Google Workspace

Tilleggsvilkår for bruk av e-signatur

  • Sist endret: 30. april 2024

  • Disse tilleggsvilkårene for bruk av e-signatur («tilleggsvilkår for e-signatur») gjelder spesifikt for funksjonen for elektronisk signatur i Google Dokumenter / Google Disk («e-signatur»), som du kan bruke via Google Workspace Individual som en del av GWI-produktene.

  • For å bruke e-signatur må du godta (1) Googles vilkår for bruk, (2) tilleggsvilkårene for bruk av Google Workspace Individual («tilleggsvilkår for GWI») og (3) disse tilleggsvilkårene for e-signatur. Begreper som brukes, men som ikke defineres, i disse tilleggsvilkårene for e-signatur, har de betydningene begrepene blir gitt i tilleggsvilkårene for GWI.

  • Ved uoverensstemmelser mellom disse tilleggsvilkårene for e-signatur og tilleggsvilkårene for GWI gjelder disse tilleggsvilkårene for e-signatur, med mindre du holder til i Frankrike.

  • Les disse dokumentene nøye. Samlet omtales disse dokumentene som «vilkårene». De klargjør hva du kan forvente av oss når du bruker e-signatur, og hva vi forventer av deg.

  • Hvis du sier opp Google Workspace Individual-abonnementet ditt, som beskrevet i tilleggsvilkårene for GWI, beholder du tilgangen til e-signatur minst frem til slutten av den gjeldende faktureringsperioden, og vilkårene fortsetter å gjelde frem til tilgangen utløper.

  • Signering eller legalisering av dokumenter

  • Med e-signatur kan kontrakter og andre dokumenter signeres for juridiske formål, eller «legaliseres». Selv om konsepter som «signatur» og «legalisering» brukes om hverandre i disse tilleggsvilkårene for e-signatur, kan legalisering av dokumenter kreve tilleggsformaliteter i noen virkekretser. Rådfør deg med en jurist hvis du ikke vet om dokumentet ditt krever signatur eller en mer formell legalisering, eller hvis du har
    spørsmål om kravene til legalisering i virkekretsen din.

  • Google utgjør ingen part i dokumenter som legaliseres med e-signatur

  • Et dokument som legaliseres med e-signatur, kan kun binde partene som har eller anses for å ha legalisert dokumentet — ikke Google. Ved å bruke e-signatur samtykker du i å utføre elektroniske transaksjoner overfor alle slike parter i det relevante dokumentet («motpartene» dine).

  • Du styrer hvem du gjør forretninger med via e-signatur

  • Hvis du sender et dokument til legalisering med e-signatur, bør du sjekke mottakerens identitet og e-postadresse og at mottakeren har myndighet til å legalisere dokumentet. Hvis du for eksempel skal be en juridisk enhet om å legalisere dokumentet ditt, bør du sjekke at personen du sender det til, har myndighet til å handle på vegne av den enheten.

  • Husk også dette:

    • • Alle som har tilgang (med eller uten tillatelse) til en e-postkonto som mottar en forespørsel om e-signatur, kan signere det relevante dokumentet frem til linken utløper (f.eks. fordi signaturforespørselen blir avbrutt).

    • • En Google-kontoeier som oppdaterer e-postadressen sin, kan legalisere dokumenter som er sendt til vedkommendes gamle e-postadresse (forutsatt at den nye og den gamle e-postadressen er tilknyttet den samme underliggende kontoen).

    • • Hvis du handler (eller anses for å handle) på vegne av en juridisk enhet når du legaliserer et dokument, kan den enheten bli bundet av dokumentet.

  • Så hvis du bruker e-signatur til å sende et dokument til legalisering, bør du forsikre deg
    om at den tiltenkte personen mottar e-signaturlinken og signerer dokumentet. Vær også oppmerksom på at personen som mottar e-signaturlinken, kanskje må godta Googles vilkår for bruk og tilleggsvilkårene for e-signatur for underskrivere før hen signerer dokumentet.

  • Hvis du er tilknyttet en juridisk enhet som ansatt, kontraktør, styreleder eller annet, og du bruker e-signatur til å legalisere et dokument, bør du forsikre deg om at du er autorisert til å legalisere dokumentet på vegne av den enheten. Eller det må fremgå tydelig at du legaliserer dokumentet i ditt eget navn / din egen personlige kapasitet.

  • Du styrer innholdet i dokumentene dine

  • Sørg for at ethvert dokument du sender eller legaliserer med e-signatur, er den endelige og fullstendige avtalen du har intensjon om å inngå med motparten (eller motpartene).

