Kehoteopas

Pika-aloitusopas tehokkaiden kehotteiden kirjoittamiseen

Näin kirjoitat tehokkaita kehotteita
Hallinnon tuki
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Johdon assistentit ja johdon kumppanit
Viestintä
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Analyytikot ja PR-toiminta
  - Viestintäpäällikkö
Asiakaspalvelu
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Asiakaspalvelupäällikkö tai asiakaspalvelija
  - Asiakastuen asiantuntija
Johtajat
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
Etulinjatyö
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Kaupan työntekijä
  - Varastotyöntekijä
HR-palvelut
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Rekrytoija
  - HR-päällikkö
Markkinointi
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
Projektinhallinta
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Projektipäällikkö
  - Tekninen projektipäällikkö
Myynti
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
Pienyritykset
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Omistaja
Startup-yritykset
- Kehotteen luominen
- Käyttötapausesimerkkejä

Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelun ammattilaisena haluat tarjota asiakkaille palvelua, joka on miellyttävää ja sujuu vaivattomasti. Tässä auttaa, kun tukenasi on avulias ja ennakoiva tiimi.

Tässä osiossa esitellään yksinkertaisia tapoja hyödyntää kehotteita päivittäisissä töissäsi.

Näin pääset alkuun

Lue ensin yleiset vinkit kehotteiden kirjoittamiseen tehokkaiden kehotteiden kirjoittamista koskevasta osiosta.

Jokaisen alla olevan kehotteen yhteydessä esitetään esimerkkitilanne innoitukseksi Gemini for Google Workspacen käyttömahdollisuuksista. Esimerkki kehotteen iteroinnista näyttää, miten voit kehittää ensimmäistä luotua vastausta kirjoittamalla lisäkehotteita.

Esimerkki kehotteen iteroinnista

Käyttötapaus:

Asiakasviestinnän luonnosteleminen

Olet asiakaspalvelija ja vastaat suoraan asiakkaiden tiedusteluihin ja kysymyksiin. Sait juuri sähköpostin asiakkaalta, joka on saanut vahingoittuneen tuotteen. Avaat uuden Google-dokumentin ja kutsut Gemini in Docsin apuun klikkaamalla Auta minua kirjoittamaan. Kirjoitat seuraavasti:

Kuvaus
Persoona
Tehtävä
Konteksti
Muoto

Help me craft an empathetic email response.

I am a customer service representative,

and I need to create a response to a customer complaint.

The customer ordered a pair of headphones that arrived damaged. They’ve already contacted us via email and provided pictures of the damage. I’ve offered a replacement, but they’re requesting an expedited shipping option that isn’t typically included with their order.

Include a paragraph that acknowledges their frustration and three bullet points with potential resolutions.

Help me craft an empathetic email response.

I am a customer service representative,

and I need to create a response to a customer complaint.

Include a paragraph that acknowledges their frustration and three bullet points with potential resolutions.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Pidät Gemini in Docsin luomasta sähköpostista, joten valitset Lisää. Haluat kuitenkin ideoida tapoja ratkaista ongelma ilman pikatoimituksen tarjoamista. Valitset Auta minua kirjoittamaan. Kirjoitat:

Kuvaus
Tehtävä
Konteksti

Suggest 10 alternative options

in place of expedited shipping to resolve the customer’s frustration about receiving the damaged package.

Suggest 10 alternative options

in place of expedited shipping to resolve the customer’s frustration about receiving the damaged package.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Näistä 10 ehdotuksesta on apua. Lisäät tekstin luonnokseen klikkaamalla Lisää.

Käyttötapausesimerkkejä

Asiakaspalvelupäällikkö tai asiakaspalvelija

Käyttötapaus:

Monimutkaisiin asiakkaiden ongelmiin vastaaminen UKK-dokumenttien avulla

Asiakas on esittänyt sinulle moniosaisen ja monimutkaisen kysymyksen. Sinun on löydettävä ja käytettävä tietoja useista dokumenteista, jotta voit vastata täsmällisesti. Annat Geminille kehotteen Driven sivupaneeliin. Kirjoitat:

Summarize information about [product name] including the product’s specific [return policy], [ingredients], and [certifications].

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Drive

Gemini palauttaa yhteenvedon ja linkkejä osuviin tiedostoihin, joita voit klikata suoraan sivupaneelista. Luet tiedot ennen kuin palaat sähköpostiin kirjoittamaan vastauksen asiakkaalle. Avaat viestin, annat Geminille kehotteen Gmailin sivupaneeliin ja tagaat tarvittavat tiedostot kirjoittamalla @tiedostonimi. Kirjoitat:

Generate a response to the customer question about our [return policy] and [product certifications] based on @[Customer FAQ Document]. Use a helpful and professional tone.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Gmail

Käyttötapaus:

Viestinnän yhtenäistäminen

Olet asiakaspalvelutiimin päällikkö. Sinun on luotava monikäyttöisiä materiaaleja tiimisi viestinnän vakioimiseksi. Avaat uuden Google-dokumentin. Aloitat ideoinnin antamalla Geminille kehotteen Docsin sivupaneeliin. Kirjoitat:

Draft templates for three different types of customer communication. Create templates for apology emails, order confirmation messages, and thank you notes for loyal customers. Keep each template to one paragraph and use a friendly tone.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Ehdotetut mallit ovat lähtökohta, josta voit alkaa muokata ja personoida elementtejä yrityksesi brändin ja käytäntöjen mukaisesti. Nyt haluat hahmotella tiimin parhaita viestintäkäytäntöjä perehdytystä varten. Avaat uuden dokumentin ja annat kehotteen Gemini in Docsille. Kirjoitat:

