コンテンツのクラウド移行前に聞いておくべき 3 つのこと

※この投稿は米国時間 2019 年 7 月 30 日に Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

私が Google ドライブを担当してきたこの 5 年の間に、コンテンツ コラボレーション市場は飛躍的に発展しました。以前はリスクが高すぎるとして敬遠されてきたこと（この場合は、企業のコンテンツをクラウドで管理すること）が、今では当たり前になっています。実際、クラウド コンテンツ管理の市場は 2022 年まで毎年 28.6 % ずつ成長すると見込まれています。

このようなチャンスが目の前にあるにもかかわらず、ビジネス リーダーの多くは旧来のオンプレミス ストレージと ECM（エンタープライズ コンテンツ管理）システムに固執しています。そうしたレガシーな ECM システムは従業員の生産性を損ね（Microsoft SharePoint のようなソリューションのユーザー占有率を調べてみることをお勧めします）、メンテナンス コストを引き上げ、無駄にセキュリティ脆弱性を生み出します。

ビジネスのあり方を刷新しようと思われるなら、ECM ソリューションへの理解が深まる次の 3 つの質問に答えてみてください。

1. その ECM ソリューションは従業員の働き方を改革し、生産性を向上させるのに役立ちますか？

これが最も大切な質問です。

仕事の進め方を批判的に検討してみましょう。メールの添付ファイルを行き来させることはコラボレーションと言えるのでしょうか。陳腐化したファイル、バージョン履歴、編集上の矛盾などを管理することに時間をかけていて生産性が上がるのでしょうか。「最終版」の（もう賞味期限切れかもしれない）文書を集めた共有リポジトリは役に立つのでしょうか。あなたの会社がこれらに当てはまるのであれば（多くの企業がそうですが）、会社のシステムは従業員の力をすべて引き出すことはできません。

Google ドライブと Google ドキュメントは、こうした問題を根本的なレベルで解決しました。コラボレーションは売りものではなく、テクノロジーによって支援できる習慣だと私たちは確信しています。私たちは、旧来の非効率性を克服してチームが求心力と生産性を維持できるようにするアプリケーションを意図的に構築しました。取るに足らない小さな機能に見えるものでも、人々の行動に大きな影響を与えます。たとえば、クラウドに保存されている基準文書と矛盾するバージョンを削除するといったごく単純な機能が、無効になった情報の拡散を防ぎ、ユーザーの時間を節約するのです。

「コラボレーション」は形のないメリットのように見えるかもしれませんが、実際には計測可能です。Forrester に委嘱した最近の調査によると、私たちのツールを使っている企業は、イノベーティブで、ライバルよりも業績が良く、最大で 180 万ドルものコスト削減に成功しています。

2. 移行や変更管理にはどれくらいの痛みが伴いますか？

企業には競合するさまざまな優先事項があり、耐えられる変化やリスクには限りがあることを私たちは理解しています。

ただし、変化は必ずしも痛みを伴うわけではありません。Drive Enterprise は意図的に Microsoft Office や Outlook、Slack などのツールと共存してシームレスに動作するように作ってあるので、メールやカレンダー ソリューションを変えることなく G Suite のコラボレーション マジックを取り入れることができます。

ユーザーに新しいツールを使ってもらうことは、それだけで大仕事になる場合もあります。しかし、それを前提に移行を検討したり、そのために余分なコストをかけたりするのは問題です。そこで、私たちは業界トップの移行ツール（AppBridge）を買収し、G Suite Migrate として再リリースして、移行ツールを Google ドライブの重要機能の 1 つとして組み込みました。G Suite Migrate により、コンテンツ、階層構造、メタデータ、権限などは余分なコストをかけずに移行できます。移行後の月曜の朝に出勤すると、コンテンツは以前と同じ H : \（または必要な場所）にありますが、Google ドライブのおかげでどこでも作業できる状態になっています。

3. 移行によってセキュリティ脆弱性が生まれたり、従業員が移行を嫌がったりしますか？

従来の ECM システムは、実際に運用するとセキュリティ問題を起こしがちですが、それはセキュアな機能が使いづらく、安全とは言えない抜け道（個人メール アカウントからのファイル送信や、未承認のストレージ システムへのファイルのアップロードなど）をユーザーが使ってしまうからです。

コンテンツを確実に保護するためには、（1）セキュリティ、プライバシー保護、コンプライアンス、および透明性に関するエンタープライズ標準の最高レベルを満たすとともに、（2）ユーザーにとって便利で抜け道が不要になるようなシステムが必要です。そして Google ドライブは両方を備えています。

（1）について言えば、Google ドライブには、機械学習を使ったデータ損失防止（DLP）、モバイル デバイス管理、Google Vault による eDiscovery（電子情報開示）および文書保持ルールなどの高度なセキュリティ機能が備わっています。Airbus や米国アリゾナ州などの組織がデータを G Suite で管理することに決めたのは、そうした利点が理由です。そして、より重要なのは、これらの機能が使いやすく実用的だということです。管理者は、セキュリティ センターの包括的なダッシュボードを通じて、外部とのファイル共有の状態や、セキュリティ対策の有効性を示す指標を確認できます。また、アラート センターを使用すれば、セキュリティ関連の通知を受け取り、それに応じたアクションを取ることが可能になります。これらのツールは、セキュリティ上の脅威をすばやく効果的に予防、検出、修復するのに役立ちます。

（2）については、たとえ最良のセキュリティ機能を用意しても、ユーザーがそれを回避してしまったのでは無意味です。とはいえ、従業員の多くは Google ドライブの使い方をすでに知っているでしょうし（現在のアクティブ ユーザー数は 10 億人を超えています）、知らなかったとしても、Google ドライブは簡単に習得できるように作られています。あなたがセキュアだと認め、従業員もそこで仕事をしたいと思うような環境を選ぶべきではないでしょうか。

答えは明白

競争力の高い企業は、イノベーションを生み出すために、コラボレーションの促進に正面から取り組んでいます。Google ドライブやドキュメントを本格的に活用している人々と話をすれば、これらのツールによって従業員やチームの共同作業が根本的に変わることが納得できるはずです。Microsoft Exchange や Outlook への投資を無駄にすることなく、リスクの低い方法で ECM システムをアップグレードできるのです。準備が整ったら、ぜひお問い合わせください。

- By Alex Vogenthaler, Director of Product Management, Google Drive