Kehoteopas

Pika-aloitusopas tehokkaiden kehotteiden kirjoittamiseen

Näin kirjoitat tehokkaita kehotteita
Hallinnon tuki
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Johdon assistentit ja johdon kumppanit
Viestintä
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Analyytikot ja PR-toiminta
  - Viestintäpäällikkö
Asiakaspalvelu
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Asiakaspalvelupäällikkö tai asiakaspalvelija
  - Asiakastuen asiantuntija
Johtajat
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
Etulinjatyö
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Kaupan työntekijä
  - Varastotyöntekijä
HR-palvelut
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Rekrytoija
  - HR-päällikkö
Markkinointi
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
Projektinhallinta
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Projektipäällikkö
  - Tekninen projektipäällikkö
Myynti
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
Pienyritykset
- Esimerkki kehotteen iteroinnista
- Käyttötapausesimerkkejä
  - Omistaja
Startup-yritykset
- Kehotteen luominen
- Käyttötapausesimerkkejä

Projektinhallinta

Monimutkaisten ja jatkuvasti muuttuvien projektien vetäjänä tehtävänäsi on pysyä aikataulussa, koordinoida tiimejä ja varmistaa, että suunnitelmasi tuottavat halutun vaikutuksen.

Tässä osiossa esitellään yksinkertaisia tapoja hyödyntää kehotteita päivittäisissä töissäsi.

Näin pääset alkuun

Lue ensin yleiset vinkit kehotteiden kirjoittamiseen tehokkaiden kehotteiden kirjoittamista koskevasta osiosta.

Jokaisen alla olevan kehotteen yhteydessä esitetään esimerkkitilanne innoitukseksi Gemini for Google Workspacen käyttömahdollisuuksista. Esimerkki kehotteen iteroinnista näyttää, miten voit kehittää ensimmäistä luotua vastausta kirjoittamalla lisäkehotteita.

Esimerkki kehotteen iteroinnista

Käyttötapaus:

Käyttäjien hyväksymistestien luominen

Tiimisi on luonut rekisteröintilomakkeen uudelle sivustolle, ja nyt sinun on luotava käyttäjien hyväksymistestejä. Aloitat avaamalla Gemini-sovelluksen ja kirjoittamalla:

Kuvaus
Tehtävä
Konteksti

Create a table with 10 user acceptance tests (UAT)

for the website registration form.

Create a table with 10 user acceptance tests (UAT)

for the website registration form.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini-sovellus

Projektipäällikkö antaa Geminille kehotteen kymmenestä käyttäjien hyväksymistestistä. Gemini palauttaa testit sisältävän taulukon.

Tulokset tarjoavat mielestäsi hyödyllisen lähtökohdan, joten kopioit tulokset Google Sheets ‑taulukkoon ennen kuin luonnostelet sähköpostin kollegallesi, joka suorittaa käyttäjien hyväksymistestejä. Haluat selittää, mitä hänen täytyy tehdä. Jatkat keskustelua Gemini-sovelluksen kanssa. Kirjoitat:

Kuvaus
Tehtävä
Konteksti

Draft an email

to [my colleague] who is running this UAT and explain what they need to do next.

Draft an email

to [my colleague] who is running this UAT and explain what they need to do next.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini-sovellus

Projektipäällikkö antaa Geminille kehotteen sähköpostista, jossa selitetään käyttäjien hyväksymistestien seuraavat vaiheet. Gemini luonnostelee sähköpostin.

Sähköpostiluonnos tarjoaa hyvän lähtökohdan, joten viet tulokset Gmailiin ja muokkaat viestiä suoraan ennen kuin lähetät sen kollegallesi.

Käyttötapausesimerkkejä

Projektipäällikkö

Käyttötapaus:

Projektin tilanteesta raportoiminen

Päätit juuri pitkän puhelun kaikkien projektisi sidosryhmien kanssa ja seuraavaksi haluat tehdä yhteenvedon käsitellyistä asioista ja jakaa sen pohjalta tehtäviä. Avaat kokouksen transkription Google Docsissa ja annat Gemini in Docsille kehotteen. Kirjoitat:

Summarize this call transcript in a short paragraph. In bullet points, highlight the action items, decisions made, and owners for each item based off of [call transcript].

