EDI が現場、オフィス、自宅の従業員の効率的な作業を可能にした方法

※この投稿は米国時間 2020 年 12 月 11 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

Environmental Dynamics Inc.（EDI）のようなコンサルティング企業にとって、従業員と顧客との間の対話は価値を生み出す直接的な要因となります。また、共同作業の促進は収益へ明確な影響を及ぼします。しかし、現場、自宅勤務、オフィスの人員を結び付けるのは簡単な作業ではありません。

EDI は、組織が環境への影響を評価して政府の規制を満たすための支援を行う環境コンサルティング企業であり、カナダの西部と北部に 8 つのオフィスを保有しています。同社の全従業員の 80% は最前線の作業者で、生物学者や科学者から安全検査担当者やプロジェクト マネージャーまで広範な従業員がいます。リモートの従業員に現場で効率的に作業を行える能力があり、カナダ西部全体で同僚やクライアントと共同作業を行えていることが、EDI の成功に直結しています。Google Workspace と AppSheet を使用することで、EDI のリモートの従業員は従来よりも効率的に共同で作業を行えるようになりました。

最前線の作業者の効率性追求

わずか 4 年前、EDI の現場作業の多くはペンと紙で管理されたままであり、データの保持でエラーが発生しやすくなる、共同作業が非効率になるなどの問題が頻繁に発生していました。幸いにも EDI は、Google Cloud のコード不要なアプリケーション開発プラットフォームである AppSheet を使用することで、この問題の克服に成功しました。

EDI は AppSheet を使用し、ペンと紙による処理の大部分をカスタムアプリに置き換えました。EDI の IT 担当ディレクターである Dennis Thideman 氏は、「当社は AppSheet により、現場の要求に対する対応力を大幅に改善できました。AppSheet を使用すると、基本的な産業用アプリケーションを立ち上げ、現場の作業員と共有し、作業員がワークフローの調整を行う作業がわずか数時間で完了します。この作業を最初から行うには何週間、何か月も必要でしょう」と説明しています。

EDI にとって、AppSheet のいくつかの機能は非常に有用でした。まず、AppSheet はプラットフォームに依存せず、ほとんどのデバイスとほとんどのオペレーティング システムで動作するため、すべての従業員が自分の AppSheet アプリにアクセス可能です。次に、EDI のプロジェクトの 90% は遠隔地での作業を伴うため、作業員は AppSheet のオフライン モードを活用してモバイル デバイスで現場のデータを収集し、インターネットに再接続したとき自動的にダウンロードできます。

ペンと紙に関連する問題が排除されたことで、EDI のリーダーが最初に期待したよりも多くの利点が生まれました。具体的には、予測しなかったほど広範囲のユースケースにわたって、従業員の作業が迅速化しました。たとえば、政府規制の関係で、EDI は現場に向かう前に事前の安全性評価を完了する必要があります。AppSheet を使用する前は、この評価を完了するのに 4 時間以上もかかりました。AppSheet アプリで処理を合理化したことにより、EDI の従業員はこの時間をわずか 1 時間に短縮できました。EDI は毎年平均で 850 を超える評価を行っているため、この短縮によって年間 2,550 時間を節約できました。節約した時間はクライアントのために使用でき、他の作業により多くの時間を割けるようになりました。これは、EDI が AppSheet を使用して構築した 35 を超えるミッション クリティカルなアプリケーションの一つにすぎません。

時間の節約は大きな利点ですが、EDI の IT マネージャーである Logan Thideman 氏は「当社は最終的に、AppSheet の最も大きな利点は時間の節約ではなく、高品質のデータであると理解しました」と述べています。良好なデータの収集と分析は EDI の業務に極めて重要です。現場で収集されるデータのほとんどは再現不可能なためです。たとえば、ある日の水質サンプルが消失した（ペンと紙を使用していた頃にはよく起きていました）場合、その情報は二度と入手できません。AppSheet によってデータを簡単に収集できるようになりました。紙の書類と比べて、スマート デバイスの紛失は非常に稀で、入力されたデータは現場から戻ると直ちに Google スプレッドシートや SQL データベースにアップロードされるため、データは常にクラウドにバックアップされます。アップロードされた情報について、同僚に分析してもらう、クライアントに渡す、コンプライアンスの遵守を確保するために政府機関へ共有するといった作業を迅速に行えます。

全体として、EDI は AppSheet アプリを使用して現場の作業員の能力を拡大することで、従業員が高品質の調査結果や勧告事項をクライアントに提供でき、市場においてより強力な競合上の優位を得られることを認識しました。

場所を問わず共同作業を強化

リモート環境で共同作業を可能にするのは困難ですが、EDI は Google Workspace を使用してこの問題を簡単に解決できました。Google Workspace により、従業員はドキュメントを容易に共有し、リアルタイムで共同の作業を行えます。Google Meet はモバイル ワーカーにも使いやすいため、最も重要なツールになり、EDI で対面の共同作業を行うために使われるようになりました。COVID-19（新型コロナウイルス感染症）の発生により、このツールはさらに不可欠となりました。Dennis Thideman 氏は、「当社はすでに Google Meet を使い慣れていたため、COVID-19 の環境にも迅速に適応できました。このため、当社はわずか 2 日間で従業員をオフィスから自宅勤務に移行できました」と説明しています。Google Meet と、Google Workspace プラットフォームの他の機能により、EDI の従業員は作業場所にかかわらず生産性を維持できます。

Google Workspace により、顧客との共同作業も簡単になりました。EDI の顧客の多くは Word、Excel、PowerPoint などの Microsoft Office ツールを利用しているため、EDI は依然としてこれらのツールを使用する必要があります。Google Workspace の環境では Microsoft 製品も簡単に使い続けられるため、従業員は Microsoft Office のファイルを Google ドライブに保存し、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用して開き、編集して保存できます。

AppSheet と Google Workspace が密接に統合されていることも、共同作業が簡単に行える理由です。従業員は Google スプレッドシートでデータを更新し、ドライブに画像とレポートを保存して、カレンダーのイベントを更新でき、これらの操作をすべて AppSheet アプリで行うことができます。これら 2 つのプラットフォームを組み合わせることで、従来であれば膨大な時間を費やしていた多くの作業が簡素化されました。

従業員の効率的な作業を支援

従業員が効率的に作業できるように支援することは EDI の成功の中核で、Google Workspace と AppSheet を使用することには、明らかなメリットがありました。Google Workspace を使用することで共同作業が簡単になり、よりアジリティが高まりました。ミッション クリティカルな処理を合理化するため、堅牢な AppSheet アプリが構築されました。プロジェクト固有の要件に対応するため、簡単な AppSheet アプリがわずか数時間で構築されました。Dennis Thideman 氏は、Google Workspace と AppSheet について「分散し、デスクについていない従業員の管理が非常に簡単になったため、EDI がさらに成長する機会と、市場における競合上の優位点を得られるようになりました」とまとめています。

Google Workspace と AppSheet についての詳細をご覧ください。

-プロダクト マーケティング マネージャー Chris Bailey