Gemini を活用してチームの作業を効率化する 11 のヒント

※この投稿は米国時間 2026 年 3 月 13 日に、Google Workspace blog に投稿されたものの抄訳です。

AI を活用して画期的なパフォーマンスを実現することに関係するのは、作業の高速化だけではありません。成功している企業は、AI を使用して効率化の域を超え、節約した時間をイノベーションと価値の創造（より優れた製品やサービスの提供など）に再集中させています。たとえば、AI によって高度な変革を遂げた組織は、初期段階の組織と比較して、創造性と集中力が 2 倍向上しています。

では、AI によって組織を高度に変革するにはどうすればよいのでしょうか？重要なステップとして、チームや従業員が実際に AI を使用し、日常業務に役立つ方法で AI を統合できるようにする必要があります。組織の AI 教育の取り組みを加速させるために、Google は「仕事で役立つ Gemini の概要: 実践ガイド」を作成しました。

AI による変革を成功させるには、学習リソースとベスト プラクティスを統合した明確な導入戦略とパイロット プログラムが必要です。Google Workspace with Gemini に関する実用的なヒントを共有することで、チームは組織を前進させ、具体的なビジネス成果を達成する、影響力の大きい AI ユースケースを見つけることができます。たとえば、カスタマー エクスペリエンス チームが Google Workspace with Gemini を使用してクライアント宛てメールの下書きを作成したり、ドキュメントを改良したりする方法を学べば、戦略的な作業の能力を高め、全体的なカスタマー エクスペリエンスの基準を引き上げることができます。

チームが影響力の大きいユースケースを検討するのに役立つ 11 のヒントを以下に紹介します。詳細なリストについては、ガイド全文をご覧ください。

AI リテラシーの基本

1. すべては AI のプロンプト作成から始まる

Gemini から優れた回答を得るには、まず優れたプロンプト（AI 搭載アシスタントと会話を始める方法）を作成する必要があります。これは、職場で AI スキルの学習を始めようとしているチームにとっての基礎となります。Gemini アプリと NotebookLM で最も関連性の高い結果を得るには、常に以下の内容を含めてください。

• ペルソナ: Gemini は誰として行動するか？
• タスク: 何をしてほしいのか？
• コンテキスト: どのような詳細情報やドキュメントを使用すべきか？
• 形式: 表、箇条書き、メールなど、どのような形式で出力してほしいか？

4 つの要素をすべて使用した例を以下に示します。あなたはプロのビジネス アナリストです。[ペルソナ] 今週のプロジェクト最新情報から主なアクション アイテムを要約してください。[タスク] リーダーシップ チームが早急に対応する必要があるアイテムに焦点を当ててください。[コンテキスト] 回答を 3 つの箇条書きでエグゼクティブ サマリーとして提供してください。[形式]

2. プロンプトの作成が苦手な場合は、Gemini を使ってプロンプトを改善する

チームが包括的なプロンプトの作成に苦労している場合でも、優れた選択肢があります。たとえば、Gemini に「効果の高いプロンプトにしてください: [元のプロンプトのテキストをここに記述]」とリクエストできます。プロンプトを改善する方法が Gemini から提案されます。

一般的に、プロンプトが詳細であるほど、より良い結果が得られます。それでもプロンプトの作成が難しい場合は、Gmail、Google ドキュメント、Google スプレッドシートなどの Workspace アプリで Gemini に直接簡単な質問をすることもできます（回答は、使用しているアプリのコンテキストに基づいてグラウンディングされます）。さらに良い回答を得るために、ドライブの他のファイルを参照してコンテキストを補強することもできます。

Gemini を使用して次のプロジェクトを成功させる

プロジェクトの種類を問わず、すべてのナレッジ ワーカーは、戦略や計画の策定、プレゼンテーションの作成、会議の開催、チーム間のコミュニケーションなど、同じタスクに取り組みます。

プロジェクトの各フェーズで、Gemini を次のように活用できます。

第 1 フェーズ: 戦略を立てて計画を策定する

3. NotebookLM を使って散らばった情報を整理する

従業員が技術マニュアルや数百ページに及ぶ調査資料を何時間もかけて読み込む代わりに、NotebookLM にアップロードできます。「これらの顧客インタビューで最も共通するテーマを 5 つ教えてください」と尋ねるだけで、重要な分析情報を即座に抽出できます。これにより、調査が加速して、意思決定プロセスがスピードアップし、チーム全体が質問に対する回答を即座に得られるようになります。

