PrestaShop construit sa culture du travail flexible sur Google Workspace

Éditeur d’une solution de commerce en ligne, PrestaShop avait besoin d’une plateforme de collaboration pour satisfaire les besoins de ses 250 collaborateurs travaillant en distanciel. La solution devait également faciliter la gestion d’accès aux documents, l’intégration de nouveaux collaborateurs et la gestion des utilisateurs. Afin de couvrir l’ensemble de ces besoins, l’éditeur a opté pour les services clés de Google Workspace, de la messagerie au partage de fichiers.

Principaux bénéfices apportés par Google Workspace

• Mise en place et gestion d’une politique de travail à distance souple et efficace pour les 250 collaborateurs répartis dans le monde

• Processus de partage des fichiers simplifié évitant l’envoi de pièces jointes par courriel

• Intégration simplifiée des nouveaux collaborateurs via un système intuitif et convivial

• Gestion de la propriété sur les documents clarifiée grâce aux disques partagés

• Optimisation de la gestion des utilisateurs avec l’authentification unique (Single sign-on)

Une collaboration fluide pour 250 collaborateurs répartis dans le monde

Au plus fort de la pandémie de COVID-19, près de 65 % des Américains travaillaient à distance. Si beaucoup sont depuis retournés au bureau, le télétravail n’a pas disparu et des millions d’employés vont continuer d’exercer leur activité depuis leur domicile. L’absence de trajets fastidieux et une meilleure flexibilité constituent des avantages certains du télétravail, mais certaines études ont également démontré qu’il permettait aussi de gagner en productivité.

Certaines entreprises n'ont pas attendu la pandémie pour mettre en place une politique de travail à distance - ou, comme le dit Laurent Fourreau, directeur des opérations techniques de PrestaShop, permettre aux employés de « travailler de n’importe où ». Basée à Paris, PrestaShop permet à ses 250 collaborateurs de se connecter d’où ils veulent. « Nous sommes très flexibles sur le lieu de connexion », explique Laurent Fourreau. « Nous n'avons même pas de bureau au sens traditionnel du terme. Nous disposons d’une zone dédiée dans un espace de coworking et les collaborateurs qui s’y rendent choisissent simplement où ils veulent s'asseoir ce jour-là. »

Réussir la mise en place du télétravail en insufflant un nouvel état d’esprit suppose toutefois des ajustements de la part des entreprises, notamment pour préserver la cohésion du groupe, optimiser la collaboration, faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs ou encore garantir la sécurité des données. Pionnier sur l’adoption de Google Workspace, PrestaShop était particulièrement bien équipé pour tirer le meilleur profit du travail à distance.

Réussir le pari d’une politique efficace qui permet à 250 collaborateurs de « travailler de n’importe où ».

« L’adoption d’une politique permettant à nos collaborateurs de « travailler de n’importe où » signifie concrètement qu’aujourd’hui la moitié de nos effectifs est basée sur Paris tandis que l’autre est répartie à travers le monde », déclare Laurent Fourreau. « Google Workspace nous permet de collaborer de manière transparente et de nous assurer que nous sommes tous sur la même longueur d'onde à tout moment ». Cette nouvelle façon de travailler se concrétise par des gains de temps significatifs pour l’entreprise et la création de solutions efficaces et innovantes pour gérer les tâches administratives.

Fondée en 2007, PrestaShop commercialise la plateforme éponyme de commerce électronique en open source. Lancée à l'origine comme un projet étudiant, la solution est actuellement utilisée par 300 000 boutiques en ligne dans le monde. Son modèle économique repose sur trois sources de revenus : une marketplace proposant des modules et thèmes complémentaires (Add-ons), des partenariats stratégiques avec les leaders du secteur des paiements et des services de formation et de support.

« L’éventail de nos utilisateurs est très varié : il va de la personne qui lance une gamme de bijoux artisanaux depuis son salon à de grandes entreprises qui mettent en place des versions hautement personnalisées de nos solutions. La majorité de nos clients est basée en France et dans le reste de l'Europe, mais nous enregistrons également une croissance régulière en Amérique latine », explique Laurent Fourreau. 