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Sinun on pidettävä esihenkilösi ajan tasalla viime puhelussa läpikäydystä toiminnasta. Haluat mallintaa projektin tilannepäivitysten esitystavan. Avaat uuden Google-dokumentin ja kutsut Gemini in Docsin apuun valitsemalla Auta minua kirjoittamaan. Kirjoitat:

Draft a project status update email template to send to my manager. Include sections for a summary of key accomplishments this week, any challenges faced, and the top three priorities for next week.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Tiimi saavutti juuri tärkeimmät välitavoitteensa viikon etuajassa. Projekti on ollut haastava, joten haluat koota kaikki juhlistamaan asiaa yhdessä. Avaat Gmailin ja kutsut Gemini in Gmailin apuun valitsemalla Auta minua kirjoittamaan. Kirjoitat:

Write an invitation for a team lunch to celebrate the progress made on a project and include [date, time, and location]. Thank them for all of their hard work and acknowledge that this has been a challenging project.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Gmail

Käyttötapaus:

Projektin jälkikatsauksen luominen

Olet juuri viimeistellyt projektin, ja johtoryhmä tarvitsee siitä jälkikatsauksen. Aloitat palautteen keräämisen avaamalla Google-dokumentin ja kutsumalla Gemini in Docsin apuun valitsemalla Auta minua kirjoittamaan. Kirjoitat:

I need to write a report detailing the successes, failures, and lessons learned from [project]. Draft a list of 20 questions to guide a cross-team process investigation. Include questions to uncover what worked, what didn’t, specific process breakdowns, technical issues, communication gaps, or any other potential contributing factors to the problem or success of the project.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Kysymykset tarjoavat erinomaisen lähtökohdan. Muokkaat niitä ennen kuin jaat ne tiimille käsiteltäväksi. Kun olet koonnut palautteen kaikilta, haluat apua raportin jäsentämiseen. Kutsut Gemini in Docsin apuun valitsemalla Auta minua kirjoittamaan. Kirjoitat:

Summarize this document in two paragraphs. Include high-level information about the project’s goals, the main contributors, the outcomes of the project, and any key successes or failures.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Käyttötapaus:

Ongelmanseurannan kehittäminen ja siihen liittyvä viestintä

Sinun täytyy luoda projektiin ongelmanseurantaväline, jotta voit tarkkailla riskejä ja ratkaista ne ripeästi. Haluat luoda mallin nopeasti, joten avaat uuden Google Sheets ‑taulukon ja annat Geminille kehotteen Sheetsin sivupaneeliin. Kirjoitat:

Create a spreadsheet to track project issues, including descriptions, status, assigned owner, and action items for resolution.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Sheets

Ennen kuin projekti käynnistyy kokonaan, haluat, että käytettävissäsi on vakiomuotoiset viestimallit. Haluat esimerkiksi sähköpostin, jota voidaan käyttää mahdollisessa ongelmatilanteessa. Avaat uuden Google-dokumentin ja kutsut Gemini in Docsin apuun valitsemalla Auta minua kirjoittamaan. Kirjoitat:

Draft an email template to announce when an issue arises and include causes, solutions, and timelines to resolve it.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Pidät Gemini in Docsin luomasta mallista ja haluat luoda toisen hieman erilaisen sähköpostimallin. Kutsut Gemini in Docsin apuun samassa Google-dokumentissa valitsemalla Auta minua kirjoittamaan. Kirjoitat:

Draft an email template to a stakeholder to escalate a critical project issue, outlining the impact and proposed solution.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini in Docs

Tekninen projektipäällikkö

Käyttötapaus:

Työaikataulun luominen

Olet ohjelmistojulkaisun tekninen projektipäällikkö. Sinulla on jo dokumentit projektin laajuudesta. Haluat nyt alkaa luoda työvirran seurantavälinettä ja työaikataulua. Avaat Gemini-sovelluksen ja kirjoitat:

I am a [technical project manager] at [company] overseeing [project and brief project description]. The project has the following scope: [scope]. Our project goals are: [project goals]. Our project deliverables are: [project deliverables]. Our budget is [budget], and our delivery date is [delivery date]. Help me create a workback schedule to keep the team on track. Include dates for key milestones and demos.

Kopioitu leikepöydälle

Gemini-sovellus

Markkinointi

Myynti

Gemini at Work

Tutustu valikoituihin Gemini for Google Workspacen käyttöä helpottaviin materiaaleihin, kuten kehoteohjeisiin ja asiakastarinoihin.

Lue lisää