ハイブリッド会議をよりインクルーシブなものにするには

※この投稿は米国時間 2022 年 1 月 14 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

2022 年に入り、世界中の何百万人もの人にとってハイブリッド会議が働き方の主流になることは明らかです。Google Workspace チームは昨年、ツール（特に Google Meet）内のハイブリッド エクスペリエンスを向上させることに多くの時間を費やしました。自動ノイズ キャンセル、新しいバーチャル背景、自動調光などの使い勝手にフォーカスした新機能により、参加する方法や場所に関係なく、全員が鮮明な画像と音声でハイブリッド会議に参加できるようになりました。

Google はまた、ハイブリッド会議を可能な限りインクルーシブにするため、チーム一丸となって独自のベスト プラクティスの開発にも重点的に取り組みました。ここでは、カレンダーからスペース、Meet のアップデートまで、Google Workspace ツールの最新の革新的な機能を活用したアプローチをご紹介します。

ハイブリッド会議でのコンパニオン モードの使用

2021 年にあらかじめお知らせした Google Meet のコンパニオン モードは、会議室にいる参加者とリモートの参加者をシームレスに接続するように設計されています。会議室内の優れた音声およびビデオ会議機能を活用できるだけでなく、全員が主催者や参加者向けの高度な機能にアクセスできます。

Google Meet ハードウェアまたは Nest Hub Max に接続された会議への参加中に、ノートパソコンでコンパニオン モードを使用できるようになりました。本日一般公開されるコンパニオン モードでは、会議室のハードウェアからの画面や音の混成を抑制するためにビデオと音声をオフにしたまま、チャット、画面共有、挙手、投票、主催者用ボタンなどのインタラクティブな機能やコントロールにアクセスできます。また、好みの言語による字幕と翻訳を有効にしたり、自分のデバイスでプレゼンテーションを拡大したりすることも可能です。

会議には、会議のランディング ページからコンパニオン モードを使用して参加するか、g.co/companion を使用して参加できます。コンテンツをその場で共有する必要がある場合は、会議に参加したまま、g.co/present を使用してコンパニオン モードから画面を共有できます。

コンパニオン モードは、より多くの人をハイブリッド会議に参加させて、より多くの意見や視点を取り込むのに役立ちます。

会議のスケジュール

さまざまなタイムゾーンにチームが分散した状態では、全員にとって都合の良い時間帯に会議をスケジュールすることが困難になる場合があります。できるだけ多くの人が参加できるようにするには、以下のガイドラインに従ってください。

• 業務時間、場所、サイレント モードをカレンダーに追加するようチームメンバーに促します。これにより、スケジュール設定の際に健康増進、個人的な用事、育児との兼ね合いを考慮に入れることができます。

• 会議に参加する必要がある人だけを含めつつ、なるべく多くの人を対象に含めます。対象となるかどうか定かでない相手はオプションで招待し、参加したいかどうかを尋ねます。

• できるだけ多くの人にとって都合の良い日時を選択します。タイムゾーンが大きく離れた地域をスケジュールに組み込む場合は、いつも同じチームに時間的負担がかからないように会議の開始時刻を一回おきに変更するなどして調整します。また、全世界を対象とした会議を開く場合は、会議開催日を特定の曜日に決め、参加者がその日のために備えられるようにすることもできます。

• 会議の 24 時間前までにカレンダーの招待状を送って議題を提示し、招待状を受け取った人が参加するかどうかを決定し、それに応じて準備できるようにします。私自身は、たとえば「この会議の目標は、ブレインストーミング セッションから 4 つの優れたアイデアを持ち帰ることです」のように、会議の目標を議題に含めるようにしています。

• カレンダーの招待状に返信するときに自分の場所を明記するよう参加者に促します。参加者が招待を承諾する際に「会議室で参加」または「オンラインで参加」を選択してもらうこともできます。そうすることで、主催者を含むすべての人が事前に計画できるようになります。