4. Google ドキュメントでプロジェクト概要の下書きを数秒で作成する

チームが Gemini in Google ドキュメントを使用して、白紙の状態から洗練された提案書を作成できるようにします。さらに、ドライブ内の特定のファイルを使用するように指示し、組織の既存の調査や過去のデータに基づいて概要を作成することもできます。

5. Google スプレッドシートでデータをトラッカーに整理する

Google スプレッドシートで表を書式設定するのは面倒です。表をゼロから構築する時代は終わりました。Google スプレッドシートでは、Gemini が簡単な説明に基づいて、タイムライン、関係者、リスク評価の列を含む整理されたプロジェクト トラッカーを即座に作成できるため、プロジェクト オーナーは管理ではなく実行に集中できます。

第 2 フェーズ: 説得力のあるプレゼンテーションを作成する

6. Google スライドでインパクトのあるカスタム画像を作成する

Gemini アプリまたは Google スライドを使用して、テキストによる簡単な説明から高品質な独自の画像を生成することで、ストックフォトを検索する時間を節約できます。これにより、組織内のすべてのプレゼンテーションが改善され、メッセージに合わせてカスタマイズされた魅力的なものになります。

7. プレゼンテーションの仕上げにかかる時間を大幅に短縮する

スライドの書式設定に何時間も費やす必要はありません。スライドの Nano Banana Pro 機能を使用してスライドの見栄えを良くすることで、チームは貴重な時間を節約し、プレゼンテーションを改善することができます。元のテキストとメッセージはそのままに、スライドのデザインを即座にアップグレードできます。

第 3 フェーズ: 生産的な会議によって連携する

8. 会議前: Gmail でスケジュール設定を効率化する

チームは、カレンダーと Gmail を切り替えなくても、Gmail 内で 日程調整サポートを使用して、メールの下書きから直接空いている時間帯を見つけて提案できます。特に、カレンダーが公開されていない外部のパートナーやクライアントとやり取りする際に、調整が容易になります。

9. 会議中と会議後: Gemini にメモを取ってもらい、自分は会議の内容に集中する

チームが入力ではなく、会話に集中できるようにします。Google Meet で Gemini に会議メモを作成してもらい、フォローアップのメールでアクション アイテムと重要な決定事項を特定します。

10. 会議中: 遅れて参加した場合でもすぐに内容を把握する

リーダーや多くのチームメンバーが、連続する通話に途中から参加することがよくあります。会議に遅れて参加した場合は、Google Meet で [Gemini に相談] を使用して、それまでの議論の概要を把握できます。チームの他のメンバーによる会議の流れを妨げることなく、遅れを取り戻せるのが最大のメリットです。

また、集中力が途切れた場合（人間ですから誰にでも起こりえます）、見逃した内容について個人的に質問できます。Google Meet で [Gemini に相談] から得られた回答は、自分にのみ表示されます。

第 4 フェーズ: 効果的にコミュニケーションを取ってプロジェクトを順調に進める

11. ビジネス用のメールの下書きを作成し、トーンを調整する

Gemini を使用すると、チームのメールをプロフェッショナルかつ要点を押さえたものにできます。従業員は Gemini in Gmail を使用して、経営陣やベンダーに明確な最新情報を伝えるメールの下書きを作成できます。また、デリケートな内容のメッセージの場合、Gemini にさまざまな言い回しを提案してもらい、適切な効果が得られるようにします。

上級者向けのヒント: Gem を使用してチームの専門知識と生産性を強化する

チームは、同じ長いプロンプトを何度も入力する代わりに、特定の繰り返しタスク用にカスタム Gem を作成できます。特定のブランドボイスとデータでトレーニングされた「メールの下書き作成ツール」や「ソーシャル メディアの達人」などの特化した Gem を構築できます。その後、チーム間で Gem を共有して一貫性を確保し、大規模に時間を節約できます。

Gemini は、トラッカーの作成、スライドの書式設定、コミュニケーションに適したトーンの選択などの手作業を自動化することにより、プロジェクト ライフサイクルのあらゆるフェーズでわずらわしさを解消します。その結果、チームは時間を有効活用し、ビジネスの成果を向上させる価値の高い戦略的な作業に集中できます。

時間を節約してよりスマートに働くため、「仕事で役立つ Gemini の概要」ガイドを今すぐ組織内で共有しましょう。

- AI スキル PMM、Deanne Chen