Craft a list of customer communication best practices that can be used to train new team members. Outline three sections, including how to handle happy customer inquiries, neutral customer inquiries, and dissatisfied customer inquiries.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Haluat myös tukea tiimiä yhtenäisellä kielellä, jota he voivat käyttää soittaessaan asiakkaille. Annat kehotteen Gemini-sovellukselle:

I am a [customer service manager]. I am trying to create standardized language that the team can use when interacting with customers on phone calls. Generate templates for common call openings, greetings, and closures for a customer service representative at a retail store. These templates should allow for personalization with customer details. The goal is to ensure consistency and professionalism while allowing for differentiation with specific customer information.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini-sovellus

Käyttötapaus:

Asiakaspalvelun parantaminen

Olet havainnut asiakkaiden valitusten lisääntyneen. Sinun on tehtävä yhteistyötä eri osastojen kanssa toistuvien ongelmien ratkaisemiseksi. Annat kehotteen Gemini in Gmailille. Kirjoitat:

Draft an email to my colleagues proposing a meeting to discuss customer experience improvement initiatives. Request that marketing, sales, and product stakeholders meet in the next week to get a clear sense of roles and responsibilities.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Gmail

Muokkaat sähköpostia ja lähetät sen kollegoillesi. Haluat nyt luoda laskentataulukon, jolla voit seurata tämän osastojen välisen hankkeen edistymistä. Avaat Google Sheets ‑taulukon ja annat Geminille kehotteen Sheetsin sivupaneeliin. Kirjoitat:

Create a table to track the progress and impact of different customer experience improvement tactics using relevant metrics, including support ticket volume and priority level (high, medium, low).

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Sheets

Asiakastuen asiantuntija

Käyttötapaus:

Asiakaspalautteen analysoiminen

Sinulla on laskentataulukko, jolla seurataan asiakaspalautetta. Haluat analysoida sen ja ideoida mahdollisia syitä trendeille. Keskustelet Gemini-sovelluksen kanssa. Lataa tiedoston ja kirjoitat:

I am a customer support specialist. Using the attached spreadsheet, identify trends and patterns in our [customer feedback] by [category] over [time period]. Identify areas where [customer outreach] has increased significantly and investigate potential reasons.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini-sovellus

Käyttötapaus:

Itsepalvelun käyttöön ottaminen asiakkaille

Asiakaspalautteen mukaan palautuskäytäntöä koskevat ohjeesi ovat aina olleet epäselvät. Avaat dokumentin, jossa määritellään palautus-, hyvitys- ja lahjakorttihyvityskäytännöt. Kutsut Gemini in Docsin apuun valitsemalla Auta minua kirjoittamaan. Kirjoitat:

Summarize this content to write a clear and concise product return policy and outline 5 steps for customers to take in sequential order.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Pidät ohjeiden yksinkertaisuudesta. Toistat prosessin hyvityskäytännön ja lahjakorttihyvityskäytännön osalta. Haluat nyt käyttää yksinkertaistettua sisältöä ja luoda blogipostauksen asiakkaille. Annat Gemini in Google Docsille kehotteen käyttämällä uudet kirjalliset ohjeet sisältävää Google-dokumenttia. Kirjoitat:

Take this content and turn it into a short blog with the title “Resolve Common Issues Without Agent Assistance.” Have separate sections for our return policy, our refund policy, and our store credit policy.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Haluat nyt luoda sähköpostimallin, jota tiimi voi käyttää saadessaan asiakkailta näitä kolmea aihetta koskevia kysymyksiä. Avaat uuden Google-dokumentin ja kutsut Gemini in Docsin apuun valitsemalla Auta minua kirjoittamaan. Kirjoitat:

Draft an email template to a customer that highlights self-service resources referencing [blog link] for [support issues]. Thank the customer for their business and assure them of our commitment to meeting their needs.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Käyttötapaus:

Asiakastutkimuksen tekeminen

Haluat lähettää sähköpostia tyytymättömälle asiakkaalle ja yrittää saada asiat kuntoon. Avaat sähköpostin, joka sisältää asiakkaan valituksen. Kutsut Gemini in Gmailin apuun valitsemalla Auta minua kirjoittamaan. Kirjoitat:

Request a follow-up conversation on [date] at [time] with this customer who provided negative feedback to understand their concern and offer resolutions. Include example solutions.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Gmail

Vastausluonnos on hyvä alku, mutta haluat hioa kieltä. Iteroit Gemini in Gmaililla valitsemalla Tarkenna ja Kerro lisää. Seuraavaksi haluat luoda lyhyen kyselyn, jonka voit lähettää asiakkaille seurantapuhelujen jälkeen. Avaat uuden Google-dokumentin ja annat kehotteen Gemini in Docsille. Kirjoitat:

Create five different questions to customers who have just spoken to an agent on the phone. Questions should gauge how effective the call was, if the customer’s concern was addressed, and if they would recommend our business to others.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Viestintä

Johtajat

Gemini at Work

Tutustu valikoituihin Gemini for Google Workspacen käyttöä helpottaviin materiaaleihin, kuten kehoteohjeisiin ja asiakastarinoihin.

Lue lisää