PrestaShop a connu une période de croissance considérable de 2010 à 2012, au cours de laquelle le nombre d'employés a grimpé de moins de 20 à plus de 100. « C’est à ce moment-là que nous avons commencé à chercher des solutions pour nous aider à rationaliser les tâches d'administration et de gestion au quotidien », explique Laurent Fourreau.

Tout a commencé avec l’adoption de Gmail. « Avant Gmail, nous partagions des fichiers en les envoyant sous forme de pièces jointes dans des emails », se souvient Denis Severe, directeur technique adjoint de PrestaShop. « Tant que nous n’étions que 30, ce fonctionnement nous convenait. Mais, avec le développement de nos effectifs, nous avions besoin d’une solution plus avancée ».

Optimisation des flux grâce au partage de documents

« Nous avons évolué de manière progressive. Nous avons commencé avec la version de base de G Suite, associée à Gmail à l’époque, et lorsque nous avons décidé d’adopter un modèle de travail à distance, nous avions déjà basculé sur Google Workspace. Dès le départ, nous avons changé notre manière de travailler et nous ne sommes jamais revenus à notre ancien fonctionnement », souligne Laurent Fourreau. « Auparavant, les collaborateurs utilisaient diverses suites bureautiques et s'envoyaient des fichiers par courrier électronique. Aujourd’hui, tout ça est clairement fini : nous n’utilisons plus que Workspace qui a rendu tout notre processus de collaboration beaucoup plus intuitif. »

La société utilise  Google Docs, Google Sheets et Google Slides pour l'édition et le partage de documents afin de permettre aux collaborateurs d’avoir des fichiers toujours actualisés sans avoir à les échanger par messagerie. Toutes les réunions à distance sont organisées via Google Meet et gérées avec Google Calendar. « Là encore, il fut un temps où chacun utilisait des logiciels différents pour les appels vidéo. Progressivement, ils ont tous été abandonnés au profit de Google Meet, qui nous offre toutes les fonctionnalités et la stabilité dont nous avons besoin », souligne Laurent Fourreau.

Plus l’entreprise grossit et plus Laurent Fourreau et Denis Severe trouvent que la convivialité de Google Workspace est un véritable atout lorsqu'il s'agit d'accueillir de nouveaux membres de l'équipe. « Quand j'y pense, je ne me souviens pas que quelqu’un soit venu me demander de l'aide pour utiliser tel ou tel outil, preuve que Google Workplace est une solution très intuitive et que tout le monde peut se l’approprier très facilement », affirme Laurent Fourreau.

Simplifier la gestion des identités avec les disques partagés et l'authentification unique

« Les disques partagés constituent un volet absolument essentiel de notre système de collaboration. Quand quelqu’un quittait l’entreprise, s’assurer que nous ne perdions pas l’accès à ses documents était un véritable casse-tête. Aujourd’hui, nous ne sommes plus confrontés à ce type de problème : les documents appartiennent à toute l’équipe et plus seulement à une personne », affirme Laurent Fourreau.

Google Cloud est devenu l’unique source de vérité de l'entreprise en matière de gestion des utilisateurs, les collaborateurs utilisant l'authentification unique (SSO) pour se connecter à Workspace ainsi qu'à des applications et services tiers. « Si quelqu'un n'est pas dans notre base d'utilisateurs Google, il n'existe pas, point final. Chaque fois que nous devons déléguer, vérifier ou authentifier quelqu'un, tout passe par l'authentification unique de Google », ajoute Laurent Fourreau.

Au-delà de Google Workspace, PrestaShop s’appuie également sur un ensemble de solutions Google Cloud pour accompagner son développement, dont Compute Engine, Cloud Storage, et BigQuery. Et, la société compte bien travailler davantage encore avec Google Cloud pour assurer le développement de sa plateforme à l’échelle mondiale. 

"En combinant Google Cloud à Google Workspace, nous pouvons répondre à un très large éventail de besoins métiers et techniques pour lesquels il aurait fallu dédier une équipe à plein temps il y a seulement 10 ans. Travailler avec Google Cloud est simple et permet d’être très efficace. Nous cherchons sans cesse à explorer de nouvelles pistes de collaboration pour voir où elles peuvent nous mener". Laurent Fourreau, directeur des opérations techniques de PrestaShop