    • Før et dokument blir legalisert med e-signatur, bør de involverte partene gjennomgå og bli enige om dokumentet og sikre at de har fullført eller oppklart eventuelle foreslåtte endringer eller kommentarer i dokumentet og tatt med eventuelle tidsplaner, tillegg eller andre vedlegg.

  • Du styrer hvilke dokumenter som skal legaliseres

  • Forsikre deg om at dokumentet ditt kan signeres eller legaliseres gyldig med elektronisk signatur (til forskjell fra en tradisjonell signatur på papir). Du bør rådføre deg med en jurist for å finne ut om elektroniske signaturer kan brukes i virkekretsen din, og om du eller motpartene må oppfylle andre krav i forbindelse med elektronisk signering.

    • Hvilke dokumenter som kan signeres elektronisk, varierer avhengig av virkekrets. For eksempel krever mange virkekretser signatur på papir for dokumenter som vedtekter, testamenter, kodisiller, fullmakter og skjøter. Du bør rådføre deg med en jurist for å forsikre deg om at ethvert dokument du planlegger å legalisere med e-signatur, er gyldig og/eller rettskraftig i virkekretsen din.

  • Kopier og lagring av legaliserte dokumenter

  • Sørg for å lagre og oppbevare kopier av dokumenter som er legalisert med e-signatur, og sjekk at motpartene dine har mottatt og oppbevarer sine egne kopier.

  • Når et dokument er legalisert med e-signatur, prøver Google å sende det legaliserte dokumentet via e-post til hver part og legge til en kopi i Disk-kontoene deres. Du bør ta vare på e-poster fra Google som inneholder legaliserte dokumenter. Google kan imidlertid ikke garantere mottak av alle slike kopier. For eksempel kan det hende at e-postinnstillingene dine (eller innstillingene til motparten) blokkerer e-posten som inneholder kopien, eller at motparten ikke har Disk-konto.

    • Det er viktig å ta vare på og arkivere legaliserte kontrakter, men det hender at noen av partene ikke mottar kopier av legaliserte dokumenter (f.eks. på grunn av tekniske feil, lagringsgrenser i Disk eller søppelpostfiltre). Så når du har legalisert et dokument med e-signatur — eller hvis du planlegger å slette den legaliserte kopien fra Disk-kontoen din eller endre tilgangstillatelsene for kopien — må du sørge for å bekrefte at hver av motpartene oppbevarer en separat kopi av dokumentet.

  • Med tanke på viktigheten av dokumenter som legaliseres med e-signatur, bør du også oppbevare sikkerhetskopier uavhengig av GWI-produkter (slik at du har de kopiene selv om du f.eks. skulle miste tilgangen til, slette eller si opp Google-kontoen din).

  • Transaksjoner innenfor samme virkekrets

  • Du kan kun bruke e-signatur til å utføre transaksjoner med motparter som tilhører den samme juridiske virkekretsen som deg.

  • Signaturinformasjon og dokumenttilgang

  • Kopier av dokumenter som legaliseres med e-signatur, inneholder sertifikatbaserte signaturer som kan brukes til å identifisere partene. Slike kopier, inkludert revisjonslogger, kan også inneholde e-postadressene til partene samt annen informasjon om Google-kontoene deres (f.eks. pseudonymiseringsidentifikatorer knyttet til kontoene), enhetene deres (f.eks. IP-adresser) og andre detaljer (f.eks. tidspunkter og datoer for
    signaturer osv.). Alle som har tilgang til det legaliserte dokumentet, får tilgang til all denne informasjonen.

  • Brukere i Brasil

  • Bruk av dokumenter som er legalisert med e-signatur, kan medføre større risiko knyttet til rettskraft i virkekretsen din. Du bør rådføre deg med en jurist om denne risikoen før du eventuelt bruker e-signatur.

  • Ansvarsfraskrivelse

  • All informasjon i disse tilleggsvilkårene for e-signatur om gyldigheten eller rettskraften av elektronisk signerte kontrakter eller andre dokumenter, oppgis kun som generell informasjon og skal ikke anses som juridisk rådgivning. Google verken kan eller vil garantere at bruk av e-signatur gjør kontrakter eller andre dokumenter gyldige eller rettskraftige i virkekretsen din. Du bør rådføre deg med en jurist i virkekretsen din hvis du har spørsmål om bruk av elektroniske signaturer eller elektroniske kontrakter.