• 進行役と記録係の役割を交代させることを検討します。これにより、一人にかかる負担が軽減されるだけでなく、他の人もより積極的に会議に参加できるようになります。

スペースを使用した会議の準備

昨年は、Google Workspace でのチーム コラボレーションの中心的な場所としてスペースを導入しました。スペースは、Gmail、カレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Meet、ToDo リストなどのツールと緊密に統合されており、トピックベースのディスカッションへの参加、知識やアイデアの共有、プロジェクトの推進、コミュニティとチーム文化の構築をより簡単に行うことができます。

スペースは会議の準備に特に役立ちます。参加者は、背景となるドキュメントやプレゼンテーションを非同期で確認し、自分の地域やワークスタイルに適した時間に作業できるほか、チームへの質問や提案をスペースで調べることができます。これらの情報とディスカッションは将来参照できるよう、すべて保存されます。

会議中

ハイブリッド会議が適切に行われていれば、オンラインの参加者が会議室での会話に取り残されているなどと感じることはありません。ハイブリッド会議を一体感のあるインクルーシブな体験にするためのガイドラインは次のとおりです。

• オンラインの参加者には会議参加時にあいさつし、最初の 5 分間はチームと談笑するなどしながら出欠を確認します。たとえば、Google の一部のチームは、参加者が興味をもちそうな YouTube 動画を再生したり、チームに質問したり（「この週末に何か美味しいものを食べましたか？」など）してから会議を始めています。

• 指定された記録係に、カレンダーの招待状からの情報を事前に入力したメモ ドキュメントを作成させ、それを使って取ったメモを参加者と共有してもらいます。主要な参加者が出席できない場合は、それらの参加者のために会議を録画することを検討してください。

• 会議室の参加者にコンパニオン モードを使用するよう促します。また、3 人以上の会議では、発言する前に Google Meet の挙手機能を使用してもらいます。

• コンパニオン モードを使用しても、リモートの参加者が会議室の会話に参加するのは難しい場合があります。進行役は、リモートの参加者が会話に参加できる機会を頻繁に設ける必要があります。

• オンラインの参加者に疎外感を与える可能性のある「会議室」での雑談を避けるほか、最近リリースされた字幕の翻訳機能の使用を奨励して、言語能力による障壁をできる限り取り払います。

• 参加者が複数の方法でフィードバックを提供できるようにします。グループ会議で発言することに抵抗がある参加者のために、議題ドキュメントやチャット、Q＆A、投票などを通じてフィードバックを求めるようにしてください。

• 全員が内容を見て貢献できるように、会議室に置いてあるホワイトボードではなく、Jamboard や Jamboard アプリを使用します。

会議の終了後

過去 2 年間でチームがより分散化したことで、会議疲れに陥っている人は少なくありません。会議の参加者が時間を有効に活用できたと感じられるようにするために、以下を行うことをおすすめします。

• フォローアップ メールを送信して参加者に感謝の意を表し、追加のフィードバックを求めます。

• メモ / 録画、アクション アイテム、決定事項にすべての関係者（特に出席できなかった関係者）がアクセスできるようにします。

• 出席できなかったチームメンバーが貢献できるよう、会議のすべての成果物を関係チームやプロジェクトのスペースに投稿することを検討します。

• 定期的な会議の場合は、Google フォームを使用して四半期に一度アンケートを実施し、どのようにすれば会議をより生産的でインクルーシブなものにできるかを尋ねます。会議の頻度や焦点を変更する必要があるかどうかを尋ねる匿名のアンケートを実施することも検討してください。

あらゆるハイブリッド会議でインクルージョンとコラボレーションを促進

Google が最近実施した全世界規模の調査では、テレワークとハイブリッド ワークが進化し続ける中、世界中の従業員が新しい働き方や、従業員同士および組織との新しいつながり方を模索していることが明らかになりました。よりインクルーシブで協調的な会議の構想を立てると、チームがどこからどのようにコラボレーションするかにかかわらず、より緊密なつながりを感じられるようになります。

未来の働き方がどのように進化するかについての最新情報をご確認ください。