בנוסף, אתם רוצים לשלוח ללקוחות האלו מתנה כדי להודות להם. אתם פותחים גיליון אלקטרוני ב-Google Sheets וכותבים הנחיה ל-Gemini בחלונית הצדדית של Sheets. אתם מקלידים:

Give me a list of gifts to send new clients that are under $200 and can be shipped to offices.

הועתק ללוח

‫Gemini ב-Sheets

ניהול פרויקטים

עסקים קטנים

Gemini לעבודה

מקורות המידע שהכנו, שכוללים מדריכים לכתיבת הנחיות, סיפורי הצלחה של לקוחות ועוד, מסבירים איך לנצל את כל מה שיש ל-Gemini ל-Google Workspace להציע.

מידע נוסף